Accompagnement à la concertation du PTGE

Concevoir et faciliter le processus de concertation nécessaire à l’élaboration du PTGE Sèvre Niortaise et Mignon, en complément de l’animation territoriale et de la production technique assurées en régie. Le titulaire apporte une expertise méthodologique, organise les échanges collectifs et aide à prévenir ou réguler les tensions, sans se substituer à l’animateur du PTGE.

Installation de la gouvernance et accompagnement des travaux

La première phase comprend la prise en main et la capitalisation des travaux existants, l’analyse des parties prenantes et, si nécessaire, des entretiens complémentaires. Les premières réunions du comité de pilotage servent à définir les instances, les modalités de participation et de représentation, les règles de décision, les conditions de validation des productions et le rythme de travail. La phase aboutit à une proposition détaillée de gouvernance soumise à la validation de la CLE.

Le rythme indicatif de la construction de la gouvernance est d’environ une séquence collective toutes les quatre à cinq semaines, avec au moins une réunion de préparation entre l’IIBSN et le titulaire avant chaque séquence. Une pause estivale des réunions collectives est à respecter. Ces hypothèses ne garantissent pas les quantités commandées. Après stabilisation de la gouvernance, l’accompagnement peut porter sur le partage et la finalisation de l’état des lieux, le diagnostic partagé, les scénarios, le programme d’actions et les fiches actions, ainsi que les restitutions et la finalisation du PTGE. Les formats peuvent être thématiques, inter-thématiques, territorialisés ou de terrain.

Les versions de travail techniques et rédactionnelles (« versions zéro ») sont préparées en régie par l’animateur du PTGE. Le titulaire prépare et anime les séquences où les acteurs les discutent, les enrichissent, arbitrent et valident les productions.

Prestations mobilisables

Les prestations peuvent être commandées séparément ou combinées :

• réunions de cadrage, de préparation et de suivi avec l’équipe projet, à distance ou en présentiel à Niort ; analyse documentaire et prise en main du dossier ; conception méthodologique des séquences, de leur déroulé, des sous-groupes et des restitutions ;
• entretiens individuels ou bilatéraux, par visioconférence, téléphone ou en présentiel, et synthèses transversales faisant ressortir attentes, convergences, divergences, conditions de participation et points de vigilance ; modalités d’anonymisation précisées à la commande le cas échéant ;
• préparation de diaporamas, canevas, fiches de contribution, tableaux de travail et supports de priorisation ou de décision ;
• animation de réunions plénières participatives, groupes de travail, ateliers de terrain et réunions publiques ou restitutions en soirée ; un animateur est compris dans le prix de base des prestations d’animation. Des facilitateurs supplémentaires ou une facilitation renforcée pour les situations sensibles ou conflictuelles nécessitent l’accord préalable de l’IIBSN ;
• comptes rendus, relevés de décisions ou des accords, désaccords et questions ouvertes, notes de synthèse et, sur devis et commande séparée si nécessaire, productions graphiques ou de communication.

Les unités indicatives du BPU comprennent l’heure, la demi-journée, la journée ou le forfait par document, selon la prestation. Le DQE fournit uniquement une simulation de comparaison, sans engagement sur les quantités : il prévoit notamment 20 h de réunions à distance, 4 h en présentiel à Niort, 12 h d’entretiens, 10 demi-journées d’animation plénière, 6 demi-journées de groupes de travail, 1 demi-journée de terrain et 6 h de facilitation renforcée. Les autres quantités estimatives portent notamment sur l’analyse documentaire, la préparation, les supports, les facilitateurs et les livrables.

Méthodes, livrables et coordination

Les méthodes doivent rendre explicites les objectifs et l’usage des contributions, adapter les formats aux publics et à la sensibilité des sujets, favoriser la participation effective et assurer la continuité du processus. Les formats présentiels sont à privilégier lorsque pertinents pour délibérer ou co-construire ; une approche qualitative complète les démarches quantitatives. Les contraintes de disponibilité des acteurs, notamment le calendrier agricole, sont à prendre en compte.

Pour chaque séquence, le bon de commande précise au minimum la prestation concernée, son objectif, son format, son calendrier, les participants et les livrables éventuels. Les documents remis doivent être structurés et lisibles ; les sources sont fournies dans des formats numériques modifiables compatibles avec les outils courants de l’IIBSN, et les versions finalisées en PDF. Les décisions, accords, divergences et suites à donner sont mis en évidence lorsque le document restitue une séquence.

Sauf disposition différente d’un bon de commande, l’IIBSN assure la réservation des salles, les invitations, les inscriptions et relances, l’impression, le matériel disponible, la préparation des salles et, le cas échéant, l’accueil ou la restauration. Le titulaire communique en amont ses besoins matériels et numériques.