Stockage et gestion d'archives papier

Prise en charge et conditionnement

Prise en charge initiale dès notification et prises en charge régulières (au minimum une fois par an). Bon de commande distinct pour chaque collectivité précisant nombre de boîtes et métrage linéaire.
Fourniture de conteneurs adaptés et compatibles avec les exigences de conservation ; remplacement à la charge du titulaire si nécessaire.
Conditionnement avec élaboration d'un bordereau de prise en charge indiquant le numéro du conteneur, les cotes et l'année d'élimination ; tri et identification préalable par le service d'archives.

Stockage et conservation

Stockage dans dépôts agréés et conformes à la norme NF Z40350 (ou équivalent) ; stockage anonyme des conteneurs ; aucune manipulation des conteneurs sans autorisation.
Garanties d'intégrité physique des boîtes et des documents pendant la manutention, le transport et le stockage.

Gestion informationnelle

Mise à disposition d'un outil métier permettant la recherche par cote, le suivi des mouvements, la vérification des états (partiel/élimination), et la réalisation d'impressions et d'extractions.
Sauvegarde et continuité de service du système de gestion ; plan de continuité à mettre en place.

Communication et restitution

Délai standard de communication : 5 jours ouvrés à compter de l'enlèvement. Volume estimé de demandes : jusqu'à 150 demandes/an.
Modalité normale : communication au conteneur ou à la boîte ; livraison du conteneur complet sous 48 heures ouvrées.
Modalités urgentes : demandes avant 12h livrées avant 17h le jour même ; demandes après 12h livrées le lendemain matin.
Possibilité de consultation sur site, copies/scans ou envoi électronique pour documents précis ; toutes les opérations tracées via l'outil de gestion.

Sortie définitive et élimination

Mise en œuvre de sorties définitives et d'éliminations annuelles programmées (volumes identifiés par collectivité) ; élimination physique après accord et visa des services compétents.
Fourniture de certificats de destruction des documents et des données informatiques et transfert des jeux de données à la restitution.

Obligations générales du titulaire

Respect de la confidentialité et du secret professionnel ; accès au personnel autorisé et conformité à la réglementation relative aux données.
Information sur l'identité des sous-traitants et maintien du niveau de garanties contractuelles.
Présentation de polices d'assurance couvrant dommages, pertes et responsabilités liées à la manutention, au transport et au stockage.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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