Récolement et informatisation des collections patrimoniales

Prestations réalisées principalement sur site dans les musées et réserves de Paris Musées, portant sur des collections patrimoniales variées : sculptures, installations, objets d’art et d’histoire, objets archéologiques et numismatiques, textiles, costumes, accessoires, mobilier, décors, peintures, arts graphiques, photographies, archives, registres et imprimés.

Le récolement comprend la vérification sur pièce et sur place de la présence, de la localisation, de l’état de conservation, du marquage et de la conformité à l’inventaire, avec consultation des sources documentaires en collaboration avec les équipes scientifiques. Les prestations comprennent également le post-récolement, le marquage temporaire ou réversible, la saisie informatique, les prises de vues, le nommage des fichiers et, si nécessaire, le dépoussiérage.

La saisie porte notamment sur le titre, l’auteur, la datation, les matériaux et techniques, les dimensions, les marques et inscriptions, le marquage et la localisation. Elle est réalisée selon les grilles fournies par Paris Musées dans Axiell Collections ou Gcoll2. Les missions concernant les archives requièrent une expérience et une formation archivistiques ; certaines comprennent l’élaboration d’un plan de classement.

Prises de vues et fichiers

Le titulaire fournit l’appareil photographique professionnel, le trépied, l’éclairage, les fonds et les supports de stockage nécessaires. Les images doivent permettre l’identification des œuvres et l’appréciation de leur état de conservation, sans traitement de post-production destiné à améliorer l’original.

Les fichiers sont livrés en JPG, RVB, 300 DPI, avec un facteur de qualité de 100 %, redressés et recadrés si nécessaire. Le nommage reprend le numéro de gestion informatisée et le numéro de numérisation, par exemple CARD00010_001. Les fichiers sont remis sur disque dur USB à la Direction des Collections et de la Recherche, puis versés par celle-ci dans le système de gestion des collections.

Les objets restent dans le musée concerné. Le titulaire ne peut conserver, reproduire ni diffuser les originaux, copies, tirages ou fichiers produits dans le cadre de la prestation.

Opérations de la simulation de commande

• Opération 1 : récolement, saisie, vérification et mise à jour des données, puis marquage direct de 1 500 sculptures de petit format inventoriées et non marquées.
• Opération 2 : récolement, saisie, vérification et mise à jour des données, avec prises de vue de 900 gilets et vestes d’homme inventoriés et déjà marqués.
• Opération 3 : récolement, saisie, vérification et mise à jour des données, avec prises de vue de 4 000 dessins inventoriés et déjà marqués.
• Opération 4 : informatisation dans la table archives et prises de vue d’un fonds de 5 000 documents ayant déjà fait l’objet d’un plan de classement.
• Opération 5 : informatisation dans la table archives et prises de vue d’un fonds de 3 000 documents sans plan de classement préalable, avec création du plan et de l’arborescence.

Organisation, moyens et conservation préventive

Le titulaire désigne un interlocuteur unique chargé de la coordination, de la planification, du suivi d’avancement et de la circulation des informations. Avant chaque commande, il fournit l’identité et les coordonnées du ou des chefs de projet, la liste nominative des intervenants avec leur qualification, fonction et affectation, ainsi que le détail des moyens humains et matériels mobilisés.

Les équipes doivent être formées à la conservation préventive, à la manipulation des œuvres fragiles, au récolement, au marquage, à la saisie et à la photographie. Une journée de formation est prévue pour chaque agent amené à informatiser les collections. Les ordinateurs portables paramétrés sont mis à disposition par Paris Musées ; le petit équipement d’inventaire, d’étiquetage et de marquage est fourni selon les modalités définies à la commande.

Les œuvres peuvent être lourdes, poussiéreuses, roulées, pliées, conservées en albums, en vrac, dans des boîtes de conservation ou emballées dans du papier neutre. Les agents utilisent des gants, ne déposent pas les œuvres au sol ou contre un mur nu, évitent tout matériel en équilibre à proximité et n’introduisent ni aliments ni boissons dans les lieux d’exécution. Les matériaux en contact avec les œuvres doivent être compatibles avec leur conservation.

Contrôles et admission

Le titulaire effectue des contrôles qualitatifs et quantitatifs réguliers et peut devoir produire un rapport de production recensant incidents et difficultés. Paris Musées contrôle les pratiques de saisie, les données et la totalité des images, notamment leur colorimétrie, leurs dimensions et leur nommage.

Un test initial sur un lot représentatif permet de valider la qualité des images avant la production. Les critères de rejet comprennent notamment les informations tronquées, les fichiers illisibles, le mauvais nommage, la résolution ou définition non conforme, le cadrage ou redressement incorrect et le manque de netteté. Si le taux d’erreur dépasse 1 %, la tâche est exécutée à nouveau par le titulaire. En cas de rejet, le lot ou document défectueux est représenté après correction ; la reprise reste à la charge du titulaire. Les défauts peuvent encore être signalés pendant six mois à compter de la réception du lot.