Audit fonctionnel et prospectif d’un logiciel de gestion de collection d’œuvres d’art

La prestation accompagne Videomuseum dans la définition du cadre fonctionnel cible du futur applicatif Gcoll3, à partir de l’analyse de Gcoll2, des usages actuels, des besoins des professionnels, des évolutions prévisibles des métiers, des technologies et des pratiques de gestion des collections. Elle doit aboutir à des spécifications fonctionnelles générales et à une feuille de route opérationnelle et financière pour les développements ultérieurs.

Le titulaire s’appuie sur la documentation utilisateur de Gcoll2, la documentation d’architecture technique et les interfaces du logiciel. Il travaille avec l’équipe de Videomuseum, notamment la responsable produit et l’équipe de documentation, le chef de projet technique, la directrice et la directrice adjointe. Videomuseum facilite les contacts et l’organisation des sessions de travail avec les utilisateurs et, le cas échéant, les prestataires techniques.

Phase 1 — Diagnostic, usages et prospective

Cette phase analyse l’écosystème Gcoll2 et les pratiques du réseau, au-delà de la simple documentation de l’existant. Le diagnostic porte notamment sur les fonctionnalités, les usages effectifs, les processus métiers, les données manipulées et les interactions avec les autres composants du système d’information.

Le titulaire met en œuvre des méthodes collectives et collaboratives : observation, ateliers, entretiens, groupes de travail ou méthodes équivalentes. Il confronte les perceptions de l’application, fait ressortir les besoins et attentes partagés ainsi que les divergences et points de vigilance, et identifie les évolutions liées aux métiers, aux pratiques professionnelles, aux services numériques, aux exigences réglementaires et aux technologies.

Livrables :

• diagnostic partagé des usages, besoins et enjeux ;
• synthèse prospective des évolutions identifiées et de leurs impacts potentiels ;
• document de cible fonctionnelle exposant les principes directeurs de Gcoll3.

Phase 2 — Cadre opérationnel

La deuxième phase traduit la vision fonctionnelle et prospective en une représentation structurée du futur système, adaptée à l’estimation, à la priorisation et à la préparation de la réalisation, sans viser le niveau de détail d’une spécification fonctionnelle détaillée.

Elle couvre notamment :

• les grands modules fonctionnels ;
• les principaux workflows et parcours utilisateurs ;
• les règles de gestion structurantes ;
• l’organisation et la gestion des données ;
• les échanges avec les systèmes tiers ;
• les exigences non fonctionnelles ;
• l’ergonomie, l’accessibilité et l’expérience utilisateur ;
• les dépendances entre domaines fonctionnels.

Livrable : spécifications fonctionnelles générales décrivant le périmètre cible, les processus et parcours principaux, les règles de gestion, les données, les interfaces et les principales exigences non fonctionnelles.

Phase 3 — Priorisation et feuille de route

La troisième phase transforme la cible en projet réalisable en tenant compte des priorités métiers, des contraintes techniques, des dépendances avec le système d’information et des capacités du réseau.

Elle comprend la hiérarchisation des services et fonctionnalités, la définition éventuelle de lots fonctionnels ou d’incréments, l’identification des prérequis et dépendances, ainsi que l’identification des fonctionnalités et données susceptibles d’être reprises, migrées ou transformées. Lorsque des choix structurants doivent être arbitrés, plusieurs scénarios d’évolution sont élaborés et comparés selon des critères fonctionnels, techniques, organisationnels, calendaires et économiques.

Le titulaire identifie les risques et facteurs de réussite, élabore une trajectoire de transformation et un calendrier cible, estime les charges, coûts et moyens à un niveau de cadrage, et formule des recommandations de gouvernance et d’organisation. Il explicite les arbitrages et les conséquences des choix sur le périmètre, le calendrier, les ressources et les risques.

Livrables :

• proposition de priorisation des fonctionnalités et services ;
• le cas échéant, analyse comparative des scénarios ;
• feuille de route macroscopique de mise en œuvre de Gcoll3 avec lots, jalons, dépendances, prérequis et risques ;
• estimation macroscopique des charges et coûts ;
• recommandations de gouvernance et de pilotage.

Réalisation, coordination et livrables

Le titulaire anime les réunions, produit les supports et livrables et rédige les comptes rendus. Un comité de pilotage intervient notamment lors de la réunion de lancement et à la présentation des livrables de chaque phase ; sa comitologie précise est arrêtée au début de la mission. Les comptes rendus et relevés de décisions sont transmis dans les deux jours ouvrés suivant chaque réunion et peuvent être validés ou modifiés dans un délai de cinq jours ouvrés.

Les réunions, ateliers et sessions impliquant Videomuseum se tiennent dans ses locaux ou, dans certains cas expressément acceptés, en visioconférence. Les travaux ne nécessitant pas la présence du titulaire dans les locaux de Videomuseum sont réalisés dans ses propres locaux. Le titulaire est soumis à une obligation de conseil, d’information, de recommandation et de résultat, ainsi qu’à des obligations strictes de confidentialité, de secret professionnel et de discrétion.