Récolement et post-récolement des collections

La prestation associe la transcription des inventaires, le récolement matériel des objets, leur documentation et leur informatisation, avec des prises de vues documentaires. Les fonds sont très variés ; le volume indicatif des collections concernées est proche de 140 000 items. Les tâches précises sont déterminées par commande.

Saisie des inventaires

Les registres et fiches cartonnées sont transcrits dans des fichiers Excel (.xlsx), en reprenant leurs colonnes. Les données doivent rester fidèles aux sources ; les lignes couvrant plusieurs numéros sont dédoublées en autant de lignes, et les éléments non textuels sont consignés dans une colonne de remarques. La saisie doit permettre le filtrage, le croisement et la recherche des données. Une partie des registres du Palais des Beaux-Arts comprend 31 volumes.

• Cadence minimale attendue : 200 items par jour de travail.
• Un tableau de bord des questions est transmis quotidiennement ; l'institution s'engage à répondre sous 72 heures ouvrées.
• Un rapport est remis pour chaque registre, indiquant le décompte des lignes, les difficultés rencontrées et les arbitrages documentaires.
• Taux d'erreur admissible : 2 pour 1 000 pour le numéro d'inventaire et 10 pour 100 pour les autres données. Un dépassement entraîne le refus et la correction sans coût supplémentaire. Un contrôle par échantillonnage est prévu dans le mois suivant la réception des fichiers.

Récolement et post-récolement

Pour chaque bien, le récolement vérifie et renseigne sa présence, ses dimensions, sa localisation, son état de conservation, son marquage et sa conformité à l'inventaire et, le cas échéant, aux sources documentaires. Les anomalies sont complétées, indexées ou corrigées selon les instructions applicables. La saisie s'effectue dans Micromusée ou, selon la commande, dans un tableur structuré fourni par le musée.

Le post-récolement peut comprendre la recherche des numéros successifs, des informations d'entrée dans les collections et des éléments utiles à l'identification ou à la régularisation du statut administratif. Il inclut, selon les besoins, l'ajout d'étiquettes numérotées, le marquage suivant les préconisations du C2RMF, le dépoussiérage par micro-aspiration sous filtre HEPA et le conditionnement selon les consignes des responsables de collections. Pour les objets lourds ou hors normes, une manutention spécialisée d'œuvres d'art peut être demandée. Les EPI nécessaires aux interventions sont fournis par le titulaire.

Photographies, fichiers et contrôles

Les prises de vues documentaires et la numérisation des œuvres en 2D sont associées aux opérations de récolement. Il est demandé de 2 à 8 images par objet, sauf cas particulier, afin de montrer notamment la face, le revers, le marquage et les détails utiles à l'identification. Les fichiers sont en JPEG, RVB, 3 000 × 3 000 pixels, 300 DPI ; ils reproduisent l'objet sans postproduction, avec recadrage et redressement si nécessaire. Un essai sur un ensemble d'œuvres représentatives est soumis à validation avant le lancement de la production.

Les images sont nommées selon la charte applicable, liées aux fiches Micromusée et transmises sur support amovible fourni par le titulaire ; ce support ne doit pas quitter l'enceinte concernée. Une sauvegarde hebdomadaire est également prévue suivant la procédure indiquée. Les fichiers numériques produits sont conservés en copie de sauvegarde puis détruits au terme de quatre ans après la fin de la prestation. Pour les données et images, les contrôles incluent notamment la conformité de la saisie, du nommage, de la résolution, de la définition, du cadrage et du versement en base. Le taux d'anomalie admissible des fichiers numériques est de 5 pour 100 ; les corrections consécutives à un rejet sont à la charge du titulaire. Si le taux d'anomalie est jugé trop important (10 %), une vérification systématique et la correction de l'ensemble des données de la commande peuvent être demandées.

Organisation et conservation des œuvres

Les équipes organisent et coordonnent les opérations avec les équipes scientifiques, établissent les plannings, rendent compte de l'avancement et signalent les difficultés. Des bilans sont remis à l'issue des commandes et un bilan final récapitule les campagnes et les données nécessaires à la préparation d'une consultation ultérieure. Les personnels doivent être qualifiés pour la documentation de collections patrimoniales, les bases de données muséales et la manipulation des œuvres. Les règles de conservation préventive et les consignes des équipes scientifiques s'appliquent aux manipulations ; toute dégradation active, situation présentant un risque, casse ou incident doit être signalé sans délai.