Fourniture de pièces détachées automobiles

Qualité, conformité et garantie

• Pièces neuves d'origine constructeur ou équivalentes aux spécifications d'origine.
• Garantie minimale exigée : 12 mois.
• Conception et matériaux adaptés au climat tropical (résistance à l'humidité et à la chaleur pour composants électriques et batteries).
• Justificatifs de provenance et conformité exigés (fiches techniques, certificats).

Documentation et traçabilité

• Mise à disposition sur demande sans coût : fiches techniques, notices de montage, préconisations d'entretien et certificats de conformité.
• Base documentaire en ligne (extranet) appréciée.

Conditionnement et étiquetage

• Étiquetage minimal : fabricant, désignation, référence, numéro de lot, conditionnement, conditions de stockage, marquage CE.
• Tableau récapitulatif des conditionnements joint à l'offre ; toute modification ultérieure soumise à validation.

Stock, disponibilité et gestion des approvisionnements

• Maintien d'un stock minimum couvrant au moins 30 jours de besoins pour pièces courantes.
• Système de gestion des stocks en temps réel, traçabilité des mouvements et anticipation des ruptures sur références critiques.

Délais de livraison (délais maximaux exigés)

• Commande standard, pièce en stock : 24 heures ouvrées.
• Commande standard, pièce hors stock disponible localement : 72 heures ouvrées.
• Approvisionnement depuis métropole : 7 jours ouvrés.
• Commande urgente, pièce en stock : 4 heures ouvrées.
• Commande urgente, pièce hors stock disponible localement : 24 heures ouvrées.
• Pièces très spécifiques : délai précisé à confirmation, ≤ 15 jours ouvrés sauf justification.
• Accusé de réception de chaque commande dans les 48 heures, détaillant référence, désignation, quantité, prix et montant total.

Gestion des non‑conformités et SAV

• Reprise de la pièce non conforme sous 24 heures ouvrées ; remplacement sous 48 heures ouvrées, frais à la charge du fournisseur.
• Si remplacement impossible, émission d'un avoir majoré des frais éventuels.
• Procédure SAV documentée et délai de traitement exigé.

Organisation des commandes et moyens de réponse

• Acceptation de commandes par bon de commande officiel, courriel, téléphone (confirmation écrite sous 24 h) et/ou système de commande en ligne.
• Confirmation de disponibilité et délai sous 2 heures ouvrées à compter de la réception de la commande.
• Horaires de réception planifiées : lun‑ven matin ; horaires à convenir pour urgences.

Implantation, capacités et équipements

• Présence d'au moins un point de vente ou solution logistique garantissant un rayon d'accessibilité ≤ 30 km autour de chaque site concerné ou dispositif de livraison permettant de respecter les délais.
• Capacité de stockage adaptée au climat (protection inondation/incendie, sécurité) et outillage suffisant.

Suivi et reporting

• Transmission semestrielle (ou à la demande) d'indicateurs : nombre de commandes, livraisons complètes/partielles, non‑conformités, incidents, etc.
• Tableau de bord en ligne (Extranet) possible.

Contenu formel de l'offre

• Bordereau des prix unitaires signé, détaillant conditionnement, référence, taux de remise et PU rendu par site.
• Bon de livraison avec mentions minimales (fournisseur, date, n° BL, n° commande, n° contrat, libellé produit, prix unitaire, quantité livrée, reste à livrer, nom et signature du réceptionniste).