Assistance à maîtrise d’ouvrage pour Jardins en éveil 2027

La mission vise à contribuer à une sélection qualitative et complémentaire des exposants et à concevoir une animation scientifique et journalistique autour de la thématique « Végétaux savoureux », en articulation avec l’organisation logistique, réglementaire et la communication prises en charge par le Département.

Préparation de la manifestation

• Participer à la sélection de 30 à 35 pépiniéristes exposants et d’autres exposants éventuels liés à la thématique.
• Proposer de nouveaux exposants si nécessaire et contribuer à la diversification des offres, en favorisant les approches environnementales et la cohérence avec le site.
• Être consulté sur l’implantation des exposants, en tenant compte de leurs affinités et des synergies commerciales.
• Concevoir un projet d’animation pour les visiteurs et les exposants : quiz, concours, interviews en direct ou autres formats interactifs destinés à développer les connaissances sur les vertus de l’alimentation végétale et à valoriser les compétences et productions présentées.

Le prestataire peut proposer des moyens départementaux complémentaires, sous réserve de leur faisabilité technique et financière. Le Département met à disposition la sonorisation du site et peut fournir des supports papier ainsi que l’infrastructure de tentes et les dispositions de sécurité correspondantes. Il conserve la mobilisation par courriel des exposants, la réception et le suivi administratif des dossiers, la formalisation du plan définitif, le plan média et les supports de communication. La mobilisation des commerçants alimentaires ambulants relève également du Département.

Animation scientifique, journalistique et éditoriale

• Contribuer à un mini-salon de dédicace de livres en lien avec la thématique, notamment par la proposition d’auteurs et la recherche de collaborations avec des maisons d’édition spécialisées.
• Prévoir des démonstrations, dégustations ou conférences courtes autour des auteurs, d’environ 20 minutes chacune.
• Assurer la préparation et l’animation audio permettant de relayer ces séquences.
• Prévoir, si nécessaire, l’association du Département à l’animation, notamment pour une remise de prix ou un autre rôle défini dans le projet.

Mise en œuvre et retour d’expérience

La tranche optionnelle comprend la présence du prestataire pendant les deux journées de la manifestation, de 9 h 30 à 18 h, avec une amplitude minimale d’animation de 6 heures et une pause déjeuner de 1 h 30 organisée avec l’équipe. Une présence supplémentaire en soirée peut être prévue si un cocktail en l’honneur des exposants est organisé.

Le retour d’expérience comprend une participation au bilan partagé par visioconférence et/ou la remise d’un compte rendu présentant les points forts, les points faibles et des pistes d’amélioration.

Les prestations sont contrôlées quantitativement et qualitativement au regard des moyens prévus et des prestations mises à la charge du titulaire. Les documents remis au Département sont transmis en PDF numérique.