Organisation d’un voyage scolaire à Princeton

Le titulaire organise un voyage scolaire entre Colmar et les États-Unis pour 45 élèves et 3 accompagnateurs. Le séjour comprend le transport aller-retour en autocar et en avion, les déplacements sur place, les réservations nécessaires au programme et les prestations annexes précisées dans l’offre.

Transports

• Autocar grand tourisme entre le lycée et l’aéroport, puis transport aérien. Un vol direct est souhaité ; le candidat privilégie un aéroport proche de Colmar, de manière à limiter à 3 heures le trajet initial en bus. L’utilisation des autoroutes est également privilégiée.
• Les trajets réguliers en autocar entre Princeton, New York et Philadelphie sont inclus. L’autocar reste sur place durant le séjour et sert aux excursions. Les transports en autocar comprennent le kilométrage, le carburant, le stationnement, les parkings, les péages et, le cas échéant, les repas et pourboires des chauffeurs et du guide. Des pourboires sont aussi à prévoir pour les chauffeurs américains.
• L’offre décrit les modalités de transport : itinéraires, pauses avec immobilisation du bus et nombre de chauffeurs. Les transporteurs doivent respecter les règles applicables au transport collectif de groupes d’enfants, les temps de conduite et de repos, et fournir les garanties de sécurité et de bon état des véhicules, notamment ceintures de sécurité et contrôle technique.

Séjour, repas et programme
Les élèves sont hébergés par les familles de leurs correspondants. Aucun coût d’hébergement ni de repas sur place n’est à prévoir ; les repas des journées sont tirés du sac. Seuls les repas pris pendant les trajets entre la France et les États-Unis, du départ de Colmar au retour à Colmar, sont à inclure.

Le programme prévisionnel prévoit des cours à Princeton, des journées en famille et des excursions : visite de Princeton et du Morven Museum & Garden ; à Manhattan, High Line, Central Park, Midtown, le secteur de Downtown et plusieurs sites, dont Times Square ; à Philadelphie, quartier historique, Independence Hall et atelier monétaire. Il prévoit également le Princeton University Art Museum et l’African American Museum. Une journée de cours ou une autre activité est prévue avant le transfert vers l’aéroport au retour.

Réservations et services associés
Le titulaire réserve et règle les billets d’entrée nécessaires au programme, et réserve un interprète ou un guide si besoin. La plupart des visites sont annoncées comme gratuites, à vérifier ; le cas échéant, leur coût peut être indiqué en option. La visite de Top of the Rock doit être réservée et son coût intégré à l’offre de base, hors options. Les pièces donnent deux indications différentes pour cette visite : le jeudi 16 octobre dans les clauses particulières et le jeudi 21 octobre dans le programme annexé ; la date est donc à clarifier. Un accompagnateur francophone sur place est demandé, notamment le premier jour pour le transfert entre l’aéroport de New York et le lycée de Princeton. L’offre doit décrire ces services ainsi que les conditions d’assurance, dont la couverture et le portage sont examinés.

Le prix unitaire est établi sur une base de 46 participants, tandis que le groupe annoncé compte 45 élèves et 3 accompagnateurs ; le prix est recalculé selon l’effectif réel et les modalités de calcul doivent être précisées par le candidat. Les gratuités pour les accompagnateurs sont interdites : elles doivent être répercutées en remise sur le prix unitaire de chaque participant. Les hausses d’effectif ne sont possibles que jusqu’à la notification. Les baisses à moins d’un mois du départ sont limitées à 10 % ; au-delà, la fraction excédentaire entraîne une pénalité de 50 % du prix unitaire HT par voyageur. À moins de 8 jours du départ, les sommes prévues restent dues, quel que soit le motif. Le remplacement des non-partants est possible ; le candidat en précise les modalités.