Acquisition et installation de matériels ergonomiques

L’accord-cadre couvre la fourniture, la livraison, le montage, l’installation, la formation et les essais de matériels destinés à l’aménagement des postes de travail. Il répond aux besoins courants — souris, claviers, repose-pieds et accessoires — ainsi qu’aux besoins spécifiques, notamment les fauteuils adaptés aux préconisations médicales et les dispositifs sur mesure.

Gammes de produits

Le BPU comprend notamment :

• Sièges ergonomiques réglables en hauteur et en profondeur d’assise, avec dossier renforcé, soutien lombaire et accoudoirs réglables en hauteur, écartement et profondeur ; une version avec option appui-tête et un siège assis-debout à dossier basculant sont prévus.
• Souris verticales ergonomiques sans fil pour droitier ou gaucher, modèles ultra-compacts, souris d’angle réglable sans fil et souris centrale filaire.
• Claviers ergonomiques filaires ou sans fil, en deux parties divisibles, à gros caractères ou mini ultra-compacts.
• Accessoires : coussins d’assise à mémoire de forme, coussins lombaires, bras d’écran réglable en hauteur, porte-documents, support d’ordinateur portable réglable, casques sans fil avec réduction de bruit, repose-pieds, repose-jambes à roulettes, repose-poignets, repose-bras dynamique, pédalier et tapis de marche pliable pour bureau.

Le titulaire doit pouvoir fournir les produits de son catalogue hors BPU avec une remise minimale de 5 %. Les prix du BPU et du catalogue remisé sont contractuels et les commandes sont exécutées aux quantités réellement servies.

Commandes, livraison et installation

La CPAM ou Cap emploi adresse une demande précisant la nature et la quantité du besoin ainsi que les contraintes de délai et de lieu. Le titulaire établit ensuite une offre à partir du BPU et/ou du catalogue remisé ; la CPAM la valide avant émission du bon de commande. Plusieurs commandes doivent pouvoir être gérées simultanément sans retard ni confusion.

Le titulaire accuse réception de chaque bon de commande sous 48 heures. Les équipements doivent être livrés et installés sur les sites indiqués dans le bon de commande sous 15 jours calendaires à compter de cette confirmation. Pour une livraison, un montage ou une installation au domicile d’un collaborateur, le délai est défini d’un commun accord et inscrit au bon de commande.

Les prestations comprennent les bons de livraison et d’intervention, le montage, l’installation et la formation des collaborateurs concernés. Avant chaque livraison, le titulaire prend contact avec la personne désignée afin de convenir du jour et de l’heure. Les équipements sont garantis au minimum 2 ans à compter de leur admission ou de leur installation selon les clauses applicables ; tout matériel présentant un vice de fabrication ou un défaut de matière doit être échangé.

Essais, conformité et documentation

Du matériel doit être mis à disposition pour des essais préalables permettant de vérifier sa compatibilité avec le poste de travail. La durée de chaque essai doit être précisée à la CPAM et ne peut dépasser 1 mois calendaire.

Pour chaque équipement, le titulaire remet une fiche technique complète comprenant le descriptif du produit, la notice d’utilisation et les consignes de sécurité. Il indique la durée et les conditions de garantie, les modalités du service après-vente, les délais et procédures de réparation ou de remplacement, le suivi des évolutions de gamme et la disponibilité des pièces détachées. Les équipements doivent être conformes aux normes en vigueur et accompagnés des certificats de conformité correspondants.

Le catalogue dématérialisé couvre les articles hors BPU. Les nouveaux catalogues et tarifs sont transmis à la CPAM ; les offres promotionnelles applicables aux clients du titulaire doivent être signalées au plus tard 72 heures ouvrées avant leur application et ne sont retenues que si elles produisent un montant inférieur au prix contractuel correspondant.

Suivi et reporting

Un reporting annuel au format Excel doit être adressé au plus tard le 31 janvier. Il reprend notamment les familles, produits, références, désignations et quantités commandées. Le titulaire doit également informer sans délai la CPAM de tout retard prévisible et assurer la traçabilité des livraisons, du montage et des interventions.

Les emballages doivent être réduits, sans film plastique ni emballage surdimensionné ou inutile. Le titulaire organise la reprise et le recyclage des emballages et équipements en fin de vie et fournit les justificatifs de traçabilité des déchets.