Assistance et conseil pour la mise en œuvre de la TPE

La prestation couvre le recueil des données, le contrôle des supports publicitaires, la mise en œuvre des procédures déclaratives et de recouvrement, ainsi que l’assistance technique, administrative, comptable, fiscale et juridique de la collectivité.

Recensement et contrôle des supports

Le titulaire réalise un diagnostic de terrain en lien avec le nouveau règlement local de publicité et recense les enseignes, préenseignes et dispositifs publicitaires numériques ou non numériques présents sur le territoire communal et taxables à la TPE. Le relevé est géographique et cartographique et doit permettre de vérifier la conformité des supports ainsi que les écarts entre les déclarations des redevables et les observations de terrain.

Pour chaque support, l’inventaire comprend notamment :

• Une photographie couleur au format JPEG
• La nature du support, son adresse complète et sa localisation GPS
• La superficie taxable en m² et le nombre de faces
• Les informations relatives à l’exploitant, au SIRET, au siège social et à l’adresse de facturation
• Le type de support, sa surface mesurée conformément à la réglementation et la superficie totale par établissement

Les mesures sont réalisées avec des appareils adaptés par des professionnels compétents et qualifiés, sous la responsabilité d’un chef de projet interlocuteur de la commune. Le parc est contrôlé et actualisé annuellement, avec une mise à jour au plus tard en juillet et un rendu en août-septembre. La base est corrigée pour tenir compte des évolutions de l’assiette de taxation prévue à l’article 2333-7 du CGCT.

Une base de données complète, conforme à la réglementation et exportable au format Excel est remise à la collectivité. Celle-ci en conserve la propriété, ainsi que l’historique des redevables, et les données doivent pouvoir être importées dans les applications informatiques de la ville.

Logiciel d’exploitation

Le titulaire met à disposition un logiciel spécifique protégé, hébergé par ses soins et accessible en full web depuis un navigateur Firefox ou Chrome, sur une base de données unique, interactive et sécurisée. La mise à disposition comprend le paramétrage, l’entretien, les mises à jour et les sujétions d’exploitation, sans acquisition de matériel ni supplément de prix.

La solution doit notamment assurer :

• L’accès d’au moins 4 utilisateurs communaux
• La télédéclaration en ligne des redevables et la formation des utilisateurs
• Une assistance téléphonique et une hotline utilisateurs
• L’intégration de la base issue du recensement et la mise à jour à partir des déclarations
• L’importation, l’exportation et l’extraction directe des données, documents et supports
• L’édition des courriers déclaratifs, réclamations, états, statistiques, simulations tarifaires et factures individualisées
• Le calcul de la taxe au prorata temporis en cas d’installation ou de retrait en cours d’année et la régularisation en année n+1
• La gestion comptable du recouvrement, l’évaluation des recettes et l’actualisation liée aux évolutions légales et réglementaires

Le candidat décrit l’hébergement, la sauvegarde, la sécurité et les modalités d’accès permanent aux données. La solution doit s’interfacer avec les outils bureautiques de la commune et avec le logiciel financier CIRIL.

Assistance administrative, fiscale, comptable et juridique

Le titulaire fournit une assistance et un conseil permanents pour la gestion des dossiers, les contestations et les contentieux. Il désigne un référent ou chef de projet, fournit la liste nominative des intervenants et précise l’organisation des échanges avec la collectivité.

L’accompagnement comprend la gestion des correspondances et la préparation des documents nécessaires à la mise en œuvre de la taxe, notamment :

• Déclarations annuelles préremplies et formulaires déclaratifs
• Courriers d’aide à la déclaration, mises en demeure de déclarer et avis de taxation d’office, avec publipostage, impression, mise sous pli et envoi postal en LRAR lorsque prévu
• Procédures de taxation d’office, de rehaussement contradictoire et autres procédures réglementaires
• Audit des retours de déclaration à chaque étape, mises en demeure de mise en conformité et positions définitives du maire
• Réponses aux contestations après facturation et modèles de courriers pour les différentes étapes
• Paramétrage du module de facturation, vérification des SIRET et adresses, états récapitulatifs des sommes à payer
• Génération de flux PES V2 ORMC ou PES ASAP et transmission d’un rôle de facturation ainsi que des factures individualisées

La collectivité valide les documents avant diffusion et peut en modifier la forme et le contenu. Le recouvrement doit pouvoir être engagé entre le 1er septembre et le 31 octobre pour les redevables concernés, tandis que les autres lots de facturation sont traités au fil de l’eau afin de facturer le maximum de redevables avant le 31 décembre de l’année de taxation.

Le titulaire assure une veille juridique et fiscale, conseille la collectivité sur la stratégie tarifaire et les prospectives fiscales, fournit des éléments comptables, fiscaux et des estimations de recettes sur demande écrite, rédige les actes liés aux réclamations ou litiges et assiste la commune dans les instances juridiques. Les délais d’intervention pour l’assistance technique et juridique n’excèdent pas 7 jours à compter de la demande par courriel.

Prestations ponctuelles

Sur demande écrite, le titulaire réalise une étude juridique et financière de la situation d’un redevable avant l’engagement d’une procédure contentieuse, notamment en cas de litige relatif à la facturation ou à la déclaration.

Il vérifie sur le terrain et intègre dans le logiciel, dans un délai maximal de 15 jours après réception de la demande par courriel, les mises à jour ponctuelles concernant les nouvelles implantations ou les modifications de dispositifs existants.