Fournitures administratives

Le marché couvre l’ensemble des articles inscrits au BPU, qui référence environ 85 % des besoins, ainsi que des achats complémentaires sur catalogue, devis ou offres promotionnelles. Le DQE fournit des consommations annuelles estimatives non contractuelles. Les articles sont définis par leurs caractéristiques, dimensions, matières, conditionnements et, le cas échéant, des marques ou modèles de référence avec équivalent admis.

Les familles comprennent notamment :

• petites fournitures (adhésifs, colles, agrafes, attaches, découpe, étiquetage et accessoires divers) ;
• produits d’écriture et de correction : crayons, marqueurs, stylos, rollers, feutres, surligneurs et correcteurs ;
• classement et archivage : boîtes, chemises, classeurs, intercalaires, protège-documents et pochettes ;
• calendriers, agendas, blocs, cahiers, répertoires et piles ;
• équipements de bureau tels que tableaux blancs, accessoires de tableau, calculatrices, corbeilles, modules à tiroirs et porte-revues.

Les fiches définissent des spécifications concrètes : par exemple, des tableaux blancs émaillés de plusieurs dimensions avec fixations murales, des blocs-notes repositionnables de différents formats, ou des fournitures de classement avec grammage, épaisseur, format et type de fermeture précisés.

Catalogue et commande

Le titulaire fournit un outil web sécurisé, accessible par internet sans installation sur le réseau de la Ville, avec identifiants et mots de passe. L’organisation prévoit environ 100 profils commanditaires, 2 profils valideurs (Enfance et Petite enfance) et 1 profil administrateur (service Achats). Les commanditaires composent des paniers sans pouvoir les valider ; les valideurs peuvent valider, modifier ou annuler les commandes de leur groupe, en suivre l’état et consulter et exporter les statistiques. L’administrateur accède aux comptes, paramètres, commandes, livraisons et factures. Les catalogues restreints par entité peuvent évoluer. Une formation à distance ou en présentiel est prévue sans surcoût, dans un délai minimum d’un mois après notification.

Le catalogue général avec prix publics est remis avec l’offre. À la mise en place du marché, le titulaire fournit un catalogue de toutes les références du BPU avec descriptifs techniques et photos, ainsi qu’un catalogue restreint établi à partir du BPU pour les valideurs et l’administrateur. Les entités s’engagent à éviter les commandes de moins de 50 € TTC, sauf nécessité ; ces cas doivent rester exceptionnels.

Livraison et vérifications

Les livraisons sont franco de port et d’emballages, pour les achats au BPU, sur catalogue, sur devis ou en promotion. Environ 100 points de livraison sont prévus ; l’adresse est indiquée sur le bon de commande. Chaque livraison est accompagnée d’un bon détaillant notamment la date d’expédition, le contrat, le titulaire, le service destinataire et les fournitures livrées. Le transport, le chargement, l’arrimage et le déchargement relèvent de la responsabilité du titulaire. La documentation nécessaire à l’utilisation et à l’entretien courant est fournie en français.

Les fournitures font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives simples ; le délai de vérification est de 5 jours à compter de la livraison, puis l’admission est réputée acquise. Les quantités non conformes peuvent être acceptées en l’état ou donner lieu à reprise de l’excédent ou complément. Les fournitures non conformes sont remplacées immédiatement sur demande, sauf acceptation avec réfaction du prix.

Les produits doivent satisfaire aux normes européennes ou françaises applicables, ou à des équivalents dont l’équivalence est prouvée, ainsi qu’aux exigences de santé, sécurité et durabilité. Le titulaire assure un contrôle de leur fabrication et maintient la qualité validée pendant le marché.