Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le diagnostic et l’évolution d’un LMS

La mission porte sur l’ensemble du LMS de l’IFAP et de ses outils associés, au-delà du seul catalogue LIANE. Elle doit objectiver l’existant, formaliser les besoins, comparer des scénarios d’évolution et fournir une trajectoire soutenable, sans préjuger du maintien de Moodle, du recours à Moodle Workplace, d’une architecture multi-tenant ou d’une autre solution.

Le diagnostic couvre notamment une plateforme Moodle 4.5.2+, hébergée en interne sur un serveur dédié, avec administration technique par le service informatique et administration fonctionnelle par le chef de projet formation digitale. Les pratiques de mise à jour, de test, de recette, de sauvegarde, de restauration, de sécurité, de non-régression et de réversibilité sont à examiner.

Les volumes indicatifs à consolider comprennent environ 1 033 comptes créés, 1 064 utilisateurs actifs, environ 30 cours, 23 formations LIANE publiées, environ 10 formations en validation, 5 à 6 préparations aux concours, environ 10 plugins utilisés sur 30 installés, au moins une automatisation de relance hebdomadaire, 27 employeurs cotisants et une croissance potentielle des usages et volumes par 5 à 10 à trois ans.

Périmètre fonctionnel et technique

L’analyse porte sur les formations libres, prescrites, hybrides, métiers, réglementaires, les préparations aux concours, les espaces propres à certains employeurs, les publics spécifiques, les interfaces, les automatisations, les flux de données, le reporting et le support.

• Architecture, hébergement, performance, disponibilité, stockage, sauvegardes, restauration, continuité de service, mises à jour, plugins, sécurité de premier niveau, protection des données, localisation et réversibilité.
• Comptes, identités, rattachement employeur, domaines de messagerie, inscription libre ou prescrite, imports de masse, cohortes, droits, changements d’employeur, archivage, réactivation et conservation d’un compte apprenant unique.
• Organisation d’une porte d’entrée commune, différenciation des offres, espaces employeurs, isolation des utilisateurs, contenus et données, mutualisation des contenus et délégation de droits.
• Expérience utilisateur, catalogue, tableau de bord, formations en cours, prescriptions, échéances, classes virtuelles, devoirs, attestations, badges, historique, recommandations, compétences, usage sur ordinateur, smartphone et tablette et accessibilité générale.
• Formations hybrides, classes virtuelles, activités asynchrones, devoirs, évaluations, calendrier, présence, complétion, résultats, attestations et conservation des enregistrements.
• Interface bidirectionnelle AMMON-LMS : actions, sessions, horaires, comptes, inscriptions, annulations, groupes et cours vers le LMS ; présences, complétions, résultats, attestations et données de reporting vers AMMON. La matrice doit préciser pour chaque donnée la source de référence, la destination, la fréquence, la sensibilité et les règles de synchronisation.
• Reporting opérationnel, institutionnel et employeur, tableaux de bord pour les différents profils, données agrégées ou nominatives limitées aux agents concernés, reporting trimestriel, suivi opérationnel hebdomadaire, exports Excel, CSV et PDF et alimentation de Power BI ou d’une solution adaptée.
• Support, administration fonctionnelle, expertise technique, maintenance, évolutions, gouvernance, RACI, ticketing éventuel, niveaux de service, qualification, priorisation, financement, recette et mise en production.
• Perspectives proportionnées sur les compétences, les référentiels, l’orientation et la prescription ; usages responsables de l’intelligence artificielle avec validation humaine, protection des données, confidentialité, coûts et réversibilité.

Phases et livrables

La tranche ferme comprend :

• un diagnostic de l’existant incluant l’inventaire des plugins, API, requêtes, automatisations, dépendances, paramétrages, rôles, catégories, cours, cohortes, groupes, champs personnalisés, processus, charges, données, reportings, supports, interfaces et risques ;
• la consolidation et la priorisation des besoins ainsi que l’étude de faisabilité des espaces employeurs, de l’interopérabilité, de la sécurité et des modèles de gestion ;
• la comparaison de trois scénarios maximum, sans imposer une technologie ou un fournisseur, avec analyse des bénéfices, risques, charge interne et coût total sur cinq ans, recommandation d’un scénario principal et d’un scénario alternatif et feuille de route hiérarchisée ;
• des jalons de lancement, validation du diagnostic, validation des besoins, présentation des scénarios, remise provisoire, retours de l’IFAP et restitution finale au comité de pilotage, en visioconférence si nécessaire.

Les livrables formels sont une note de cadrage, un dossier de diagnostic et ses annexes, une expression consolidée des besoins, une étude comparative et économique, ainsi qu’un dossier d’aide à la décision et une feuille de route comprenant notamment les conditions de réussite, le RACI, la gouvernance et les supports de restitution. Les livrables sont remis dans des formats modifiables et exploitables.

Les tranches optionnelles couvrent la formalisation de la cible et du cahier des charges de mise en œuvre, l’assistance à la consultation et à l’analyse des offres, l’accompagnement à la mise en œuvre — migration, reprise de données, recette, tests, mise en production et transfert de compétences — ainsi qu’une assistance AMOA à la demande. Cette dernière fonctionne par banque d’heures : qualification du besoin, périmètre, délai, estimation, calendrier, validation préalable, décompte du temps réellement consacré, accord préalable pour tout dépassement et relevé mensuel des heures. Les développements importants, migrations, évolutions structurantes, interventions d’infrastructure et maintenance technique restent hors de cette tranche.