Organisation d’un voyage pédagogique à Londres

Organisation d’un voyage pédagogique pour 21 élèves et 2 accompagnateurs, regroupant les transports, l’hébergement, les repas, les activités et les assurances. L’offre doit couvrir tous les frais nécessaires à la réalisation du séjour, sans somme à régler sur place par les élèves ou les accompagnateurs.

Transports et titres

• Vol aller-retour, avec un bagage par participant.
• Transferts aller-retour entre l’aéroport d’arrivée et l’hébergement et/ou le centre-ville, selon le programme ; taxes aéroportuaires et frais de transport inclus.
• Une TravelCard par participant pour les déplacements en transports en commun.
• Coordination des départs et transferts avec un horaire laissant le temps nécessaire aux formalités de douane et d’embarquement.

Hébergement et repas
Hébergement demandé de préférence en familles d’accueil pour l’ensemble du groupe, accompagnateurs compris, en pension complète. Chaque famille accueillera 2 à 4 élèves ; les familles devront être expérimentées et ponctuelles. Les accompagnateurs disposeront de chambres individuelles ou doubles avec salle de bains. Les familles fourniront des paniers-repas pour les déjeuners et devront être proches du point de rendez-vous quotidien ou pouvoir y accompagner les élèves.

Activités et déroulement
Le programme prévoit des parcours urbains et des activités culturelles, avec priorité aux visites gratuites de musées, lieux emblématiques et parcs. L’ordre peut être adapté pour tenir compte de la logique des parcours et une suggestion de chronologie peut être proposée. Le coût de chaque activité doit figurer dans l’offre, avec un forfait total par participant ; aucun maniement de fonds ne doit être prévu pour leur paiement.

Le séjour comprend l’accueil et l’installation par un correspondant local, les déplacements quotidiens depuis un point de rendez-vous convenu, les repas et soirées en famille, puis le transfert de retour vers l’aéroport selon l’horaire du vol. Les familles prennent en charge les élèves au départ et à leur retour.

Assurances et offre à remettre
Prévoir une assurance couvrant la responsabilité civile, l’assistance, le rapatriement sanitaire, les dommages corporels et aux biens, le vol et les dommages aux bagages. Ajouter une assurance annulation de groupe incluant le risque attentat et la pandémie (Covid-19), ainsi qu’une assurance annulation individuelle en cas de force majeure ou sur présentation d’un certificat médical attestant l’impossibilité de participer. L’offre comprend un devis détaillé, les pièces contractuelles signées, une présentation de l’entreprise et de prestations similaires, ainsi qu’un certificat de qualité : numéro d’agrément tourisme, licence d’agent de voyage ou adhésion à un organisme ou une association regroupant des organisateurs de séjours scolaires et/ou de stages linguistiques.