Programmation et mise en œuvre de Jardins ouverts

Le titulaire assure la programmation, la coordination et la mise en œuvre opérationnelle de la manifestation culturelle « Jardins ouverts », en lien avec les pôles Culture, Patrimoines et Inventaire, Communication et le service de presse de la Région.

Il organise chaque année l’appel à candidatures, actualise la base des jardins et acteurs ressources, sollicite les participants, coordonne les inscriptions et établit le rétroplanning. La base de données doit pouvoir être transmise à la Région à tout moment et comprendre, selon les statuts des jardins, les coordonnées des propriétaires, gestionnaires, organisateurs et référents.

Le programme régional est élaboré à partir des contenus et visuels libres de droits collectés, modérés et organisés par le titulaire. Il est mis en ligne sur l’outil Open Agenda mis à disposition par la Région et comprend obligatoirement une cartographie de l’Île-de-France recensant les sites participants.

Jardins structurants et programmation culturelle

La programmation culturelle est conçue pour 30 jardins structurants, avec possibilité d’intervention dans des jardins supplémentaires. Elle doit être adaptée aux caractéristiques et à l’échelle des sites, accessible à tous les publics, notamment familial, et compatible avec le caractère patrimonial, grand public et convivial de la manifestation.

Le titulaire :

• propose des projets pluridisciplinaires : installations, spectacles, lectures et autres formes artistiques ;
• présente une sélection de 8 installations, puis centralise chaque année un fichier de 50 projets comprenant artistes, sites internet, contacts, 3 à 5 images et/ou vidéos et une présentation de 1 000 signes maximum par projet ;
• fait établir des descriptifs détaillés pour les installations en création : schémas de structures, dimensions, matières utilisées et schémas d’implantation ;
• organise des visites guidées gratuites dans au moins 15 jardins représentatifs de la diversité des territoires et typologies de sites ;
• accompagne les jardins, artistes et structures dans les plannings, conditions techniques, dossiers administratifs et formulaires DC4 ;
• assure la cohérence de la programmation, l’organisation des temps forts de lancement et de clôture et la gestion administrative des prestations artistiques validées.

L’inauguration officielle comprend la définition des enjeux et des publics, la sélection de 2 à 4 événements issus de la programmation, un document d’aide à la décision, la sollicitation du lieu et des artistes et la transmission des informations pratiques et du déroulé. La réception et la sécurité ne sont pas prises en charge par le titulaire.

Les actions de sensibilisation au patrimoine peuvent prendre la forme d’expositions photographiques, de partenariats spécialisés ou de contenus numériques et éditoriaux, soumis à validation préalable de la Région.

Communication, signalétique et objets promotionnels

Le titulaire élabore une stratégie de communication multicanale visant notamment les familles, avec plan d’actions, calendrier et plan de diffusion territorial. Le brief graphique définit les cibles, les messages et l’univers visuel et comprend au minimum 3 pistes graphiques. L’identité visuelle est ensuite créée, déclinée sur les supports et objets, ajustée jusqu’à validation et remise avec tous les fichiers sources natifs et modifiables.

La campagne numérique comprend notamment :

• des sélections de programmes hebdomadaires par territoire ou type d’événement ;
• des contenus sur les jardins, portraits, interviews, initiatives citoyennes et visites guidées patrimoniales ;
• des textes accompagnés de photographies ou illustrations libres de droits, avec possibilité de vidéos ;
• 3 publications annonçant l’ouverture, 6 publications pendant l’événement et 1 publication de clôture.

Le titulaire conçoit, fabrique et livre les supports de signalétique pour les jardins participants, notamment panneaux directionnels, totems d’information et panneaux d’identification. Il assure leur qualité, leur durabilité et leur livraison. Il propose également des objets promotionnels éco-conçus, tels que sachets de graines, éventails, écocups ou pin’s personnalisés, puis en organise la distribution.

Le plan de diffusion du kit de communication couvre les jardins participants et des relais tels que mairies, centres de loisirs, offices de tourisme et acteurs clés. Il comprend le réseau de diffusion, les relais, le calendrier et un fichier exploitable de coordonnées destiné au routage.

Relations presse et médias

Le titulaire définit la stratégie de relations presse, rédige et met en page les communiqués et dossiers de presse en formats numérique et papier, organise leur diffusion et les relances, suit les interviews des représentants de la Région, propose un événement de lancement presse et organise des points réguliers avec le service de presse.

Il recommande des partenariats avec un média télévisuel, un média radio, un quotidien ou média numérique à forte audience régionale et des influenceurs, dans un document d’aide à la décision présentant notamment audiences, indicateurs de performance et coûts.

La veille média couvre la presse écrite, l’audiovisuel et le numérique. La revue de presse analyse les citations, articles et mentions, les retombées par typologie de médias et zone géographique, l’équivalence publicitaire et les sujets traités.

Suivi, contrôle et bilan

Le titulaire conserve les justificatifs nécessaires au suivi : listes d’inscriptions, listes d’intervenants, plannings et pièces relatives aux prestations. La Région peut effectuer des contrôles planifiés ou inopinés, sur pièces ou sur place.

Un bilan consolidé présente notamment le nombre de jardins participants, le nombre de manifestations, la fréquentation du public et le bilan qualitatif et quantitatif des relations presse. Le titulaire tient également une comptabilité analytique de l’opération et remet les livrables soumis aux validations successives de la Région.