Organisation logistique d’un voyage d’études

Le titulaire organise le voyage d’études pour un maximum de 70 personnes et un voyage préparatoire pour deux représentants de l’AMIF. Il assure les réservations et la logistique nécessaires au programme défini par l’AMIF, notamment pour les déplacements, l’hébergement, les repas, les visites et les assurances.

Réservations et transports

• Les réservations initiales du voyage d’études sont fermes pour un quantitatif estimatif de 50 personnes, avec 20 options pour atteindre le maximum de 70. L’effectif définitif est communiqué au plus tard un mois avant le séjour ; les modifications ou annulations éventuelles sont effectuées sans frais supplémentaires.
• Le transport aérien comprend un bagage par participant et la compagnie choisie est soumise à la validation de l’AMIF. Le transport terrestre comprend les transferts et déplacements vers les activités : deux cars de 40 places, avec chauffeurs en journée de 8 h à 20 h pendant le séjour. Les frais éventuels de taxi ou de véhicule de tourisme avec chauffeur des participants sont pris en charge.
• Pour le voyage préparatoire, les deux représentants bénéficient de prestations identiques à celles proposées aux participants du voyage d’études. Sont notamment prévus l’hébergement avec petit-déjeuner et taxe de séjour, quatre déjeuners et trois dîners ; trois déjeuners et deux dîners sont prévus dans les mêmes restaurants que ceux du voyage d’études.

Hébergement, restauration et activités

L’offre doit présenter, pour chacune des deux villes de séjour, trois hôtels où l’AMIF sélectionnera l’établissement. Les hôtels doivent être au moins équivalents à quatre étoiles, disposer de chambres individuelles pour l’ensemble des participants et ne pas répartir ceux-ci entre plusieurs établissements dans une même ville.

La restauration comprend les petits-déjeuners, déjeuners et dîners, boissons comprises, ainsi qu’une réception officielle et institutionnelle et un dîner d’échanges entre participants. Le titulaire organise la logistique du programme de visites établi par l’AMIF et prend en charge les droits d’entrée demandés. Les visites proposées par le titulaire doivent avoir un lien direct avec les thèmes prévus ou, à défaut, informer les participants sur les politiques publiques. La prestation comprend deux guides francophones ; la quantité estimative indiquée pour les commandes est de quatre demi-journées.

Les assurances à prendre en charge comprennent l’annulation, la perte et le vol des bagages, la responsabilité civile et les frais médicaux, pharmaceutiques, chirurgicaux ou d’hospitalisation prescrits par un médecin et engagés hors du pays de résidence de l’assuré.

Livrables et retour d’expérience

Après validation de leur contenu par l’AMIF, le titulaire édite et met en page le programme, la convocation à l’aéroport et une application dédiée comprenant la convocation, un guide des deux villes et un livret d’introduction avec synthèse du programme. Le programme et la convocation sont transmis par courriel une semaine avant le voyage et remis en version papier le jour du départ.

À la suite du séjour, le titulaire propose un formulaire de satisfaction soumis à validation de l’AMIF. Lorsque 60 % au moins des formulaires sont reçus, il fournit une analyse objective dans le mois suivant la fin du séjour. Si le nombre de réponses reste insuffisant après 15 jours, il en informe l’AMIF et réalise l’analyse avec les réponses disponibles.