Audit documentaire et stratégie documentaire globale

La mission enchaîne un audit du patrimoine documentaire numérique, de son organisation et des outils associés, puis du conseil et de l’accompagnement pour définir la stratégie documentaire globale de la Région. Elle porte notamment sur les serveurs de fichiers, la GED Alfresco et Microsoft 365 (SharePoint, Teams, OneDrive et centre d’administration), ainsi que sur leurs liens avec le système d’information.

Audit du patrimoine et des outils

L’audit couvre les dimensions organisationnelles, documentaires, fonctionnelles, techniques, archivistiques et de sécurité. Il examine notamment les gisements, les volumes, les formats, l’ancienneté, les arborescences, plans de classement, métadonnées, conventions de nommage, habilitations, flux, interconnexions, cycle de vie et conformité documentaire. L’analyse ROT (documents redondants, obsolètes ou triviaux) doit contribuer à définir les actions de conservation, d’archivage, de suppression ou de rationalisation.

• Serveurs de fichiers : analyse des documents stockés sur deux baies Dell Unity et des quatre systèmes de partage SAND, NIEPCE, DAVINCI et TURING. Les travaux incluent notamment volumes et capacités de stockage, typologies, droits NTFS et héritage des permissions, doublons, documents anciens et DUA échues, vracs numériques et cartographies par serveur, répertoire, direction ou service.
• GED Alfresco : audit des 441 sites collaboratifs, avec attention aux sites métiers Aides, Actes et Achats, ainsi qu’aux composants, interfaces, fonctions d’administration, sécurité et exploitation. La mission évalue aussi les usages, les espaces, les métadonnées, la qualité et la volumétrie du fonds, les droits, le cycle de vie, la conformité et la réversibilité. Les volets techniques de l’audit sont à réaliser après la migration de la GED, annoncée comme prévue entre fin 2026 et début 2027.
• Microsoft 365 : audit de SharePoint, Teams, OneDrive et du centre d’administration, portant entre autres sur l’organisation des espaces, les bibliothèques, canaux et permissions, la classification, les métadonnées, le partage interne et externe, la rétention, la conservation, la suppression, la sécurité et les procédures concernant départs et mobilités d’agents. Le site SharePoint [S]-Transport Sources fait l’objet d’une attention particulière en raison de la sensibilité des informations.

Les investigations sur les documents portent sur leurs métadonnées, propriétés, structures, droits et caractéristiques techniques : elles n’impliquent pas l’ouverture, la lecture ni l’analyse sémantique de leur contenu. Si la qualification d’un document requiert son contenu, l’analyse doit se faire en concertation avec les représentants de la Région. Les documents personnels ou privés, les documents classés confidentiels ou assimilés et ceux du Cabinet du Président sont exclus de l’audit. Les documents relevant de la DGTRH sont également hors périmètre; les espaces concernés doivent être communiqués au titulaire. L’analyse des pratiques documentaires des directions métiers est menée par la chargée de mission de la Région, et ses résultats sont transmis au titulaire.

Les restitutions intermédiaires comprennent des diagnostics par périmètre, rapports d’audit, analyses de volumétrie et ROT, cartographies, analyses des droits et de la conformité, évaluations de risques et plans d’action. Le rapport global consolide le diagnostic, l’architecture documentaire existante et la matrice RACI actuelle. Les analyses des serveurs sont à conduire sans perturber leur fonctionnement; l’audit doit également préserver la continuité d’exploitation des outils.

Conseil et stratégie documentaire

À partir des constats d’audit, le titulaire conseille et accompagne la Région pour définir la Stratégie Documentaire Globale 2026-2030 et son cadre commun de gestion documentaire pour cette période. Il élabore une feuille de route stratégique et une feuille de route opérationnelle, avec actions priorisées, échéances, prérequis et livrables.

La mission comprend également la définition de l’architecture fonctionnelle et technique cible du futur système d’information documentaire, des scénarios d’évolution de la circulation des documents et des schémas d’interopérabilité entre outils. Ces travaux précisent les interactions et flux, les standards d’échange (dont API, webservices et SEDA) et le cadre commun de métadonnées, plans de classement et référentiels. Une matrice RACI cible clarifie les responsabilités des acteurs pour les activités du cycle de vie documentaire.

Le titulaire organise le lancement, la collecte d’informations, les ateliers et les restitutions. Six entretiens avec des responsables sont prévus dans le cadre de la mission : quatre avec la DSISN, un avec la DMG et un avec ADAPT. Les livrables sont remis en PDF et dans des formats modifiables; ils sont transmis au moins cinq jours ouvrés avant les réunions de restitution. Les comptes rendus de réunion sont transmis sous deux jours. Les données et documents doivent rester dans les environnements autorisés par la Région, avec restitution et suppression sécurisée des copies résiduelles à l’issue de la mission.