Audit de gouvernance, d’organisation et de gestion

La prestation consiste à réaliser un audit indépendant, documenté et contradictoire afin d’établir un diagnostic, d’identifier les risques, vulnérabilités et dysfonctionnements, puis de proposer un plan d’actions priorisé, réaliste et pilotable. L’audit ne constitue ni une mission de commissariat aux comptes, ni une certification des comptes, ni une consultation juridique individualisée.

L’examen porte sur six domaines :

• Gouvernance institutionnelle : fonctionnement des instances, régularité et traçabilité des décisions, délégations de pouvoir et de signature, répartition des rôles et circulation de l’information décisionnelle.
• Organisation interne et contrôle interne : organigramme, fiches de fonctions, circuits de décision et de validation, séparation des fonctions sensibles, procédures, contrôles de premier et second niveau et traçabilité.
• Gestion financière, achats et subventions : équilibres budgétaires, programmation et engagement, dépenses et recettes, achats, marchés, prévention du fractionnement, cofinancements, conventions attributives et obligations de justification.
• Ressources humaines : organisation RH, effectifs et compétences, recrutement et intégration, délégations, temps de travail, absences, paie, formation, risques sociaux et continuité.
• Moyens généraux : parc automobile, fournitures, équipements, stocks, contrats de services, inventaires, affectations et contrôles d’usage.
• Foncier et droits nécessaires aux ouvrages : maîtrise foncière, actes de propriété, baux, conventions, servitudes, autorisations, recensement, archivage et risques liés à l’absence ou à l’inopposabilité des droits.

L’audit ne vise pas l’exhaustivité d’un inventaire juridique ou foncier. Les investigations doivent être proportionnées, les méthodes d’échantillonnage explicitées et les limites documentaires susceptibles d’affecter les conclusions signalées.

Déroulement et investigations

La mission comprend une réunion de lancement et une note de cadrage présentant la compréhension du contexte, la méthodologie, le plan de travail, le calendrier, les documents demandés, les interlocuteurs, le format des entretiens, ainsi que les modalités de sécurisation des informations, de suivi, d’alerte et de restitution.

Les investigations associent analyses documentaires, entretiens, tests de cohérence et, le cas échéant, vérifications sur site. Un registre des demandes documentaires et des entretiens réalisés est tenu. Les sources examinées, le périmètre couvert et les limites de l’analyse sont tracés.

Livrables et restitution

Le rapport de diagnostic provisoire présente, pour chaque domaine, les documents et sources considérés, les constats factuels, l’analyse des risques et de leur criticité, les dispositifs existants et leurs limites, ainsi que des recommandations assorties d’une priorité et de conditions de réussite.

Une réunion contradictoire est organisée. Le rapport final intègre une réponse motivée aux observations reçues et comprend notamment :

• une synthèse exécutive ;
• les constats, analyses et recommandations par domaine ;
• une cartographie des risques ;
• un plan d’actions hiérarchisé selon la criticité, l’urgence, l’effort estimatif, le responsable pressenti et l’échéance indicative ;
• un tableau de suivi directement exploitable ;
• une annexe décrivant les limites, méthodes, documents analysés et entretiens menés.

Les résultats et le plan d’actions sont présentés à l’instance désignée. Les livrables sont remis en français aux formats PDF et modifiables compatibles avec les outils bureautiques utilisés ; les tableaux de suivi sont fournis dans un format exploitable et non verrouillé.

Contraintes d’exécution

Le titulaire désigne un chef de mission et met en place un suivi avec le pilote désigné. Il doit préserver la confidentialité des informations, prévenir et gérer les conflits d’intérêts, sécuriser les données et respecter les instructions applicables aux données à caractère personnel. Les données sont limitées aux opérations nécessaires d’analyse et de restitution, puis restituées ou supprimées selon les instructions applicables. Les livrables doivent être corrigés en cas de réserves ou de rejet, sans supplément de prix.