Organisation de déplacements complexes de délégations

Accueil, accompagnement et prestations locales

• Mise à disposition et coordination d'interprètes et de guides référents ; accueil et accompagnement sur site.
• Organisation de réceptions et événements (sonorisation, éclairage, traiteur, fleurs), en privilégiant circuit courts et pratiques durables.

Gestion des délégations

• Identification et catégorisation des voyageurs (par ex. élus vs agents) et adaptation des prestations selon profils.
• Prise en compte des besoins d'accessibilité et des exigences liées au handicap et à la sécurité.

Pilotage, livrables et suivi opérationnel

• Mise en place d'un plan de pilotage avec réunions régulières, suivi des indicateurs et gouvernance (réunions de lancement, suivi périodique, bilan).
• Livraison de fiches logistiques, suivi des participants, bilans de mission et rapports de performance.
• Gestion opérationnelle des aléas (procédures d'annulation, devis alternatifs, traitement des imprévus).

Données, financement et sous-traitance

• Transmission de données chiffrées et projections pour planification et pilotage.
• Mécanismes d'avance et modalités de remboursement applicables aux engagements financiers.
• Conditions d'agrément, de suivi et de justification des sous-traitants.

Exigences environnementales et sociétales

• Mesure et suivi des émissions de gaz à effet de serre selon cadre normatif (possibilité de référence à une norme technique), élaboration et suivi d'un plan de progrès pour le soutien à l'économie locale.
• Indicateurs de suivi et bilans annuels liés aux actions environnementales et sociétales.

Dématérialisation et facturation

• Echanges et transmissions électroniques des réponses, documents et factures ; respect des formats et modalités de traitement électronique des pièces administratives.