Système de télé-alerte et de gestion de crise

Le marché comprend la mise en place et la maintenance d’un système de télé-alerte et de gestion de crise. La solution doit s’interfacer avec les systèmes d’information de l’établissement et, autant que possible, réutiliser les équipements de sécurité existants ; leur remplacement nécessaire est à intégrer au forfait de mise en place. La plateforme doit être utilisable sur ordinateur, tablette et smartphone, disponible 24 h/24 et 7 j/7, conforme au RGPD, avec hébergement des données en France ou dans l’Union européenne. Elle doit permettre une diffusion rapide des alertes à une communauté d’environ 2 500 personnes.

L’administration comprend plusieurs gestionnaires, des profils, habilitations et droits par rôle, ainsi que le paramétrage de modèles de messages. L’interfaçage par API doit permettre la mise à jour automatique des utilisateurs et des listes de contacts.

Déclenchement et gestion de crise

Les alertes peuvent être lancées par un utilisateur habilité depuis l’interface en ligne après authentification, ou depuis les commandes physiques existantes : coffret au poste de garde du campus vétérinaire et armoires des sirènes PPMS sur les deux campus. Le système prévoit différents niveaux d’alerte et des scénarios préconfigurés.

Le module collaboratif permet de créer et modifier des scénarios adaptés aux besoins de l’établissement — notamment PPMS, incendie, accident grave, incident technique ou crise sanitaire — et d’associer à chacun des messages, groupes de diffusion et procédures. Il sert à informer les parties prenantes de la situation et de son évolution.

Le module de télé-alerte doit pouvoir piloter les sirènes, avertisseurs sonores, panneaux d’information et autres dispositifs compatibles. Il prévoit le déclenchement automatique selon l’alerte générale ou un scénario, la diffusion d’alertes par SMS, courriel et appels vocaux automatisés, et la synchronisation avec la plateforme de gestion de crise. Les messages ou consignes peuvent être adaptés au scénario. Les destinataires sont organisés en groupes et ciblés selon leur résidence administrative et leur statut (personnel, étudiants ou entreprises hébergées).

Trois prestations supplémentaires éventuelles sont à chiffrer, chacune pouvant être retenue ou non :

• PSE 1 : installation sur le campus agronomique d’un tableau de commande manuel à boutons, avec montage, raccordement et planning prévisionnel ;
• PSE 2 : module de gestion documentaire donnant accès aux procédures et documents de crise ;
• PSE 3 : traçabilité comprenant au minimum l’historique complet des alertes, la journalisation des actions, la conservation des accusés de réception et l’export des journaux et rapports.

Formation, réception et suivi

Le titulaire organise des sessions de formation du personnel exploitant. Les modalités et durées sont à préciser dans l’offre. La réception intervient après les essais radio selon la directive RED 2014/53/UE, les tests de fonctionnement de tous les appareils et du logiciel de supervision, les tests d’audition des messages dans l’ensemble des locaux — notamment salles de cours et bureaux — et la formation des utilisateurs. Un état des lieux de tous les organes techniques (DOE) est remis dans le mois suivant la mise en service. Les appareils montés bénéficient d’une garantie de deux ans.

Le suivi comprend l’hébergement, la maintenance préventive et évolutive de la plateforme et des installations physiques, ainsi qu’une aide et une assistance à distance en cas de dysfonctionnement. Les dépannages et réparations sont prévus sur la base des tarifs horaires de main-d’œuvre et de déplacement de l’annexe financière. Des diffuseurs de messages indiquant le type d’alerte et les consignes peuvent aussi être installés, sur les deux campus, dans les locaux où les dispositifs généraux sont insuffisamment perceptibles, dont blocs opératoires, salles d’imagerie, locaux techniques, laboratoires et certains locaux à forte isolation acoustique ; leur fourniture et leur installation sont tarifées à l’unité.