Aménagements d’espaces événementiels

À partir d’un brief, le titulaire conçoit et réalise des aménagements intérieurs ou extérieurs pour des foires, salons, expositions, réunions, conférences et espaces promotionnels. Il propose un ou plusieurs plans, décrit les matériaux, la décoration, les équipements techniques et le mobilier, puis établit un devis distinguant les articles du BPU, les produits de catalogue et les éléments fabriqués sur mesure.

Les visuels 2D, 3D et vidéos immersives font partie des livrables de conception. Les bons à tirer des habillages doivent être validés avant leur mise en production. Le titulaire conseille l’acheteur sur les flux de visiteurs, l’accueil, la mise en scène et les contraintes du lieu, et assure une veille technique et technologique.

Structures et équipements

Le marché comprend la location et/ou l’installation de chapiteaux, tentes et structures temporaires (CTS), ainsi que l’aménagement de stands, expositions, salles de réunion et de conférence. Les locaux temporaires sont distingués au BPU en trois tranches de surface : moins de 200 m², de 200 à 1 200 m² et plus de 1 200 m². Les prestations comprennent notamment planchers avec calage de 25 cm inclus, lestage, piquetage, blocs-portes de sécurité et éclairage normal et de balisage. Chauffage et climatisation sont proposés énergie comprise.

Les aménagements intérieurs incluent planchers techniques modulaires doublés d’aggloméré, moquettes posées et déposées, dalles réutilisables ou revêtements en lino, ainsi que des cloisons en bois de 2,50 m ou 3 m, dont certaines en PEFC ou équivalent. Sont également prévus des cloisons vitrées, des portes en aluminium, bois ou verre, des cadres aluminium pour toile tendue, des vélums, raidisseurs et bandeaux.

Le BPU comprend aussi des scènes de 0,20 à 0,80 m et de 1 à 1,20 m de hauteur, des tribunes pour 500, 1 000 ou plus de 1 000 places, des grilles d’exposition autoportantes, des barrières de type Vauban ou HERAS avec fixation conforme à la législation, et des équipements électriques et d’éclairage : rails de deux LED, spots, LED, prises de 16 A et 32 A et rallonges.

Fabrication, logistique et exploitation

Deux modes sont prévus : la location d’aménagements et matériels, qui restent la propriété du titulaire sans frais de stockage facturables à la Région ; ou la fabrication sur mesure d’éléments identifiés au bon de commande, destinés à être réutilisés. Pour ces éléments fabriqués, le titulaire assure stockage, maintenance et remise en œuvre. Il favorise la réutilisation du mobilier conservé par la Région, peut le remettre en état et, en fin de marché, le remet en état pour transmission aux nouveaux titulaires dans un délai de trois mois.

Les prestations de main-d’œuvre du BPU comprennent notamment bureau d’études, préparation d’atelier, électricité, nettoyage, manutention, chef de chantier, montage, chargé d’affaires, régie, infographie et permanence technique. La logistique comprend des locaux de stockage fermés facturés selon des périodes mensuelle, trimestrielle ou annuelle, le conditionnement protecteur des éléments stockés et leur transport régional ou hors région. Le cadre financier est un BPU valant devis de simulation annuelle ; ses quantités estimatives sont non contractuelles.

Le titulaire coordonne son intervention avec les agents régionaux et les autres prestataires concernés. Il contrôle les installations et corrige les non-conformités signalées afin que l’espace soit exploitable à l’ouverture de l’événement. Il assure une hotline technique du montage au démontage et peut fournir, à la demande de la Région, une permanence technique. La réception peut donner lieu à des réserves ; les épreuves éventuelles prévues au devis accepté et la conformité des prestations sont vérifiées.

Démarche environnementale et sociale

La proposition doit prendre en compte la modularité et le réemploi, le choix de matériaux recyclés ou renouvelables, la réduction de l’impact des transports, les circuits courts, les consommations d’énergie, la gestion des déchets, l’accessibilité des aménagements et la sécurité des personnels intervenant sur chantier. À la demande de la Région lors du brief, un bilan final quantifié et normé du recyclage des composants ou de l’empreinte carbone de l’opération peut être demandé. Des justificatifs de la démarche peuvent être réclamés pendant l’exécution.