Organisation des festivités de la Fête nationale

Le titulaire propose et met en œuvre les concerts de la Fête nationale, de 18 h 30 à 22 h 30. La première partie, de 18 h 30 à 20 h, fait appel à des artistes de la scène émergente toulousaine. Le show, de 20 h à 22 h 30, réunit au minimum un DJ de notoriété au moins nationale, quatre artistes de notoriété au moins nationale aux styles différents et un animateur de notoriété au moins nationale. Parmi les quatre artistes, un seul au maximum peut être lauréat ou ancien participant, au cours des cinq dernières années, d’une émission de télé-crochet. La programmation et tout remplacement doivent être validés par la collectivité ; les remplacements maintiennent un niveau au moins équivalent selon la grille proposée. En cas de fortes chaleurs ou de canicule, le début du plateau peut être décalé de 30 minutes au maximum. Le titulaire cède les droits de représentation et obtient préalablement le consentement des artistes pour le droit à l’image utilisé dans la promotion.

Coordination technique et aménagement

Le titulaire assume la responsabilité technico-artistique de la représentation, met en œuvre les cahiers des charges techniques des artistes et coordonne les prestataires des marchés publics pendant le montage, l’exploitation et les répétitions. Il propose des optimisations techniques et transmet ses préconisations concernant notamment sonorisation, éclairage, vidéo, scène et autres équipements. La collectivité valide les préconisations et passe elle-même les bons de commande ; elle fournit le lieu, la scène, l’éclairage, la sonorisation, les écrans vidéo et le personnel technique nécessaire.

Le site comprend les espaces scénique, spectateurs, invités et artistes. Pour l’espace artistes, le titulaire fournit, transporte, installe, entretient et maintient les aménagements, notamment mobilier, éclairages, écrans de rappel, sonorisation et décorations. Il prévoit une loge par artiste et une pour l’animateur, dans la limite de 10 loges. Il organise l’accueil et le contrôle des accès à cet espace, avec listes nominatives à faire valider 15 jours avant le concert. Le parcours d’arrivée des artistes est validé au moins un mois avant l’événement ; toute modification est transmise et validée au moins deux jours avant.

Le montage débute environ cinq jours avant le concert ; le démontage intervient après le spectacle pyrotechnique. Le titulaire prévoit les équipes nécessaires, dont les roads et un régisseur plateau, coordonne les prestataires et établit le plan de prévention avec les entreprises présentes. Il tient compte du plan du site et du PPRI.

Restauration, transports et livrables

Pour les artistes et musiciens, le titulaire prend en charge transport, hébergement, rémunérations, restauration, sécurité des déplacements entre hébergement et site, ainsi que fourniture et transport du backline. Pour les équipes techniques, il organise les repas du midi et du soir, jusqu’à 850 repas au maximum : buffets proposés de 11 h à 15 h et de 18 h à 22 h, du premier jour de montage au dernier jour de démontage, avec entrées variant chaque jour, au minimum un choix de viande et un de poisson, adaptations végétariennes et sans gluten, au moins deux desserts, eau et sodas ; le soir de l’événement, des paniers-repas sont prévus. Il fournit la logistique de cuisine et de froid, la vaisselle récupérable et les consommables, une table de régie continuellement approvisionnée de 8 h à 21 h, les collations des artistes et un camion frigorifique pendant toute la période de montage à démontage. Les demandes de repas sont centralisées et un bilan justificatif est remis après l’événement.

Les pièces attendues comprennent notamment le cahier des charges technique et la liste définitive des artistes, le plan de prévention et le dossier technique avec planning et plan d’implantation, les bons à tirer, les éléments pour les déclarations auprès des sociétés d’auteurs, les listes d’accès, ainsi que la programmation des répétitions, les hébergements et horaires d’arrivée. Les éléments de communication sont transmis dans le mois suivant la notification ou le renouvellement ; supports, signalétique, annonces et actions de communication sont soumis à validation préalable. La collectivité définit la stratégie de communication et conserve la primeur de l’annonce de la programmation.