Prestations d'affichage, de tractage et de dépôt

Le titulaire réalise des opérations d’affichage, de tractage et de dépôt de documents ou de matériels pour promouvoir les actions du Département ou les événements qu’il soutient. Les prestations peuvent être organisées en une ou plusieurs sessions, en journée, en soirée ou le week-end, y compris le dimanche et les jours fériés. Les volumes et fréquences indicatifs décrits ci-dessous ne sont pas contractuels.

Affichage

L’affichage concerne environ une trentaine d’opérations par an, avec la pose de 200 à 5 000 affiches par opération, sur 2 à 5 jours ouvrés.

• Affichage libre sur panneaux dédiés, grands axes routiers, quartiers animés et commerçants ou autres emplacements à forte fréquentation ; pose à la colle et pose éventuelle de bandeaux.
• Formats indicatifs : 40 × 60, 60 × 80, 62 × 100 et 70 × 115 cm, susceptibles de varier de plus ou moins 10 %.
• Affichage en boutiques ou en bas d’immeubles sur affiches A3, avec autorisation préalable des commerces ou propriétaires ; pose au ruban adhésif ou remise de l’affiche au commerçant.
• Interdiction de l’affichage sauvage et du recouvrement des affiches des communes ; demande d’aval au Département en cas de doute.

Le titulaire établit l’état des lieux des panneaux d’affichage libre des communes des Hauts-de-Seine, le tient à jour et le transmet actualisé une fois par an. Il peut devoir retirer des affiches en urgence sans surcoût lorsque la pose ne convient pas.

Tractage et diffusion directe

La distribution de flyers, dépliants, programmes, journaux, tracts, brochures, cartes postales ou objets promotionnels s’effectue de la main à la main dans des lieux publics ou privés autorisés : marchés, sorties de métro ou de RER, parvis de La Défense, voie publique, lieux départementaux ou autres sites autorisés.

Les opérations représentent au maximum une quinzaine d’actions par an, avec des volumes indicatifs de 2 000 à 50 000 documents, sur 2 à 5 jours ouvrés et en une ou plusieurs sessions. Le titulaire veille à une diffusion respectueuse du public et de l’environnement, sans caractère intrusif. Il peut devoir organiser des opérations hors Île-de-France et fournir une équipe disponible jusqu’à la fin d’événements tels que concerts ou spectacles. Le nettoyage des lieux lui incombe.

Le Département peut fournir les tenues aux couleurs de la collectivité ou de l’événement ; leur entretien reste à la charge du titulaire.

Dépôt de documents, magazines et matériels

Le dépôt de tracts, dépliants, programmes, journaux ou autres documents est réalisé dans des lieux publics ou privés tels que les universités, théâtres, lieux de sortie et de loisirs. Les volumes indicatifs sont compris entre 500 et 50 000 documents par opération, généralement en une ou plusieurs sessions.

Les dépôts récurrents de magazines comprennent notamment :

• HDS.mag : format A4, 147 g par exemplaire, 6 numéros par an, environ 3 600 exemplaires dans 105 points du département.
• Guide Vallée-Culture : format A5, 78 g par exemplaire, 7 numéros par an, environ 14 000 exemplaires dans 180 points du département et des communes limitrophes.
• Buzz : format A4 (21 × 29 cm), 65 g par exemplaire, 3 numéros par an, environ 45 000 exemplaires dans près de 195 points du département.

Pour certaines opérations, estimées entre 1 et 3 par an, le titulaire assure aussi le dépôt de matériels : PLV, objets promotionnels ou autres matériels événementiels, dans des lieux publics ou privés du département ou des départements limitrophes.

Préparation, moyens et coordination

Un interlocuteur unique coordonne les opérations avec le Département, conseille sur les cibles, les quantités et les emplacements, et établit un planning détaillé. Le titulaire fournit les moyens humains, logistiques, techniques, chariots, équipements de diffusion et moyens de transport présentés dans son offre.

Les équipes doivent être disponibles, réactives et adaptables, y compris le soir, le week-end et en cas de montée en charge. Chaque opération est réalisée par un personnel formé et briefé sur l’événement ; une phrase d’accroche fournie par le Pôle communication doit être prononcée auprès du public.

Le titulaire demande les autorisations nécessaires pour l’affichage et les dépôts, sauf pour le tractage lorsque le Département prend en charge les autorisations. Les documents sont livrés à l’adresse indiquée par le titulaire ou retirés à l’Hôtel du Département ou sur un site départemental.

Délais, contrôle et livrables

Chaque bon de commande précise les prestations, quantités, lieux, dates, tranches horaires et délais. Le délai standard correspond à un bon transmis au moins 5 jours ouvrés avant la réalisation ; en dessous de ce délai, le titulaire doit mobiliser les moyens nécessaires pour répondre à l’urgence.

Le titulaire informe le Département du début et de la fin de chaque opération ainsi que des difficultés rencontrées. Sur demande, il transmet un bilan quotidien avant 19 heures le jour de l’action, ou avant 10 heures le jour ouvré suivant pour une action en soirée ou le week-end. Le Département peut effectuer des contrôles sur place.

Dans les 5 jours ouvrés suivant chaque opération, un bilan final quantitatif et qualitatif indique les quantités diffusées, le temps passé, les dysfonctionnements et les retours du public. Il comprend notamment des photographies, les retours des publics, les tampons des commerçants pour l’affichage en boutiques et des recommandations.