Solutions de dématérialisation des processus administratifs

La solution centralise les courriers entrants et organise leur traitement de leur arrivée jusqu’à leur clôture. Elle doit prendre en charge une volumétrie quotidienne importante.

Capture et traitement des entrants

• Numérisation en masse, avec prise en charge de scanners haut débit ou de dispositifs multifonctions. Reconnaissance et séparation des documents selon des critères configurables : émetteur (OCR, codes-barres ou zones spécifiques), nature du document et format, notamment PDF, image ou courrier manuscrit.
• Indexation automatique corrigeable manuellement, classement automatisé par règles, horodatage à l’entrée et affectation paramétrable à un service ou à un agent. Les droits sont différenciés selon les utilisateurs ou sites.
• Suivi du cycle de traitement et rappels programmables à l’approche des délais de réponse, dont le délai légal de deux mois mentionné au CCTP. Interopérabilité avec la GED, l’ERP et les outils métiers pour assurer le suivi.

Courriers sortants et pilotage
La solution permet de produire des réponses à partir de modèles, de générer un accusé de réception numérique, d’enregistrer le courrier dans la base documentaire puis de l’envoyer par courriel sécurisé ou de l’imprimer si nécessaire. La synthèse fonctionnelle prévoit aussi l’envoi sécurisé par portail ou recommandé électronique.

Des tableaux de bord personnalisables par pôle, accessibles en temps réel, restituent les volumes traités, délais moyens, courriers en attente et anomalies ou blocages. Les indicateurs sont exportables et exploitables pour le pilotage.

Mise en œuvre et services communs
Le paramétrage du module porte notamment sur les règles d’indexation, le classement, les circuits de réception et de dispatch et les modèles de réponse. La mise en œuvre comprend cadrage, configuration et intégration, déploiement, formation et assistance au démarrage. Le service est proposé en SaaS, accessible par navigateur, hébergé dans l’Union européenne ; l’intégration aux outils existants, les sauvegardes et la réversibilité sont prévues. L’assistance en français est disponible du lundi au vendredi de 7 h 30 à 17 h 30 : prise en charge/résolution ou contournement sous 1 h/4 h pour un incident bloquant toute l’organisation, 2 h/6 h s’il bloque plusieurs utilisateurs, 4 h/J+1 s’il bloque un utilisateur, et J+2/J+5 s’il est non bloquant. Le titulaire assure également la maintenance corrective, les mises à jour de sécurité et fonctionnelles, et le suivi des incidents.