Régie publicitaire du magazine municipal

Le titulaire prospecte les annonceurs, recueille les insertions destinées au magazine, établit un contrat avec chaque annonceur, puis assure leur facturation et le recouvrement. Il supporte les frais de prospection et de mise en page ainsi que les créances non recouvrables. Les recettes publicitaires sont encaissées par la collectivité, qui en reverse une partie au titulaire selon les modalités de l’offre.

La prospection est conduite pour le compte de la collectivité. Le titulaire indique aux annonceurs qu’il est un prestataire privé et respecte leur liberté de souscrire ou non. La signature de contrats d’exclusivité n’est pas souhaitée. La prospection auprès des commerces et artisans locaux est privilégiée ; le démarchage physique est particulièrement favorisé par rapport aux démarches par courriel ou téléphone.

Les annonces ne peuvent être politiques, confessionnelles, contraires aux bonnes mœurs ou à la moralité, susceptibles de nuire à la sécurité ou à l’ordre public, ou contraires à la politique et aux intérêts de la collectivité. L’état de prospection est soumis à l’approbation du directeur de la publication, qui peut écarter une insertion et, si nécessaire, la remplacer. Une copie de chaque contrat annonceur est transmise à la collectivité dès sa signature et avant parution, pour validation ; les tarifs doivent respecter ceux votés par le conseil municipal.

Mise en page et livrables

Le titulaire prépare la mise en page des annonces et fait valider chacune par un BAT signé par l’annonceur, dont il prend en charge la production. Pour chaque numéro :

• la liste des annonceurs et les tailles d’encarts prévues sont remises au service communication au plus tard deux semaines avant le début de la phase de maquettage ;
• les fichiers sont remis au même service au plus tard une semaine avant cette phase, en PDF haute définition quadrichromie ;
• dans les 30 jours suivant la distribution, un bilan détaillé des insertions réalisées est transmis au service finances.

Un planning annuel est transmis au titulaire et peut être modifié à la marge ; toute modification est annoncée au moins deux mois à l’avance.

Prescriptions environnementales

Les échanges, maquettes, justificatifs et bilans sont dématérialisés sauf nécessité particulière. Les impressions sont limitées aux besoins indispensables ; lorsqu’elles sont nécessaires, le papier recyclé ou issu de sources certifiées de gestion durable est privilégié. Pour les supports publicitaires imprimés, des papiers recyclés ou certifiés issus de forêts gérées durablement sont privilégiés lorsque leur nature le permet. Les livraisons et déplacements sont optimisés afin d’en limiter le nombre et les émissions. Les mesures prises doivent pouvoir être justifiées sur demande, notamment par des fiches techniques, justificatifs fournisseurs ou un bref bilan annuel.