Conditions générales

1.Identification de la société

La société INSTAO (« INSTAO ») est une société par actions simplifiée inscrite au RCS de Paris sous le n°943 162 628, dont le siège social est situé 60 rue François Ier, 75008 Paris.

INSTAO peut être contactée à l’adresse mail contact@instao.fr ou via le formulaire de contact disponible sur son site.

2.Services proposés

INSTAO propose à ses clients (les « Clients ») une plateforme utilisant l’intelligence artificielle destinée à simplifier la recherche, l’analyse et la réponse aux marchés publics (la « Plateforme »).

La Plateforme est accessible en mode SaaS (Software as a Service) via l’adresse https://www.instao.fr/.

Dans ce cadre, INSTAO fournit au Client les services suivants (les « Services ») :

• Une licence non exclusive, personnelle et non transmissible d’utilisation de la Plateforme, laquelle comprend notamment les fonctionnalités suivantes :

• La centralisation des appels d’offres publics français, ainsi que la sélection des annonces pertinentes au regard de l’activité du Client,

• La génération automatisée de résumés automatiques permettant au Client d’appréhender rapidement les éléments essentiels d'un marché public,

• La mise à disposition d’un outil de veille concurrentielle fondé sur les données issues du Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP),

• L’assistance à la préparation et la rédaction des réponses aux appels d’offres.

• Les services d’hébergement, de maintenance et de support de la Plateforme, ainsi que tout autre service complémentaire décrit aux présentes.

3.Informations sur les Conditions Générales

4.Conditions d'accès aux Services

Pour utiliser les Services, le Client doit :

1. Être une personne morale agissant par l’intermédiaire d’une personne physique disposant du pouvoir ou de l’habilitation requise pour contracter au nom du Client et pour son compte ;

2. Avoir la qualité de professionnel, entendu comme toute personne physique ou morale agissant à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel.

5.Modalités d’accès et de souscription aux Services

Pour bénéficier des Services, le Client doit disposer d’un appareil compatible (ordinateur, smartphone) et d’un accès à internet.

Le Client accède aux Services en se rendant directement sur la Plateforme.

L’étendue des Services accessibles dépend du statut du Client et varie selon que ce dernier agit en qualité de simple visiteur, d’utilisateur inscrit à la Plateforme ou de titulaire d’un Abonnement.

5.1.Navigation libre (sans inscription préalable)

La simple consultation de la Plateforme, sans inscription préalable, confère au Client un droit d’accès limité aux fonctionnalités de recherche et de consultation des offres de marché publics accessibles sur la Plateforme.

A ce titre, le Client ne peut notamment pas :

• Consulter l’intégralité des offres de marchés publics référencées sur la Plateforme ;

• Accéder à l’ensemble des données et documents associés à ces offres ;

• Utiliser les outils d’analyse avancée permettant d’évaluer la pertinence du marché au regard de son profil.

5.2.Inscription à la Plateforme

L’inscription à la Plateforme permet au Client d’accéder à l’intégralité des informations et documents relatifs à une unique offre de marché public de son choix.

5.2.1.Procédure d’inscription à la Plateforme

Pour s’inscrire, le Client doit :

• Remplir le formulaire prévu à cet effet sur la Plateforme, ou

• Être inscrit sur l’un des sites tiers indiqués sur la Plateforme, utiliser ses identifiants de connexion du site tiers sélectionné. Il autorise expressément INSTAO à accéder aux données de son compte sur le site tiers concerné.

Le Client s’engage à fournir à INSTAO l’ensemble des informations marquées comme obligatoires.

5.2.2.Création du Compte

L’inscription entraîne automatiquement l’ouverture d’un compte au nom du Client (le « Compte »), lui permettant d’accéder aux Services au moyen de son identifiant de connexion et de son mot de passe.

5.3.Souscription à un Abonnement

La souscription à un abonnement (l’ « Abonnement »), effectuée en ligne sur la Plateforme ou par l’acceptation d’un Devis, permet au Client de bénéficier notamment des fonctionnalités suivantes :

• Un accès illimité à l’entièreté des marchés publics référencés sur la Plateforme ;

• Une sélection automatisée des marchés pertinents au regard de son activité, établie sur la base du profil et des critères renseignés en amont par le Client.

Les modalités d’accès aux Services varient selon le mode de souscription de l’Abonnement :

• Lorsque l’Abonnement est souscrit en ligne directement sur la Plateforme : une fois le Compte créé et la souscription validée sur la Plateforme, le Client bénéficie d’un accès utilisateur unique ;

• Lorsque l’Abonnement est souscrit par l’intermédiaire d’un Devis : une fois le Compte créé, le Client peut demander à INSTAO de créer des accès pour des utilisateurs (les « Utilisateurs ») dans la limite du nombre prévu dans les Services souscrits.

Le Client est seul responsable des Utilisateurs et de leur utilisation personnelle de la Plateforme.

5.4.Acquisition de Crédits de réponse

Indépendamment de la souscription à un Abonnement, l’utilisation des fonctionnalités permettant de préparer et de générer des réponses aux marchés publics est conditionnée à l’acquisition préalable de crédit (les « Crédits de réponse »).

Le Client peut ainsi acquérir des Crédits de réponse à l’unité pour un marché déterminé, y compris pour celui auquel il a accédé lors de son inscription gratuite.

6.Description des Services

6.1.Les Services

Avant toute souscription, le Client reconnaît qu’il peut prendre connaissance sur la Plateforme des caractéristiques des Services et de leurs contraintes, notamment techniques.

Le Client reconnait que la mise en œuvre des Services nécessite d’être connecté à internet et que la qualité des Services dépend de cette connexion, dont INSTAO n’est pas responsable.

Les Services auxquels le Client a souscrit sont décrits sur la Plateforme, et/ou dans le Devis.

INSTAO se réserve la possibilité de proposer tout autre Service.

Toute demande de modification des Services souscrits devra faire l’objet d’un Devis complémentaire.

6.2.Licence d’utilisation de la Plateforme

Sauf exception dûment mentionnée sur la Plateforme, INSTAO concède au Client pour la durée de souscription aux Services, moyennant le paiement du prix défini à l’article « Conditions financières », une licence non exclusive, personnelle et non transmissible d’utilisation de la Plateforme dans sa version la plus récente, aux seules fins de fourniture des Services.

Le Client s’interdit formellement de :

• reproduire, arranger, adapter, de façon permanente ou provisoire l’un des éléments de la Plateforme en tout ou en partie, par tous moyens et sous toutes formes ;

• procéder à toute forme d’exploitation commerciale de la Plateforme auprès de tiers ;

• vendre, céder, fournir, prêter, louer, transférer ou distribuer la Plateforme, en concéder des sous-licences ou autres droits d’usage, ou de manière plus générale, de communiquer à un tiers ou à une société affiliée tout ou partie de la Plateforme ;

• modifier la Plateforme et/ou fusionner, intégrer tout ou partie de la Plateforme dans d’autres programmes informatiques ;

• compiler la Plateforme, la décompiler, désassembler, traduire, analyser, procéder au reverse engineering ou tenter d’y procéder, sauf dans les limites autorisées par la loi et notamment à l’article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle ;

• utiliser la Plateforme pour développer un produit concurrent ;

• et plus généralement d’effectuer tout acte d’utilisation ou d’exploitation de la Plateforme non compris dans la licence.

6.3.Les prestations complémentaires

6.3.1.Maintenance

Le Client bénéficie pendant la durée des Services d’une maintenance, notamment corrective et évolutive. Dans ce cadre, l’accès à la Plateforme peut être limité ou suspendu.

Concernant la maintenance corrective, INSTAO fait ses meilleurs efforts pour fournir au Client une maintenance corrective afin de corriger tout dysfonctionnement ou bogue relevé sur la Plateforme.

Concernant la maintenance évolutive, le Client bénéficie pendant la durée des Services d’une maintenance évolutive, qu’INSTAO pourra réaliser automatiquement et sans information préalable, et qui comprend des améliorations des fonctionnalités de la Plateforme, l’ajout de nouvelles fonctionnalités et/ou installations techniques utilisées dans le cadre de la Plateforme (visant à introduire des extensions mineures ou majeures).

L’accès à la Plateforme peut par ailleurs être limité ou suspendu pour des raisons de maintenance planifiée, qui peut inclure les opérations de maintenance corrective et évolutive susvisées.

6.3.2.Hébergement

INSTAO assure, dans les termes d’une obligation de moyens, l’hébergement de la Plateforme, ainsi que des données produites et/ou saisies par/sur la Plateforme, sur ses serveurs ou par l’intermédiaire d’un prestataire d’hébergement professionnel, et sur des serveurs situés dans un territoire de l’Union européenne.

6.3.3.Assistance technique

En cas de difficulté rencontrée lors de l’utilisation des Services, le Client peut contacter INSTAO aux coordonnées mentionnées à l’article « Identification de la société ».

Le service d’assistance technique est accessible du lundi au vendredi, hors jours chômés ou fériés, de 8 heures à 18 heures. En fonction du besoin identifié, INSTAO estimera le délai de réponse et en tiendra le Client informé.

7.Durée de souscription aux Services

L’inscription à la Plateforme prend effet pour une durée indéterminée à compter de sa validation par le Client.

En cas souscription aux Services sous forme d’Abonnement moyennant un prix tel que prévu à l’article « Prix des Services », l’Abonnement débute au jour de sa souscription pour une période initiale indiquée sur la Plateforme ou sur le Devis.

Il se renouvelle tacitement, pour des périodes successives de même durée que la période initiale (avec la période initiale, les « Périodes »), de date à date, sauf si l’Abonnement est dénoncé dans les conditions de l’article « Fin des Services ».

8.Conditions financières de INSTAO

8.1.Prix des Services

L’inscription à la Plateforme est fournie au Client à titre gratuit.

En cas de souscription à un Abonnement, les prix des Services auxquels le Client a souscrit sont indiqués sur la Plateforme ou dans le Devis.

Toute Période entamée est due dans son intégralité.

INSTAO est libre de proposer des offres promotionnelles ou des réductions de prix.

Les prix de INSTAO peuvent être révisés à tout moment dans les conditions de l’article « Modification des Conditions Générales ».

8.2.Modalités de facturation et de paiement de INSTAO

INSTAO adresse au Client une facture par Période par tout moyen utile.

En cas de souscription à un Abonnement par Devis, le paiement est effectué par prélèvement bancaire automatique à la souscription de l’Abonnement, puis à chaque renouvellement. Les informations bancaires du Client sont annexées au Devis.

Le Client garantit à INSTAO disposer des autorisations nécessaires pour utiliser ce mode de paiement.

Pour l’acquisition des Crédits réponse, INSTAO adresse au Client une facture à la date de souscription par tout moyen utile. Le paiement du prix s’effectue en ligne, par le biais du prestataire de services de paiement indiqué sur la Plateforme.

Les paiements sur la Plateforme sont mis en œuvre par le biais du prestataire de services de paiement indiqué sur la Plateforme.

Le Client garantit à INSTAO disposer des autorisations nécessaires pour utiliser ce mode de paiement.

8.3.Conséquences en cas de retard ou de défaut de paiement

En cas de défaut ou de retard de paiement, INSTAO se réserve le droit, dès le lendemain de la date d’échéance figurant sur la facture, de :

• suspendre immédiatement les Services en cours jusqu’au paiement de l’intégralité des sommes dues,

• facturer à son profit un intérêt de retard égal à 3 fois le taux d’intérêt légal, assis sur le montant des sommes non réglées à l’échéance et d’une indemnité forfaitaire de 40 euros au titre des frais de recouvrement, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement exposés sont supérieurs à ce montant.

9.Droit de rétractation du Client

Le Client bénéficie d’un droit de rétractation s’il est (i) un professionnel qui compte 5 salariés ou moins, (ii) achète un bien ou un service n’entrant pas dans son champ d’activité principale (i.e. ne touche pas de près ou de loin aux Services) et que (iii) le contrat est conclu « hors établissement », à savoir :

• dans un lieu, différent des locaux de INSTAO, où elle-même et le Client étaient présents ensemble physiquement et simultanément (par exemple : signature du devis chez le Client),

• dans les locaux du Client ou au moyen d'une technique de communication à distance, immédiatement après qu’INSTAO ait sollicité personnellement et individuellement le Client (i) dans un lieu différent de celui des locaux de INSTAO et (ii) où elle-même et le Client étaient présents ensemble physiquement et simultanément (par exemple : rendez-vous chez le Client ou lors d’un salon, remise d’un devis à cette occasion, puis signature par le Client dans ses locaux (de façon manuscrite ou souscription en ligne)).

Ce droit de rétractation est de 14 jours calendaires à compter de l’acceptation des Conditions Générales ou, le cas échéant de la signature du Devis. Le Client peut exercer ce droit gratuitement en envoyant à INSTAO avant la fin du délai aux coordonnées mentionnées à l’article « Identification de la société » :

• le formulaire de rétractation complété disponible en Annexe 1,

• ou toute autre déclaration, dénuée d’ambiguïté, exprimant la volonté du Client de se rétracter.

Si le Client exerce son droit de rétractation, INSTAO remboursera tous ses paiements reçus, en utilisant le même moyen de paiement que celui que le Client a utilisé (sauf s’il accepte expressément un moyen différent), sans retard excessif et au plus tard 14 jours calendaires à compter du jour où INSTAO a été informée de la volonté du Client de se rétracter.

Si le Client demande à ce que les Services commencent avant l’expiration du délai de rétractation, en cochant la case à cet effet dans le formulaire, ou en acceptant et signant le Devis, il est uniquement redevable du prix des Services calculé au prorata des Services fournis jusqu’au jour où INSTAO a été informée de la volonté du Client de se rétracter.

10.Droits de propriété intellectuelle sur la Plateforme

La Plateforme est la propriété de INSTAO, de même que les logiciels, infrastructures, bases de données et contenus de toute nature (textes, images, visuels, musiques, logos, marques, etc.) qu’elle exploite. Ils sont protégés par tous droits de propriété intellectuelle ou droits des producteurs de bases de données en vigueur. La licence qu’INSTAO consent au Client n’entraine aucun transfert de propriété.

Le Client, et les Utilisateurs, bénéficient d’une licence en mode SaaS non exclusive et non transmissible d’utilisation de la Plateforme pour la durée prévue à l’article « Durée de souscription aux Services ».

11.Références commerciales

Les parties pourront faire usage de leurs noms, marques et logos respectifs et faire référence à leurs plateformes respectives, à titre de références commerciales, pendant la durée de leur relation contractuelle et 3 ans au-delà.

12.Obligations et responsabilité du Client

12.1.Concernant la fourniture d’informations

Le Client s’engage à fournir à INSTAO toutes les informations nécessaires pour la souscription et l’utilisation des Services.

12.2.Concernant le Compte du Client

Le Client :

• garantit que les informations transmises dans le formulaire sont exactes et s’engage à les mettre à jour,

• reconnait que ces informations valent preuve de son identité et l’engagent dès leur validation,

• est responsable du maintien de la confidentialité et de la sécurité de son identifiant et mot de passe. Tout accès à la Plateforme à l’aide de ces derniers étant réputé effectué par lui.

Le Client doit immédiatement contacter INSTAO aux coordonnées mentionnées à l’article « Identification de la société » s’il constate que son Compte a été utilisé à son insu. Il reconnait qu’INSTAO aura le droit de prendre toutes mesures appropriées en pareil cas.

Le Client est seul responsable de la création des accès pour les Utilisateurs.

12.3.Concernant l’utilisation des Services

Le Client est responsable de son utilisation des Services et de toute information qu’il partage dans ce cadre. Il est également responsable de l’utilisation des Services et de toutes informations partagées par les Utilisateurs. Il s'engage à ce que les Services soient exclusivement utilisés par lui et/ou les Utilisateurs, qui sont soumis aux mêmes obligations que lui dans leur utilisation des Services.

Le Client s’interdit de détourner les Services à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus, et notamment pour :

• exercer une activité illégale ou frauduleuse,

• porter atteinte à l’ordre public et aux bonnes mœurs,

• porter atteinte à des tiers ou à leurs droits, de quelque manière que ce soit,

• violer une disposition contractuelle, législative ou règlementaire,

• exercer toute activité de nature à interférer dans le système informatique d’un tiers notamment aux fins d’en violer l’intégrité ou la sécurité,

• effectuer des manœuvres visant à promouvoir ses services et/ou sites ou ceux d’un tiers,

• aider ou inciter un tiers à commettre un ou plusieurs actes ou activités listés ci-dessus.

Le Client s’interdit également de :

• copier, modifier ou détourner tout élément appartenant à INSTAO ou tout concept qu’elle exploite dans le cadre des Services,

• adopter tout comportement de nature à interférer avec ou détourner les systèmes informatiques de INSTAO ou porter atteinte à ses mesures de sécurité informatique,

• porter atteinte aux droits et intérêts financiers, commerciaux ou moraux de INSTAO,

• commercialiser, transférer ou donner accès de quelque manière que ce soit aux Services, aux informations hébergées sur la Plateforme ou à tout élément appartenant à INSTAO.

Le Client est responsable des contenus de toute nature qu’il téléverse sur la Plateforme dans le cadre des Services.

Le Client s’interdit de diffuser tout contenu (cette liste n’est pas exhaustive) :

• portant atteinte à l’ordre public et aux bonnes mœurs (pornographiques, obscènes, indécents, choquants ou inadaptés à un public familial, diffamatoires, injurieux, violents, racistes, xénophobes ou révisionnistes),

• portant atteinte aux droits de tiers (contenus contrefaisants, atteinte aux droits de la personnalité, etc.) et plus généralement violant une disposition contractuelle, législative ou règlementaire,

• préjudiciable à des tiers de quelque manière que ce soit,

• mensonger, trompeur ou proposant ou promouvant des activités illicites, frauduleuses ou trompeuses,

• nuisible aux systèmes informatiques de tiers.

Le Client garantit INSTAO contre toute réclamation et/ou action qui pourrait être exercée à son encontre à la suite de la violation de l’une des obligations du Client. Le Client indemnisera INSTAO du préjudice subi et la remboursera de toutes les sommes qu’elle pourrait avoir à supporter de ce fait.

12.4.Concernant l’utilisation des fonctionnalités d’intelligence artificielle

Les Services proposés par INSTAO reposent en tout ou partie sur des technologies d’intelligence artificielle permettant notamment de générer des contenus, analyses, recommandations ou synthèses à partir des données disponibles.

Le Client est expressément informé que :

• les résultats produits par la Plateforme sont générés de manière automatisée et peuvent comporter des erreurs, omissions, approximations ou biais ;

• ces résultats sont fournis à titre indicatif et d’assistance à la décision uniquement, et ne sauraient se substituer à une analyse humaine, à une vérification indépendante ou à un conseil professionnel adapté.

En conséquence, le Client s’engage à :

• vérifier la pertinence, l’exactitude et l’exhaustivité des informations, analyses et contenus générés par la Plateforme préalablement à toute utilisation ;

• ne pas se fonder exclusivement sur les résultats fournis pour prendre des décisions, notamment dans le cadre de la réponse à des marchés publics ;

• conserver la responsabilité pleine et entière de ses décisions, actions et documents produits, y compris ceux élaborés avec l’assistance de la Plateforme.

INSTAO ne saurait être tenue responsable des contenus, analyses, recommandations ou documents générés par les fonctionnalités d’intelligence artificielle de la Plateforme.

À ce titre, INSTAO ne garantit pas l’exactitude, la fiabilité, la pertinence, l’exhaustivité ou l’adéquation des contenus, analyses, recommandations, synthèses ou documents générés par la Plateforme aux besoins du Client.

En tout état de cause, INSTAO ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant :

• de l’utilisation des résultats générés par la Plateforme sans vérification préalable ;

• d’une interprétation ou exploitation inappropriée des informations fournies ;

• de toute inadéquation des résultats aux besoins ou objectifs du Client ;

• ou de toute décision prise par le Client sur la base desdits résultats.

13.Obligations et responsabilité de INSTAO

INSTAO s’engage à fournir les Services avec diligence, étant précisé qu’elle est tenue à une obligation de moyens.

13.1.Concernant la qualité des Services

INSTAO fait ses meilleurs efforts pour fournir au Client des Services de qualité.

A cette fin, elle procède régulièrement à des contrôles afin de vérifier le fonctionnement et l’accessibilité de ses Services et peut ainsi réaliser une maintenance dans les conditions précisées à l’article « Maintenance ».

INSTAO n’est néanmoins pas responsable des difficultés ou impossibilités momentanées d’accès à ses Services qui auraient pour origine :

• des circonstances extérieures à son réseau (et notamment la défaillance partielle ou totale des serveurs du Client),

• la défaillance d’un équipement, d’un câblage, de services ou de réseaux non inclus dans ses Services ou qui n’est pas sous sa responsabilité,

• l’interruption des Services du fait des opérateurs télécoms ou fournisseurs d’accès à internet,

• l’intervention du Client notamment via une mauvaise configuration appliquée sur les Services,

• un cas de force majeure.

INSTAO est responsable du fonctionnement de ses serveurs, dont les limites extérieures sont constituées par les points de raccordement.

Par ailleurs, elle ne garantit pas que les Services :

• soumis à une recherche constante pour en améliorer notamment la performance et le progrès, seront totalement exempts d’erreurs, de vices ou défauts,

• étant standards et nullement proposés en fonction des contraintes personnelles du Client, répondront spécifiquement à ses besoins et attentes.

13.2.Concernant la garantie de niveau de service de la Plateforme

INSTAO ne propose aucune garantie de niveau de service de la Plateforme.

Toutefois, INSTAO fait ses meilleurs efforts pour maintenir un accès à la Plateforme 24h/24h et 7j/7j sauf en cas de maintenance planifiée dans les conditions définies à l’article « Maintenance » ou de force majeure.

13.3.Concernant la sauvegarde des données sur la Plateforme

INSTAO fait ses meilleurs efforts pour sauvegarder toutes données produites et/ou saisies par/sur la Plateforme.

Sauf en cas de fautes avérées de la part de INSTAO, elle n’est néanmoins pas responsable de toute perte de données au cours des opérations de maintenance.

13.4.Concernant le stockage et la sécurité des données

INSTAO fournit des capacités de stockage suffisantes pour l’exploitation des Services.

INSTAO fait ses meilleurs efforts pour assurer la sécurité des données en mettant en œuvre des mesures de protection des infrastructures et de la Plateforme, de détection et prévention des actes malveillants et de récupération des données.

13.5.Concernant la publication de contenus

INSTAO intervient en qualité de prestataire d’hébergement pour les contenus que le Client téléverse sur la Plateforme. En conséquence, elle n’est pas responsable de ces contenus.

13.6.Concernant le recours à la sous-traitance et la cession

INSTAO peut recourir à des sous-traitants dans le cadre de l’exécution des Services, qui sont soumis aux mêmes obligations que les siennes dans le cadre de leur intervention. Elle reste néanmoins seule responsable de la bonne exécution des Services à l’égard du Client.

INSTAO peut se substituer toute personne qui sera subrogée dans tous ses droits et obligations au titre de sa relation contractuelle avec le Client. Le cas échéant, elle informera le Client de cette substitution par tout moyen écrit.

14.Limitation de la responsabilité de INSTAO

La responsabilité de INSTAO est limitée aux seuls dommages directs avérés que le Client subit du fait de l’utilisation des Services.

A l’exception des dommages corporels, décès et faute lourde, et sous réserve d’avoir émis une réclamation par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai d’un mois suivant la survenance du dommage, la responsabilité de INSTAO ne saurait être engagée pour un montant supérieur aux montants qu'elle a perçus dans le cadre de la fourniture de ses Services.

15.Modes de preuve admis

La preuve peut être établie par tout moyen.

Le Client est informé que les messages échangés par le biais de la Plateforme ainsi que les données recueillies sur la Plateforme et les équipements informatiques de INSTAO constituent l’un des modes de preuve admis, notamment pour démontrer la réalité des Services réalisés et le calcul de leur prix.

16.Modalités de traitement des données à caractère personnel

16.1.Dispositions générales

Les parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à se conformer à toutes les obligations légales et réglementaires qui leur incombent en matière de protection des données à caractère personnel, notamment la loi 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version modifiée dite Loi Informatique et Libertés et le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ensemble la « Réglementation applicable »).

Pour en savoir plus sur les traitements réalisés par INSTAO, le Client est invité à prendre connaissance de la politique de confidentialité de INSTAO disponible sur la Plateforme.

16.2.Modalités de traitement des données à caractère personnel par INSTAO en qualité de sous-traitant

Dans le cadre des Services, INSTAO est amenée à traiter des données à caractère personnel au nom et pour le compte du Client en qualité de sous-traitant, tandis que le Client, lui agit en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable. Les caractéristiques des traitements sont décrites en Annexe 2 des Conditions Générales.

16.2.1.Traitement des données

INSTAO s’engage à ne traiter les données à caractère personnel que pour les finalités listées à l’Annexe 2 et conformément aux instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne le transfert des données en dehors de l’Union Européenne. INSTAO s’engage à informer le Client si, selon elle, une instruction constitue une violation de la Réglementation applicable. INSTAO se réserve le droit de suspendre, le traitement jusqu’à la modification par le Client de l’instruction en cause de manière à ce qu’elle ne viole plus la Réglementation applicable, sans engager sa responsabilité contractuelle du fait de cette suspension. Cette suspension ne donne lieu à aucun remboursement du prix des Services pour la période de suspension. Si le Client ne modifie pas mais maintient l’instruction en cause, INSTAO se réserve le droit de résilier les Conditions Générales sans délai et sans frais.

En outre, si INSTAO est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit applicable aux Conditions Générales, elle doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

16.2.2.Sécurité et confidentialité des données

INSTAO s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel, leur sauvegarde ainsi que le rétablissement de leur disponibilité en cas d’incident physique ou technique. INSTAO veille également à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel soient soumises à l’obligation d’en préserver la confidentialité.

16.2.3.Autres sous-traitants

INSTAO est autorisée à faire appel aux sous-traitants (les « Sous-traitant(s) ultérieur(s) ») listés en Annexe 2 des Conditions Générales pour mener des activités de traitement spécifiques. En cas de changement dans la liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés, INSTAO informera préalablement et par écrit le Client. Cette information devra indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du Sous-traitant ultérieur. Le Client dispose d’un délai de 15 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections légitimes et motivées. A défaut de notifications d’objections passé ce délai, le Client sera réputé avoir accepté le recours au Sous-traitant ultérieur. En cas d’objections persistantes du Client, les Parties se réuniront de bonne foi et feront leurs meilleurs efforts pour discuter d’une résolution. INSTAO pourra choisir de (i) ne pas avoir recours au Sous-traitant ultérieur ou (ii) de prendre les mesures correctrices demandées par le Client dans le cadre des objections formulées et avoir recours au Sous-traitant ultérieur. Si aucune des options n’est raisonnablement possible, et si INSTAO ne peut avoir recours pour des raisons légitimes à un autre sous-traitant pour le traitement envisagé, l’une ou l’autre des Parties pourra résilier les Conditions Générales moyennant un préavis de 30 jours.

Le Sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations des Conditions Générales pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à INSTAO de s’assurer que le Sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la Réglementation applicable. Si le Sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, INSTAO demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le Sous-traitant ultérieur de ses obligations.

16.2.4.Transfert de données à caractère personnel hors de l’Union européenne

INSTAO est autorisée à transférer les données à caractère personnel traitées dans le cadre des Conditions Générales vers des pays situés hors de l’Union européenne, sous réserve de la mise en place de garanties appropriées telles que définies au Chapitre V du RGPD.

16.2.5.Assistance et fourniture d’informations

INSTAO s’engage à :

• assister le Client et répondre dans les meilleurs délais à toute demande d’information lui étant adressée par le Client, que ce soit dans le cadre d’une analyse d’impact ou d’une demande présentée par les autorités de protection des données ou le délégué à la protection des données du Client ;

• dans la mesure du possible, assister le Client à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d'exercer leurs droits prévus par la Réglementation applicable. Lorsque les demandes sont adressées directement à INSTAO, cette dernière (i) adresse ces demandes au Client dans les meilleurs délais par courrier électronique à l’adresse communiquée par le Client, et (ii) accuse réception des demandes, en indiquant aux personnes concernées que celles-ci ont bien été transférées au Client, en tant que responsable de traitement ;

• notifier au Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance toute violation des données à caractère personnel portant sur les traitements faisant l’objet des Conditions Générales et lui communiquer toute information et documentation utile relative à cette violation.

16.2.6.Sort des données

INSTAO s’engage, au choix du Client, à supprimer les données à caractère personnel à l’expiration des Conditions Générales ou à les renvoyer au Client et à ne pas en conserver de copie, sauf si la Réglementation applicable l’exige. Le Client dispose d’un mois à compter de la fin des Conditions Générales pour exercer son choix. Passé ce délai, INSTAO supprimera toutes les données à caractère personnel.

16.2.7.Documentation

INSTAO met à disposition du Client, sur demande de celui-ci, toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits. Le Client a ainsi la possibilité de procéder à des audits 1 fois par an et à ses frais afin de vérifier la conformité de INSTAO aux obligations prévues dans le présent article. Le Client informera INSTAO de la tenue de l’audit moyennant un préavis minimum de 2 semaines. L’identité de l’auditeur devra être acceptée d’un commun accord entre les Parties. INSTAO se réserve notamment le droit de refuser l’identité de l’auditeur retenu s’il appartient à une société concurrente. L’audit devra être réalisé pendant les heures ouvrées de INSTAO et de manière à perturber le moins possible son activité. L’audit ne pourra ainsi porter atteinte de quelque façon que ce soit (i) aux mesures techniques et organisationnelles de sécurité déployées par INSTAO, (ii) à la sécurité et la confidentialité des données des autres clients de INSTAO, et (iii) au bon fonctionnement et à l’organisation de la production de INSTAO. Dans la mesure du possible, les Parties conviendront à l’avance du périmètre de l’audit. Le rapport d’audit sera adressé à INSTAO afin de permettre à cette dernière de formuler ses observations ou remarques éventuelles par écrit, lesquelles seront annexées à la version finale du rapport d’audit. Chaque rapport d’audit sera considéré comme une information confidentielle.

16.2.8.Réutilisation des données par INSTAO

Le Client autorise par les présentes INSTAO à traiter les données personnelles collectées dans le cadre des services (notamment les données de connexion et d’identification) aux fins d’amélioration des services de INSTAO, et notamment de réalisation des statistiques sur la façon dont la Plateforme est utilisée par le Client et les éventuels Utilisateurs. INSTAO agira dans ce cadre en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable et s’engage à ce titre à respecter les dispositions légales sur la protection des données dans le cadre des traitements précités.

16.2.9.Obligations du Client vis-à vis de INSTAO

Le Client s’engage à :

• fournir à INSTAO les données personnelles visées dans l’Annexe 2, à l’exclusion de toute donnée personnelle non pertinente, disproportionnée ou non nécessaire, et à l’exclusion de toute donnée « particulière » au sens de la Réglementation applicable, sauf si les traitements le justifient, à charge pour le Client d’établir ces justifications et de prendre toutes mesures, notamment d’information préalable, de recueil de consentement et de sécurité, appropriées pour de telles données particulières ;

• collecter sous sa responsabilité, de manière licite, loyale et transparente, les données personnelles fournies à INSTAO, pour l’exécution de ses services, et en particulier, s’assurer de la base légale de cette collecte et de l’information due aux personnes concernées ;

• tenir un registre des traitements et plus généralement, respecter les principes issus de la Réglementation applicable ;

• veiller au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par la Réglementation applicable.

17.Force majeure

INSTAO ne peut être responsable des manquements ou retards dans l’exécution de ses obligations contractuelles dus à un cas de force majeure survenu pendant la durée de sa relation avec le Client, telle que définie à l’article 1218 du Code civil.

Si INSTAO est empêchée d’exécuter ses obligations pour un cas de force majeure, elle doit en informer le Client par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Les obligations sont suspendues dès réception de la lettre, et devront être reprises dans un délai raisonnable dès la cessation du cas de force majeure.

INSTAO reste néanmoins tenue de l’exécution des obligations qui ne sont pas affectées par un cas de force majeure.

18.Fin des Services

En cas de souscription à un Abonnement, celui-ci peut être dénoncé à tout moment selon les modalités suivantes :

• Par le Client :

  • Pour les Abonnements souscrits sur la Plateforme : directement et gratuitement par l’intermédiaire de la fonctionnalité prévue à cet effet sur la Plateforme ou à travers son Compte, sans préavis. La résiliation prend effet au terme de la Période d’Abonnement en cours, le Client conservant l’accès aux Services jusqu’à cette échange ;

  • Pour les Abonnements souscrits sur Devis : par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à INSTAO, moyennant un préavis d’un (1) mois avant le terme de la Période d’Abonnement en cours ;

• Par INSTAO : en adressant un email au Client.

Toute Période entamée est due dans son intégralité.

Lorsque le Client n’a pas souscrit d’Abonnement, le Client peut se désinscrire des Services directement et gratuitement selon les mêmes modalités que celles décrites ci-dessus. La résiliation est effective immédiatement.

Le Client n’a plus accès à son compte à compter de la fin des Services.

19.Changement de fournisseur

19.1.Principe

Conformément au Règlement européen 2023/2854 du Parlement européen et du Conseil du 13 décembre 2023 dit « Data Act », le Client dispose du droit de changer de fournisseur de services de traitement de données, de migrer ses données exportables vers une infrastructure TIC sur site ou le cas échéant de recourir simultanément à plusieurs fournisseurs de services de traitement de données (ci-après ensemble : le « Changement de fournisseur »).

INSTAO s’engage à faciliter ce processus et à concourir à la stratégie de sortie du Client concernant les Services couverts par les Conditions Générales, y compris en lui communiquant toutes les informations pertinentes, dans les conditions définies au présent article.

De son côté, le Client s’engage à coopérer activement et de bonne foi avec INSTAO pour rendre le processus de changement effectif. Il s’engage à imposer le cas échéant à son nouveau fournisseur une obligation de coopération similaire.

19.2.Mise en œuvre

• Préavis : le Client devra informer INSTAO de son souhait de mettre en œuvre le processus de Changement de fournisseur par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un préavis de 2 mois.

Il devra préciser laquelle des modalités de Changement de fournisseur il souhaite mettre en œuvre (recours à un autre fournisseur / passage à une infrastructure TIC sur site / recours simultané à plusieurs fournisseurs) et fournir à INSTAO à l’appui de sa demande tout justificatif utile, afin d’attester qu’il s’agit bien d’un Changement de fournisseur au sens du Data Act et non d’une résiliation anticipée pour convenance.

• Période transitoire : À l’expiration du délai de préavis de 2 mois prévu ci-dessus, INSTAO disposera d’une période transitoire de 30 jours calendaires pour transmettre à l’Utilisateur les données exportables prévues à l’article « Données exportables », dans un format standard et lisible par machine.

Par dérogation à ce qui précède, s'il est techniquement impossible d'achever la transmission des données dans ce délai de 30 jours, INSTAO en informera le Client dans un délai de 14 jours ouvrables à compter de sa demande de mettre en œuvre le processus de Changement de fournisseur.

INSTAO devra motiver l’impossibilité technique et indiquer une autre période transitoire, qui ne pourra excéder 7 mois.

Le Client a le droit de prolonger la période transitoire une fois, pour la durée qu’il juge la plus appropriée à ses propres fins.

Pendant la période transitoire, INSTAO s’engage à :

• Poursuivre la fourniture des Services au titre des Conditions Générales.

• Fournir une assistance raisonnable à l’Utilisateur et, le cas échéant, au nouveau prestataire désigné par ce dernier, pour assurer le bon déroulement du processus de Changement de fournisseur.

• Fournir le cas échéant à l’Utilisateur des informations claires sur les risques connus pour la continuité de la fourniture des Services.

• Maintenir un niveau de sécurité élevé tout au long du processus de Changement de fournisseur, en particulier en ce qui concerne la sécurité des données pendant leur transfert et pendant la période de récupération.

• Période de récupération : À l'issue de la période transitoire prévue ci-dessus, le Client disposera encore de 30 jours calendaires pour récupérer ses données exportables.

• Effacement des données : À l’issue de la période de récupération, INSTAO procèdera à l’effacement des données exportables, à l’exception des données qu’INSTAO aurait besoin de conserver en application d’obligations légales ou afin de prouver la bonne exécution de ses obligations à l’égard du Client.

• Résiliation des Services : En cas de recours à un fournisseur tiers ou de passage à une infrastructure TIC sur site nécessitant une transmission des données exportables, les Services seront considérés comme résiliés lorsque le processus de Changement de fournisseur sera achevé avec succès. En cas de passage à une infrastructure TIC sur site nécessitant uniquement un effacement des données, les Services seront considérés comme résiliés suite à cet effacement. INSTAO notifiera cette résiliation à l’Utilisateur par tout moyen écrit utile.

19.3.Données exportables

Les catégories de données exportables sont les suivantes :

• Les données relatives aux Utilisateurs traitées conformément aux dispositions de l’article « Données personnelles » et de l’Annexe 2.

• Les données entrantes fournies par le Client.

Sont expressément exclus du périmètre de la réversibilité : les codes sources, les structures de bases de données, les logs de sécurité, les algorithmes de scoring et toute information relevant du secret des affaires de INSTAO.

19.4.Frais

Le Changement de fournisseur, et notamment l’export par le Client de ses données dans les conditions prévues au présent article, s’effectue sans frais.

Toute demande du Client pour des services additionnels allant au-delà des obligations prévues au présent article pourra faire l'objet d'une facturation complémentaire, sur devis préalablement accepté par l’Utilisateur.

19.5.Pénalités pour résiliation anticipée

Si le processus de Changement de fournisseur conduit à une résiliation anticipée de la relation contractuelle par rapport à la durée prévue à l’article « Durée de souscription aux Services », le Client sera redevable de plein droit:

1. Du remboursement des avantages perçus : La restitution de toutes les remises accordées le cas échéant en contrepartie de son engagement de durée, telles que prévues au Devis, et notamment les remises tarifaires accordées sur le prix des Services, les périodes de gratuité ou mois offerts au titre de l’engagement, la prise en charge totale ou partielle des frais d’onboarding,de paramétrage ou de configuration normalement facturés.

2. D’une indemnité de résiliation :Le Client reconnaît à ce titre que la fourniture des Services implique, dès leur mise en œuvre, des frais de paramétrage, de configuration et de mobilisation d’expertises spécifiques par INSTAO. Ainsi, en cas de résiliation anticipée, l’Utilisateur sera redevable d’une indemnité de résiliation, destinée à compenser ces frais engagés par INSTAO et non couverts à la date de résiliation, dont le montant ou les modalités de calcul sont précisés au Devis.

20.Réversibilité des données

20.1.Objet de la réversibilité

Le Client peut, à tout moment pendant la durée des Services, exporter ses données directement depuis la Plateforme, de manière autonome et gratuite, dans un format structuré et couramment utilisé permettant leur lecture et leur réutilisation par un système tiers.

En cas de cessation de la relation contractuelle pour une autre cause que celle encadrée par l’article « Changement de fournisseur », INSTAO s’engage sur la base d’une obligation de moyens à permettre au Client de récupérer l’intégralité de ses données afin de lui permettre de reprendre l’exploitation de ses activités.

La réversibilité porte exclusivement sur les données entrantes fournies par le Client et les documents justificatifs.

Sont expressément exclus du périmètre de la réversibilité : les codes sources, les structures de bases de données, les logs de sécurité, les algorithmes de scoring et toute information relevant du secret des affaires de INSTAO.

20.2.Modalités de mise en œuvre

Le Client dispose d'un délai maximal de 30 jours calendaires à compter de la date d’effet de la résiliation pour solliciter la réversibilité de ses données par lettre recommandée avec accusé de réception.

Passé ce délai, INSTAO ne sera plus tenue d’assurer la conservation des données et pourra procéder à leur suppression définitive, sous réserve des obligations légales de conservation.

L'accès du Client à la Plateforme étant immédiatement coupé à la date de fin des Services, l'extraction des données sera réalisée exclusivement par les équipes de INSTAO.

20.3.Format des données

INSTAO restituera les données dans un format standard du marché (type .csv ou .json) permettant leur lecture aisée par un système tiers.

INSTAO tenue à aucune obligation d'interopérabilité spécifique.

20.4.Conditions financières

Les prestations de réversibilité (assistance technique, extraction des bases de données, transfert sécurisé) ne sont pas incluses dans le prix de l'Abonnement/ des Services.

Ces prestations feront l'objet d'un devis complémentaire établi par INSTAO sur la base de ses tarifs en vigueur au moment de la demande.

L'exécution de la réversibilité est conditionnée au paiement préalable de l'intégralité des sommes dues par l’Utilisateur à INSTAO au titre du contrat, y compris les éventuelles indemnités de rupture.

21.Sanctions en cas de manquement

Constituent des obligations essentielles à l’égard du Client (les « Obligations essentielles ») :

• le paiement du prix,

• ne pas fournir des informations erronées, incomplètes à INSTAO,

• respecter les règles usuelles de politesse et de courtoisie dans les échanges avec INSTAO,

• ne pas utiliser les Services pour un tiers,

• ne pas exercer d’activités illégales, frauduleuses ou portant atteinte aux droits ou à la sécurité des tiers, l’atteinte à l’ordre public ou la violation des lois et règlements en vigueur.

En cas de manquement à l’une de ces Obligations essentielles, INSTAO peut :

• suspendre ou supprimer l’accès du Client aux Services,

• publier sur la Plateforme tout message d’information qu’INSTAO juge utile,

• avertir toute autorité compétente, coopérer avec elle et lui fournir toutes les informations utiles à la recherche et à la répression d’activités illégales ou illicites,

• engager toute action judiciaire.

Ces sanctions sont sans préjudice de tous dommages et intérêts qu’INSTAO pourrait réclamer au Client.

En cas de manquement à toute obligation autre qu’une Obligation essentielle, INSTAO demandera par tout moyen écrit utile au Client de remédier au manquement dans un délai maximum de 15 jours calendaires. Les Services prendront fin à l’issue de ce délai à défaut de régularisation du manquement.

La fin des Services entraîne la suppression du Compte du Client.

22.Modification des Conditions Générales

INSTAO peut modifier ses Conditions Générales à tout moment et en informera le Client par tout moyen écrit (et notamment par email) 2 mois au moins avant leur entrée en vigueur.

Les Conditions Générales modifiées sont applicables lors du renouvellement de l’Abonnement du Client.

Si le Client n’accepte pas ces modifications, il doit résilier son Abonnement selon les modalités prévues à l’article « Fin des Services ».

Si le Client utilise les Services après l’entrée en vigueur de ses Conditions Générales modifiées, INSTAO considère que le Client les a acceptées.

23.Loi applicable et juridictions compétentes

Les Conditions Générales sont régies par la loi française.

En cas de litige opposant le Client et INSTAO, et à défaut d’accord amiable dans les 2 mois suivant la première notification, celui-ci sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Paris (France), sauf dispositions impératives contraires.

Annexe 1 – Formulaire de droit de rétractation

Veuillez compléter et renvoyer le présent formulaire uniquement si vous souhaitez vous rétracter du contrat.

A l'attention de : INSTAO

Adresse : 60 rue François Ier, 75008 Paris.

Adresse électronique : contact@instao.fr

Je vous notifie par la présente ma rétractation du contrat portant sur les services : ________________

Si le remboursement a lieu sous une autre forme que le moyen de paiement initial :

J’accepte expressément que le remboursement pourra s’effectuer par virement bancaire.

Inscription sur la Plateforme Instao le ______

Nom du Client : ___________________

Adresse du Client : __________________

Signature du Client : __________________

(uniquement en cas de notification du présent formulaire sur papier)

Date : __________________

Annexe 2 – Données Personnelles

1.Description du traitement des données effectué par INSTAO pour le compte du Client

2.Liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés