Reprographie externalisée

Le marché porte sur les productions de reprographie en noir et blanc et recto verso par défaut, sauf demande contraire. Il couvre les documents administratifs, pédagogiques, scientifiques et de communication, pour des travaux massifs ou de technicité élevée. Les copies simples et travaux à faible technicité, avec finitions basiques, restent réalisés en interne.

Les productions visées comprennent notamment affiches, bâches et formats spéciaux, cartes de visite et courriers à la charte de l’acheteur, livrets et examens, ainsi que thèses, mémoires et rapports. Les finitions peuvent inclure numérotation, pagination et reliure professionnelle ; diffusion imprimée ou numérique et ISBN s’il y a lieu pour les publications scientifiques. Les quantités du DQE s’appuient sur les commandes de 2025 et sont indicatives.

Commandes, fabrication et livraison

Le titulaire met à disposition une interface web accessible 24/7, compatible avec Chrome, Firefox et Edge, avec authentification sécurisée par SSO, identifiants dédiés ou double authentification. Elle permet de consulter le catalogue, commander, annuler, modifier une commande non validée, suivre son état (produite, livrée, payée) et consulter le bon de livraison. Une validation est obligatoire pour les commandes de plus de 250 € HT. Le coût de l’outil de base est intégré aux prix ; une interface plus performante est proposée en PSE facultative et chiffrée séparément.

Les délais maximaux de production souhaités, à compter de la validation de commande, sont :

• Documents administratifs et supports pédagogiques : 2 jours ouvrés en standard ; 24 h en urgence, sur demande motivée.
• Supports de communication : 3 jours ouvrés ; 48 h en urgence.
• Publications scientifiques : 5 jours ouvrés ; 3 jours ouvrés en urgence.

Les livraisons sont groupées trois fois par semaine et par site, les lundi, mercredi et vendredi. Chaque livraison comporte un numéro de suivi et une preuve de livraison, par signature électronique ou bon de livraison. Le conditionnement doit prévenir les détériorations, par exemple avec des boîtes rigides consignées pour les posters. Le titulaire garantit une livraison sans casse ni perte et prend en charge, sans surcoût, les retours ou réimpressions dus à une erreur qui lui est imputable.

Exigences de qualité et suivi

Les fichiers fournis doivent être respectés ; les PDF doivent présenter une résolution minimale de 300 DPI. Un BAT est envoyé systématiquement pour les commandes de plus de 500 exemplaires, les documents stratégiques (notamment brochures et thèses) ou les commandes supérieures à 250 €.

Le suivi comprend un audit annuel par site, en présentiel sur un campus, avec rapport écrit. Les objectifs sont un taux de conformité d’au moins 99 % (tolérance de 1 % d’erreurs mineures) et un taux de livraison à temps d’au moins 98 % ; le délai moyen de traitement est mesuré mensuellement. Le titulaire répond aux réclamations sous 24 heures ouvrées et résout les erreurs avérées sous 48 heures ouvrées, par réimpression ou remboursement partiel selon le cas.