Transport aérien et services associés pour voyage scolaire

Transport aller-retour en vols réguliers pour un groupe de 41 personnes : 36 élèves mineurs âgés de 15, 16 ou 17 ans et 5 accompagnateurs, dont le réalisateur d’un film documentaire. L’arrivée est souhaitée tôt le matin, vers 6 h ; le vol retour est souhaité autour de 23 h.

L’itinéraire envisagé comporte une correspondance, ou une solution équivalente adaptée à un groupe scolaire. Les horaires et correspondances doivent être raisonnables pour des voyageurs mineurs ; toute proposition alternative doit être présentée et justifiée. L’offre précise les compagnies, horaires, escales et durées de correspondance.

• Bagage cabine et bagage en soute inclus pour chaque participant ; franchises à préciser.
• Pour le réalisateur : prévoir la possibilité d’un bagage en soute supplémentaire pour le matériel de tournage et le transport en cabine du matériel audiovisuel fragile et des batteries au lithium, dans le respect des règles de la compagnie. Préciser franchises, dimensions, poids autorisés et coûts éventuels.
• Prévoir un bagage en soute supplémentaire pour le robot de l’équipe enseignante, dans une valise de 58 × 47 × 30 cm.
• Préciser les conditions tarifaires de groupe, les modalités et dates d’émission des billets ainsi que les règles de transmission et de modification des noms.

Assurances voyage

Détailler les garanties proposées, notamment l’assistance et le rapatriement, les frais médicaux à l’étranger, l’interruption de séjour, l’annulation individuelle et, si proposée, collective ou de groupe, ainsi que les incidents affectant le transport ou le séjour. Pour chaque garantie, indiquer plafonds, franchises, exclusions, événements couverts et conditions de mise en œuvre.

Réservation et aléas

Décrire l’acompte éventuel, l’échéancier et la date du solde, la date limite de transmission des noms, les coûts de modification et les conditions d’annulation individuelle ou du groupe, de remboursement et de variation de l’effectif. Présenter les conséquences d’une baisse d’effectif lorsque celle-ci est signalée un mois avant le départ, ainsi que les indemnités applicables selon le délai d’annulation. Si, avant le départ, un événement extérieur contraignant rend impossible un élément essentiel du marché, l’établissement doit pouvoir résilier sans pénalités ni frais et obtenir le remboursement intégral des sommes versées.

Correspondant local facultatif

La prestation optionnelle est chiffrée séparément. Le correspondant, francophone ou anglophone et basé sur place, est joignable pendant le séjour en cas de difficulté ou d’urgence et peut assister les accompagnateurs. Il peut aussi intervenir comme « fixeur » auprès du réalisateur, en assurant un rôle de guide, d’intermédiaire, de traducteur et de conseiller logistique pour l’équipe de tournage. L’offre précise ses disponibilités et modalités d’intervention.