Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le suivi du projet BATTENA

La prestation vise à sécuriser et piloter le projet sur les plans législatif, administratif et financier. Elle couvre la remontée et la consolidation des données des 24 partenaires du consortium, le suivi individuel et collectif, les bilans annuels, le bilan à mi-parcours et le bilan final, ainsi que l’accompagnement méthodologique du chef de file.

Gouvernance et planification

La mission 3.1.1 comprend la conception d’une matrice et d’un rétroplanning pour anticiper les COPIL et comités techniques, suivre les échéances jusqu’à la fin du projet et identifier la période critique d’établissement du bilan final. L’outil doit permettre de collecter exhaustivement les données qualitatives et quantitatives nécessaires au reporting.

Le support est utilisé mensuellement par la Région pour les outils de reporting des comités techniques. Le titulaire assure sa conception et l’accompagnement associé, pour 20 à 30 demandes par an. La livraison est prévue en juin 2027.

Ingénierie financière et suivi budgétaire

La mission 3.2.1 comprend :

• un outil de pilotage des enveloppes de subventions d’investissement et de fonctionnement ;
• des indicateurs de consommation par partenaire et par axe ;
• un tableau de suivi des enveloppes et la définition des variables nécessaires à son alimentation ;
• un tableau de consolidation des dépenses par type de convention : fonctionnement, investissement et thèses ;
• des suivis par année et par partenaire, avec cumuls, courbes d’avancement et consolidation globale.

Le tableau de synthèse doit s’enrichir chaque année d’une nouvelle colonne. Il est livré sous la forme d’un fichier Excel avec macro, utilisé chaque année en avril et juin, puis consolidé en août. La livraison est prévue en mai 2027.

La mission 3.2.2, déclenchée par bons de commande, consiste à produire sous 48 heures maximum un guide Word de l’éligibilité des dépenses au regard du cahier des charges AMI-CMA. Le guide doit organiser les règles par thématiques, présenter des exemples, contre-exemples et cas frontières, avec un focus sur les actions rattachables à BATTENA COMPÉTENCES. Le titulaire apporte également un accompagnement pédagogique du chef de file, notamment sur les cas litigieux, par échanges téléphoniques ou courriels ; la sollicitation prévisionnelle est d’environ 3 appels mensuels, soit une centaine de contacts potentiels.

La mission 3.2.3 comprend une grille annuelle de synthèse financière avec indicateurs de consommation par type de convention et par axe de dépenses : investissement, personnel, fonctionnement, prestations de services et frais généraux. Le livrable Excel, protégé contre la modification des formules, doit présenter les dépenses par catégorie, le pourcentage de consommation des enveloppes, les cumuls et des graphiques ou diagrammes. Il est livré en mai 2027 et utilisé au lancement de l’AMO.

Cadre réglementaire et juridique

La mission 3.3.1, commandée ponctuellement, consiste à fournir sous 48 heures maximum une synthèse commentée des textes applicables : Code de la commande publique, Code du travail et droit de la formation. Les documents doivent comporter les références des articles, des définitions précises, des commentaires, les possibilités ou interdictions applicables et, le cas échéant, les plafonds quantitatifs. Le format attendu est un document annoté et commenté, produit selon les besoins tout au long du projet, pour environ 20 à 30 demandes.

La mission 3.3.2 comprend la sécurisation juridique des conventions de partenariat, des avenants et des contrats de prestation. Elle doit tenir compte des situations de partenaires disposant de plusieurs SIRET, d’un groupe avec holding et filiales, ou d’un siège avec établissement secondaire. Les livrables comprennent des conventions individualisées selon le régime fiscal, le statut juridique et la maquette financière du partenaire, ainsi qu’une procédure de facturation interne illustrée par plusieurs cas, dont un exemple chiffré. La livraison est prévue en avril 2027, avec une action unique au premier trimestre 2027 et un accompagnement au déploiement à mi-parcours.

La mission 3.3.3 consiste à rechercher et mettre en forme, sous 5 jours ouvrables à compter du bon de commande, des informations actuelles et fiables sur les aides d’État et les cofinancements publics. Le livrable digital, de type PDF, comprend des extraits de textes législatifs et des documents de politique de prise en charge d’organismes financeurs tels que les OPCO. La sollicitation est ponctuelle, pour environ 20 à 30 demandes jusqu’à la fin du projet.

Appui administratif, conformité et reporting financeur

La mission 3.4.1 consiste à vérifier la conformité des documents listés en annexe 6 et à produire une checklist standardisée pour BATTENA COMPÉTENCES. Elle couvre notamment les factures internes entre filiales d’un même groupe, les fiches de temps, les règles d’arrondi, les plafonds annuels d’heures travaillées et les conventions de mise à disposition de personnel, avec leurs rubriques obligatoires. Le document digital est livré en avril 2027 et utilisé chaque année.

La mission 3.4.2 comprend la définition d’une méthode de consolidation des bilans d’étape et des rapports destinés à la Caisse des Dépôts et Consignations : bilans annuels, bilan à mi-parcours et bilan final. Le titulaire prépare les maquettes des rapports, le processus du bilan d’étape et la liste des rubriques obligatoires. Le cadrage du bilan à mi-parcours intervient à partir de février 2027 ; le cadre du bilan annuel doit être remis en juin 2027 et la maquette du bilan final en juillet 2027.

Suivi et évaluation

La mission 3.5.1 comprend l’identification des indicateurs de la Caisse des Dépôts et Consignations, la proposition d’indicateurs composés et la conception de maquettes de bilans financiers annuels et final. Les indicateurs portent notamment sur les emplois formés, les heures de formation et le taux de satisfaction, avec une consolidation des versements et consommations des partenaires.

Le livrable, prévu en juin 2027, comprend une liste d’indicateurs, des tableaux croisés dynamiques éventuellement associés à un fichier Excel, ainsi que des graphes ou diagrammes facilitant l’interprétation des données.

Communication et valorisation

La mission 3.6.1, déclenchée par un bon de commande annuel, apporte un conseil de communication auprès des institutions, financeurs, partenaires et du grand public. Elle comprend la valorisation des actions de formation, l’analyse comparative des pratiques des projets EDLB et ELECTROMOB, l’harmonisation des communications écrites avec les autres porteurs AMI-CMA et l’accompagnement du chef de file.

Les livrables comprennent un benchmark de bonnes pratiques, des procédures ou guides de communication et des conseils écrits et oraux. Les formats possibles sont PDF, Word, photographie ou vidéo. La livraison est prévue en juin de chaque année.

Les livrables sont transmis électroniquement et en 2 exemplaires papier. Le pouvoir adjudicateur vérifie les prestations dans le délai d’1 mois à compter de leur livraison.