Récolement à distance des œuvres déposées

Le titulaire accompagne les dépositaires pour le récolement à distance des œuvres déposées du Cnap, puis traite les informations collectées dans Gcoll2 et assure le suivi administratif et le post-récolement. Le dépositaire réalise lui-même la localisation, l’identification, les prises de vue et le constat d’état à partir des formulaires transmis ; certains récolements pourront exceptionnellement être réalisés in situ. Les recherches historiques et archivistiques préalables aux campagnes relèvent du Cnap.

Chaîne de traitement

Les prestations, commandées en tout ou partie, sont organisées en sept opérations :

• Préparer le récolement pour chaque dépositaire : identifier l’autorité du site, préparer le courrier d’annonce mentionnant les œuvres et enregistrer le responsable du dossier.
• Collecter photographies, constats d’état et localisations. En l’absence de réponse, effectuer trois relances par courriel et téléphone ; sans réponse dans les 15 jours suivant la dernière relance, alerter le Cnap. Pour une œuvre non localisée, rechercher dans les bases POP et de l’inventaire régional et saisir le compte rendu de recherche.
• Vérifier et mettre à jour dans Gcoll2 les informations documentaires (auteur, titre, date de création, autres informations, matériaux, dimensions, marquages, inscriptions et localisation), saisir les opérations de localisation et intégrer ou rédiger le constat d’état à partir des images si celui-ci est absent ou lacunaire. Le cas échéant, saisir les préconisations de conservation et de restauration.
• Indexer les clichés destinés à la base, identifier ceux destinés à la documentation, les déposer dans les dossiers partagés et intégrer les autres médias numérisés (par exemple rapports de restauration, constats d’état et dossiers d’œuvre). Renommer et archiver les visuels prévus pour la documentation.
• Après les délibérations du Cnap, créer le dossier de post-récolement départemental, saisir les décisions, notamment les décisions relatives aux œuvres non vues (constat d’échec de recherche, plainte ou titre de perception), puis produire les listes d’œuvres, le rapport de mission et le courrier de clôture.
• Mettre à jour le tableau de suivi fourni par le Cnap à chaque étape, de façon régulière, précise et détaillée, et verser en PDF les courriels échangés avec les dépositaires dans le dossier partagé.

Méthodes, volumes et livrables

Les campagnes sont organisées par département ; le CCTP indique environ 50 à 300 œuvres par département. Le délai général de récolement ne peut excéder six mois par département. Le titulaire applique la méthodologie du Cnap et les normes de récolement de la CRDOA ; il doit maîtriser Gcoll2, savoir établir des constats d’état pour peintures, œuvres graphiques et œuvres en volume avec un vocabulaire standardisé, et connaître les fondamentaux de conservation préventive et de restauration pour analyser les situations et formuler des préconisations.

Le Cnap fournit les accès utiles à Gcoll2, un manuel de saisie, des modèles de documents, un tableau de suivi, un mode d’emploi pour les photos et un espace partagé. Le titulaire utilise son propre matériel informatique et bureautique, avec des pare-feux contre les virus. Le suivi et l’admission comprennent des vérifications quantitatives et qualitatives ; les prestations non conformes peuvent être corrigées, complétées, refaites, ajournées ou rejetées.

Une réunion de lancement est prévue. La formation de l’équipe sur le site du Cnap comprend une journée sur Gcoll2 et une demi-journée sur le service, la méthode, les outils et les départements à traiter. Trois réunions de suivi prévisionnelles sont prévues par département ; des réunions supplémentaires peuvent être demandées et facturées selon le BPU. Les réunions de suivi ont lieu dans les locaux du Cnap ou en visioconférence, et donnent lieu à des comptes rendus ou relevés de décisions.