Audits et suivi de conformité accessibilité des ERP

La mission comprend une réunion préparatoire, l’analyse des documents disponibles, la création puis la mise à jour d’un outil de suivi exclusivement sous forme de fichier Excel, les échanges avec les locataires pour organiser les rendez-vous et la visite de l’ERP et de ses abords.

Le titulaire doit notamment :

• relever les non-conformités au regard de l’arrêté du 8 décembre 2014, avec photographies précises des obstacles et des mises en conformité déjà réalisées ;
• formuler des préconisations techniques ou organisationnelles détaillées, préciser les travaux relevant du locataire ou du pouvoir adjudicateur et identifier les dérogations potentielles ;
• relever la catégorie et le type de l’ERP au regard du registre de sécurité ;
• établir les travaux à prévoir avec un coût estimatif détaillé par préconisation, en intégrant les contraintes d’exécution en milieu occupé ;
• assurer un suivi d’avancement au minimum tous les 15 jours pendant la campagne, avec signalement des points de blocage ;
• organiser une réunion de restitution par groupement de 20 unités de gestion.

Le fichier Excel reprend notamment le numéro du bon de commande, les références de l’ERP et de l’unité de gestion, la date de visite, les non-conformités et photographies, les dérogations, la nécessité d’un ACAM ou d’une déclaration de travaux, ainsi que les travaux et coûts estimatifs. La prise de contact avec le locataire intervient sous 48 heures après transmission de ses coordonnées, le rendez-vous est fixé sous 10 jours calendaires et les livrables sont émis sous 15 jours calendaires après la visite.

Lorsque l’ERP est conforme, une attestation sur l’honneur d’accessibilité conforme à l’article R.165-3 du CCH est élaborée avec photographies, puis le titulaire assiste au dépôt auprès des autorités et au renseignement dématérialisé du registre public d’accessibilité. Cette prestation constitue une plus-value à la mission 1.1.

La mission 1.3 prévoit, à la demande des agences, une réunion avec les représentants techniques du pouvoir adjudicateur et l’entreprise chargée des travaux afin de préciser les préconisations et répondre aux questions. Elle peut se tenir en visioconférence, en agence ou sur site ; en présence physique, elle comprend le déplacement et un forfait horaire d’une heure sur site. La réunion doit être fixée dans les 48 heures suivant le bon de commande et au plus tard sous 10 jours calendaires.

Mission 2 — Vérification des travaux

Après réalisation des travaux, le titulaire organise la prise de rendez-vous avec les locataires, visite l’ERP et ses abords, relève photographiquement les mises en conformité et les éventuelles non-conformités restantes, établit l’attestation d’accessibilité, assiste à son dépôt avec récépissé et met à jour le fichier Excel de suivi. La prise de contact intervient sous 48 heures, le rendez-vous sous 10 jours calendaires et les livrables ainsi que le dépôt de l’attestation sous 15 jours calendaires après la visite.

Mission 3 — ACAM et dérogations

Pour les travaux nécessitant une autorisation de construire, d’aménager ou de modifier un ERP, le titulaire complète et suit les dossiers administratifs. En cas de modification de l’aspect extérieur, il prépare également la déclaration préalable de travaux.

Les pièces peuvent comprendre la notice d’accessibilité, la notice de sécurité, un plan avant/après travaux au 1/50, une élévation de façade au 1/50 si nécessaire, le descriptif et l’estimatif des travaux, ainsi que la liste argumentée des dérogations potentielles. Les notices traitent notamment des cheminements, du stationnement, des accès, de l’accueil, des circulations, des escaliers et ascenseurs, des portes, équipements, sanitaires, sorties, éclairage et signalétique. Les modifications d’organisation des locaux sont accompagnées d’un plan au 1/50 au niveau de définition APS.

Les dérogations sont argumentées au regard de l’impossibilité technique, de la conservation du patrimoine, du coût disproportionné ou du refus d’une copropriété. La mission comprend aussi un tableau des travaux par opération et par article de la notice, un quantitatif-estimatif distinguant les travaux soumis à dérogation et la mise à jour du fichier Excel. Les livrables et l’assistance aux dépôts et au suivi sont prévus sous 15 jours calendaires après la visite ; la mission sans modification de l’aspect extérieur exclut les pièces relatives à la déclaration préalable.

Mission 4 — Duplicata de récépissé

Le titulaire demande à la préfecture le duplicata d’un avis de demande de dérogation non retrouvé dans les archives. Les livrables sont remis sous 15 jours calendaires après émission du bon de commande.

Mission 5 — Bilans annuels et programmation Ad’AP

À partir des données collectées et de l’évolution du patrimoine, le titulaire consolide les bilans annuels, reprend les anciens bilans et données, met à jour la programmation pluriannuelle des travaux et propose un additif si nécessaire. Il met en place un système de compilation sous Excel, reprend les documents transmis aux autorités, prépare une présentation soumise à validation, participe à une réunion d’arbitrage et formule des propositions argumentées sur l’évolution de la programmation.

La mission comprend également le rappel du calendrier et du séquençage, l’information sur les évolutions réglementaires, l’assistance aux réponses des autorités et les démarches administratives de dépôt. Les délais sont fixés dans chaque bon de commande et la facturation intervient après réception et validation complète du livrable.

Les prix sont structurés au BPU par unité de gestion, à l’heure ou au forfait. Le DQE indicatif prévoit 196 unités pour la mission 1.1, 50 pour la mission 1.2, 6 heures de réunion en distanciel, 16 heures de réunion sur site, 122 unités pour la mission 2, 70 pour la mission 3.1, 60 pour la mission 3.2, 30 pour la mission 4 et 2 forfaits pour la mission 5. Les déplacements sont inclus, à l’exception de la mission 1.3 en distanciel.