Prestations d’accueil événementiel

Le lot porte sur des équipes d’hôtesses et d’hôtes mobilisées pour l’accueil des manifestations internes ou externes organisées par l’Apec ou auxquelles elle participe, dans les Hauts-de-France, en Normandie, Grand Est, Bretagne, Pays de la Loire, Centre-Val de Loire et Bourgogne-Franche-Comté. Les demandes sont adaptées à chaque événement et les effectifs sont confirmés au cas par cas.

Préparation et organisation
L’Apec précise, selon les informations disponibles, la nature, les objectifs, la date et le lieu de l’événement, les horaires souhaités, le public attendu, les postes à couvrir, les outils d’accueil, ainsi que les besoins d’accessibilité et les contraintes de protocole ou de sécurité. Le titulaire propose un dispositif adapté. Les plans, programmes, consignes d’accès, listes utiles et procédures d’inscription ou d’émargement peuvent être transmis en amont.

Missions d’accueil

• Accueillir les participants, vérifier leur inscription si nécessaire, les informer et les orienter ; assurer selon les consignes l’émargement, le contrôle des invitations ou billets, le scan des accès et la remise ou l’impression des badges.
• Réguler les flux, anticiper les files d’attente et accueillir les participants aux conférences, ateliers et espaces de rendez-vous ; accueillir les intervenants, invités et personnalités selon les consignes protocolaires éventuelles.
• Assurer, selon les modalités propres à l’événement, le vestiaire, la distribution de documents ou d’objets destinés aux participants, et le passage des microphones en coordination avec les équipes techniques.
• Contrôler les accès aux espaces réservés lorsque prévu, aider à l’orientation des personnes en situation de handicap sans se substituer aux professionnels compétents, et signaler immédiatement les incidents ou difficultés au référent Apec.

Lorsque le dimensionnement le justifie, un chef d’équipe participe au briefing, relaie les consignes, vérifie la présence et l’affectation du personnel, organise les rotations et pauses, coordonne les ajustements et restitue les matériels confiés. Sa fonction et son temps de présence sont définis dans la commande. Les effectifs dépendent notamment des participants attendus, des points d’accueil, des lieux, de l’amplitude horaire et des séquences simultanées ; aucune équipe-type de 15 à 17 personnes n’est imposée.

Conditions d’intervention
Les horaires, prises et fins de poste, briefings, pauses et rendez-vous sont précisés pour chaque prestation. Le personnel se présente suffisamment en amont pour prendre connaissance des consignes et tester les outils éventuels. Un responsable peut être demandé la veille ou pour un repérage si la complexité le justifie ; des heures ou renforts complémentaires peuvent également être sollicités. La tenue professionnelle, soignée et adaptée est fournie et entretenue par le titulaire ; toute tenue harmonisée ou spécifique demandée par l’Apec est soumise à validation préalable, y compris pour les remplaçants. Transport, séjour et frais de bouche du personnel sont à la charge du titulaire. Les matériels confiés (notamment tablettes, smartphones, lecteurs de badges ou listes) sont utilisés, gardés et restitués selon les consignes ; les données accessibles sont réservées à l’exécution de la prestation. Le personnel agit avec professionnalisme, courtoisie, réactivité, discrétion et neutralité.

Les prestations de service à table et de service cocktail sont exclues.