Assistance à la gestion documentaire

La prestation porte sur la saisie, la vérification et la mise à jour des fiches d’événements et des documents associés dans la plateforme PIREX. Le besoin est récurrent et quotidien ; les volumes mentionnés à titre indicatif sont d’environ 1 300 événements liés aux installations nucléaires, 100 au transport de matières radioactives, 100 aux usages industriels de sources et 900 au domaine médical par an.

Veille et création des fiches
Le titulaire surveille les canaux de réception des informations et oriente chaque document vers le traitement adapté. Pour une nouvelle déclaration, il crée une fiche en sélectionnant les champs pertinents, en saisissant les informations disponibles et en reliant les documents reçus, généralement au format PDF. Certaines fiches générées automatiquement doivent être vérifiées, complétées si nécessaire puis validées.

Mise à jour et suivi
À réception d’un compte rendu d’événement significatif (CRES), d’une déclaration révisée ou d’un document complémentaire, le titulaire met à jour les champs et descripteurs concernés, extrait les résumés utiles, reporte les actions correctives et rattache les pièces justificatives. Pour un nouveau CRES ou une version plus récente, il lance l’océrisation, vérifie la qualité du texte reconnu et corrige manuellement les erreurs éventuelles. Il traite aussi les corrections ou compléments demandés par le chargé d’affaires.

Pour les événements des installations de type REP exploitées par EDF, la prestation comprend la préparation des listes d’événements destinées aux réunions hebdomadaires d’analyse et la mise à jour des fiches à partir des informations écrites transmises après ces réunions.

Délais, qualité et livrables

• Traitement des déclarations sous un jour ouvré au maximum après réception ; mise à jour d’une fiche à la réception d’un nouveau CRES sous deux jours ouvrés au maximum.
• Exactitude et exhaustivité des données, respect des consignes de saisie, signalement et traçabilité des anomalies et opérations.
• Projet de plan particulier d’assurance qualité présenté au cadrage, puis finalisé et validé à l’issue du premier trimestre d’exécution.
• Rapport d’activité tous les deux mois, recensant les saisies, les difficultés, les actions correctives et les autocontrôles ; il doit permettre de suivre la volumétrie, la qualité et les délais.

Les livrables font l’objet de vérifications périodiques selon une périodicité définie au cadrage. En cas de corrections demandées, une version corrigée doit être remise sous cinq jours ouvrés au maximum. Le fonctionnement peut être adapté de concert avec le chargé d’affaires, notamment en cas d’indisponibilité des outils ou d’évolution de l’automatisation, à charge similaire.

Les prestations sont réalisées les jours d’ouverture de l’ASNR, de 8 h 30 à 16 h 30. Une réunion de démarrage, des réunions d’avancement au minimum semestrielles et une réunion de clôture structurent le suivi. La continuité du service doit être assurée en cas d’indisponibilité d’un intervenant. Les intervenants doivent maîtriser les outils bureautiques et PDF, savoir extraire et synthétiser des informations et travailler avec rigueur dans un environnement d’assurance qualité ; une expérience du nucléaire et la familiarité avec son vocabulaire sont appréciées. Une habilitation « Secret » ou « Très Secret » n’est pas requise.