Organisation des journées scientifiques annuelles sur instao.fr

Objet général

Organisation logistique complète d'un congrès scientifique pour ~200–220 participants incluant mise à disposition d'espaces, équipements audiovisuels, gestion des flux, restauration et gestion d'hébergement.

Partie fixe (location d'espaces et équipements)

Fourniture d'un auditorium/amphithéâtre ou salle principale en configuration "théâtre" 220–300 places.
Équipements audiovisuels complets : écran, vidéoprojection, connexion internet/Wi‑Fi, pupitre/scène, sonorisation, régie son et lumière, enregistrement audio des sessions et facilités pour participation à distance (Teams ou équivalent).
Espace pauses/cocktails/posters/stands conçu pour circulation fluide et respect des dégagements ; office traiteur adjacent.
Espace poster prévu pour environ 80 panneaux aux dimensions 80 cm x 120 cm avec systèmes d'affichage (panneaux, fixation/épingles) et signalétique dédiée.
Espace sponsor : emplacements modulables avec kit d'exposition standardisé (9 m² par sponsor), alimentation électrique et accès Wi‑Fi.
Espace accueil/vestiaire/bagagerie organisé avec dispositifs de sûreté et possibilité d'un local d'organisation réservé.

Partie variable (bons de commande / prestations à la demande)

Prestation traiteur : pauses café, petits déjeuners, déjeuners, cocktails et buffets selon volumes horaires et fréquences définies.
Gestion des réservations hôtelières et facturation des chambres (conventions avec plusieurs établissements, rooming lists, prise en charge financière et modalités de paiement par l'opérateur).
Mise à disposition et installation de stands sponsors, panneaux posters, mobilier d'exposition et signalétique additionnelle.
Personnel opérationnel : desk d'accueil (émargement, badges, vestiaire), gestion des flux et accueil, avec effectif prévu minimal (ex. deux personnes dédiées à l'accueil pendant la manifestation).

Coordination et suivi

Désignation d'un interlocuteur unique référent pour l'ensemble des prestations.
Coordination étroite avec l'équipe organisatrice pour validation des rooming lists, plans d'implantation, planning, réceptions techniques et transferts de connaissances en cas de changement d'intervenant.
Livrables attendus : plan d'implantation, fiche technique des équipements, rooming list consolidée, planning d'interventions et feuilles de présence/émargement.

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