Organisation d’une mobilité de groupe Erasmus+

Le titulaire organise les déplacements et les prestations associées pour un groupe de 20 personnes : 18 élèves mineurs et 2 enseignants accompagnateurs. Les élèves sont hébergés dans les familles de leurs correspondants ; aucune prestation d’hébergement ou de restauration n’est prévue pour eux.

Transport ferroviaire et transferts

• Billets aller-retour en train direct, en 2e classe, pour 20 personnes, avec réservations et places assises garanties pour tout le groupe. Le candidat précise le transporteur, les horaires et les références des trains ; les conditions applicables aux bagages sont celles du transporteur.
• Transferts aller-retour en train de banlieue pour les 20 personnes.

Hébergement et assurances

• Hébergement hôtelier des 2 accompagnateurs en chambres individuelles, avec petits-déjeuners inclus ; les dîners ne sont pas requis. La taxe de séjour et les taxes locales éventuelles sont comprises. L’hébergement doit permettre un encadrement effectif du groupe.
• Assurances annulation, individuelle et collective, et vol/perte des bagages, comprises dans la prestation. Le candidat fournit les conditions générales et le tableau des garanties, notamment motifs couverts, franchise, plafond d’indemnisation et délais de déclaration. L’assistance-rapatriement, y compris dans un ensemble d’assurance, est exclue et rend l’offre irrégulière. Les frais médicaux et la responsabilité civile des participants sont couverts par l’établissement et les familles ; la responsabilité civile professionnelle de l’opérateur reste exigée.

Sortie pédagogique optionnelle
La sortie comprend la location d’un autocar grand tourisme avec chauffeur, d’au moins 44 places assises, pour environ 218 km aller-retour. Péages, stationnement et carburant sont inclus. L’autocar transporte les 20 participants français ainsi que les correspondants et enseignants espagnols ; il est contracté en totalité par l’établissement. S’y ajoutent 20 entrées à la journée pour les participants français, sans spectacle nocturne ; les entrées des correspondants espagnols sont hors marché. Le titulaire assure les réservations et fournit billets et justificatifs avant le départ.

Suivi, sécurité et aléas

• Suivi des aléas de transport ou d’hébergement avant et pendant le séjour, avec assistance téléphonique joignable 24 h/24 pendant celui-ci. Avant le départ, le titulaire transmet les billets, bons d’échange, coordonnées d’un correspondant local et numéro d’urgence.
• Remplacement nominatif d’un élève ou accompagnateur sans frais jusqu’à 10 jours avant le départ.
• En cas de suppression, retard important ou perturbation d’un transport ferroviaire ou routier, information sans délai de l’établissement, réacheminement du groupe et prise en charge par le titulaire de l’hébergement et de la restauration des 20 personnes jusqu’à la reprise du voyage.
• L’organisation garantit la sécurité et l’encadrement permanent des mineurs, sans séparation des élèves et de leurs accompagnateurs. Les transports et leurs prestataires respectent les règles applicables au transport collectif d’enfants et d’adolescents. Le titulaire doit être immatriculé comme opérateur de voyages et de séjours et justifier de la garantie financière et de l’assurance de responsabilité civile professionnelle requises. Tout personnel local au contact des élèves respecte les obligations légales applicables ; tout événement affectant leur sécurité ou le bon déroulement du séjour est signalé sans délai.

La proposition détaille aussi les possibilités et conséquences financières d’une baisse d’effectif, pour une information donnée un mois avant le départ, ainsi que les conditions d’annulation selon le délai. Si un événement extérieur rend impossible un élément essentiel du marché avant le départ, l’établissement peut résilier sans pénalité ni frais et obtenir le remboursement des sommes versées.