Accueil d’un congrès scientifique

La prestation réunit des espaces de conférence, l’hébergement et la restauration pour un congrès dont la fréquentation prévisionnelle est de 150 à 200 personnes. Le site proposé doit pouvoir accueillir jusqu’à 200 participants sans dégradation des prestations. Les salles, chambres et lieux de restauration doivent être proches — 5 à 10 minutes à pied au plus — et de préférence réunis sur un seul site.

Espaces de travail et équipements

• Salle plénière d’au moins 250 m², avec au minimum 150 places, écran, vidéoprojecteur puissant, sonorisation avec un micro-cravate et deux micros à main, et visioconférence pour les sessions plénières.
• Un ou plusieurs espaces posters à proximité, avec environ 50 grilles d’exposition et des tables pour environ 10 stands d’industriels. Accès à l’espace posters de 8 h à 20 h ; pauses-café à proximité ou dans cet espace.
• Wi-Fi inclus dans le prix de location des espaces et des chambres, permettant environ 150 à 200 connexions simultanées avec un débit adapté aux présentations scientifiques et visioconférences, notamment en salle plénière et dans l’espace posters.
• Salles et équipements disponibles du mardi 14 septembre à 13 h au vendredi 17 septembre à 19 h. Un technicien ou référent technique doit être joignable pendant les sessions scientifiques.

Hébergement et restauration

La structure doit pouvoir héberger au moins 150 personnes. L’offre de base comprend obligatoirement des chambres de catégorie I « Standard » ou équivalent, en chambre simple avec lit double ou en chambre double, avec au moins 80 chambres simples. Chaque chambre dispose d’un accès Wi-Fi. Les catégories II et III et les chambres avec salle de bain partagée de type appartement sont des prestations supplémentaires éventuelles facultatives.

La restauration doit être de bon niveau, variée et équilibrée, et cohérente avec le niveau de l’hôtellerie. Elle comprend les pauses-café (café, thé, eaux plate et gazeuse, jus de fruits, viennoiseries et corbeilles de fruits frais), les déjeuners ainsi que l’apéritif de bienvenue et le dîner festif du mardi 14 septembre. L’apéritif de bienvenue, proposé à partir de 19 h, comprend des boissons alcoolisées et non alcoolisées. Le vin ou les autres boissons alcoolisées peuvent également être proposés à la charge des participants. Les demandes liées aux allergies ou aux menus végétariens doivent pouvoir être prises en compte si elles sont communiquées en amont. Le service des repas ne doit pas excéder une heure et doit être compatible avec le déroulement du séminaire.

Coordination, accessibilité et conditions d’accueil

Le titulaire désigne un interlocuteur disponible et affecté au groupe, et précise les modalités de coordination avec les organisateurs. Il décrit les caractéristiques des chambres, des locaux et des prestations proposées, ainsi que l’accès aux espaces en dehors des sessions. Un service de bar proposant des boissons alcoolisées et non alcoolisées est attendu ; ses conditions d’accès sont à préciser, avec une ouverture d’au moins 18 h à 22 h. Le calme des lieux et la possibilité de détente et d’activités de plein air sans véhicule sont également à apprécier.

Les locaux, chambres, salles, espaces de restauration et circulations doivent respecter les règles d’accessibilité aux personnes en situation de handicap ; le nombre de chambres accessibles aux personnes à mobilité réduite doit être précisé. Le titulaire garantit la conformité des locaux aux règles applicables aux établissements recevant du public, notamment en matière de sécurité incendie, d’évacuation, d’accessibilité et de sûreté, et détient les autorisations administratives nécessaires. Les déplacements entre la gare, les arrêts de transport en commun et le lieu d’accueil restent à la charge des participants ; aucun transfert n’est attendu du titulaire.