Plateforme full web pour webinaires

La prestation consiste à mettre à disposition une solution clé en main SaaS, full web et en client léger, pour créer, organiser, diffuser, enregistrer, promouvoir et suivre des webinaires. Aucun téléchargement de logiciel ou de matériel n'est requis pour les participants. Toute solution nécessitant des développements de logiciel ou de formulaire web est irrégulière.

La plateforme doit être disponible 24 h/24 et 7 j/7, hébergée sur des serveurs situés dans l'Union européenne, sécurisée, conforme au RGPD et adaptée à un usage institutionnel et professionnel. Elle doit proposer une interface responsive, accessible notamment via Google Chrome, Firefox, Edge et Safari, ainsi que depuis les smartphones iOS et Android.

Le back-office permet à au moins 4 administrateurs INPI de créer et gérer les webinaires. Il doit notamment permettre :

• la création illimitée de webinaires privés ou fermés, ainsi que de webinaires publics ;
• la sauvegarde progressive des informations et leur reprise ultérieure ;
• la gestion des inscriptions, des emailings et des liens de tracking personnalisables ;
• l'export au format Excel des participants, évaluations de satisfaction, contenus du tchat et contacts issus des campagnes ;
• la création facultative de formulaires de recueil des besoins ou de préqualification.

Pages, vidéothèque et diffusion

La solution comprend une ou plusieurs vidéothèques HTML regroupant les webinaires programmés et les replays. Elle permet de mettre certains webinaires en avant, de créer des playlists selon les thématiques définies par l'INPI et de rendre les contenus accessibles sans limite de temps ni de nombre de connexions. Les replays sont retravaillés automatiquement ou manuellement, notamment pour supprimer les passages affectés par un problème technique.

La page de chaque webinaire comporte son titre, son descriptif, les noms, fonctions et photos des intervenants. Elle permet l'inscription, l'accès au direct ou au replay, l'ajout à un agenda et le partage par courriel ou sur les réseaux sociaux. La vidéothèque et les pages sont personnalisables selon la charte graphique de l'INPI et peuvent intégrer un bandeau, un descriptif et des liens vers les réseaux sociaux. Un moteur de recherche par mots-clés est prévu.

Les webinaires sont téléchargeables automatiquement sous 48 heures au format MP4. Les replays sont disponibles dès la fin du direct, avec possibilité de les désactiver et de les réactiver.

Salle de webinaire

La salle doit permettre :

• l'affichage vidéo des intervenants en haute définition a minima et l'accueil d'au moins 10 intervenants ;
• l'accueil d'au moins 3 000 participants par webinaire ;
• la transmission du son, les interventions successives et les échanges avec les participants par tchat ;
• un tchat privé entre intervenants et administrateurs INPI, avec possibilité d'exclure les comportements déviants ;
• l'affichage simultané des webcams et du support de présentation ;
• l'insertion de fichiers PowerPoint ou PDF téléchargeables par les participants ;
• le partage d'écran, de l'intégralité du bureau ou d'une application, et la prise en main successive du support par les intervenants ;
• la personnalisation aux couleurs de l'INPI.

Une évaluation de satisfaction est organisée à la fin de chaque webinaire, avec au minimum le taux de satisfaction et un champ de commentaires. Des questions spécifiques peuvent être ajoutées selon les fonctionnalités proposées.

Accompagnement marketing et suivi

Le titulaire prend en charge les confirmations d'inscription, les invitations intégrées à Outlook et les rappels selon une périodicité définie avec l'INPI. Après le webinaire, un courriel de remerciement est envoyé avec le support présenté, le lien vers le replay le cas échéant et, si nécessaire, un renvoi vers les prochains webinaires.

Pour les webinaires sélectionnés, l'accompagnement peut comprendre des campagnes ciblées vers la base clients du prestataire, des emailings, une mise en avant sur sa page d'accueil et une communication sur ses réseaux sociaux. Les critères de ciblage et le rythme des envois sont définis avec l'INPI. Plusieurs liens de tracking identifiables et personnalisables peuvent être créés pour les différents canaux.

Un tableau de bord fournit les indicateurs définis avec l'INPI, pour chaque webinaire et de manière agrégée. Il doit notamment permettre de suivre les taux d'inscription, de participation, de visionnage des replays et d'engagement moyen. Les nouveaux indicateurs sont proposés gratuitement pendant l'exécution. Les contacts qualifiés doivent être fournis dans le respect du RGPD, avec au minimum le nom, prénom, entreprise, courriel, téléphone, code postal, fonction, taille de l'entreprise et secteur d'activité lorsque ces données sont disponibles.

Accompagnement technique et pilotage

Avant chaque webinaire, le titulaire forme les gestionnaires INPI et les intervenants, réalise des tests de débit, de son, de vidéo et de fonctionnement des ordinateurs, puis fournit un rapport signalant les éventuelles entraves. Une solution de contournement est proposée en cas d'échec. Un test rapide est renouvelé avec un technicien avant le direct.

Pendant le webinaire, un technicien assure l'assistance des intervenants et des participants et intervient immédiatement en cas de coupure ou de problème. Le titulaire désigne un chef de projet, participe à une réunion de lancement et aux ateliers de cadrage, fournit une obligation générale de conseil et remet un compte rendu sous 3 jours ouvrés après chaque réunion.

La formation des utilisateurs INPI comprend la préparation et la fourniture de supports ainsi que la réalisation des sessions. Des collaborateurs supplémentaires peuvent être formés selon les besoins.

Accessibilité, sécurité et réversibilité

Le titulaire doit présenter les moyens permettant aux personnes en situation de handicap d'utiliser la plateforme en cohérence avec le RGAA. Il doit assurer la confidentialité des informations, le chiffrement des données personnelles au moyen d'un outil certifié par l'ANSSI après concertation avec l'INPI, ainsi que la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes.

La réversibilité comprend la remise des titres et descriptifs des webinaires, des replays au format MP4, des statistiques associées au format Excel et de l'ensemble des contacts engagés.