Organisation des déplacements aériens et ferroviaires

Modalités opérationnelles et disponibilité

• Service de réservation accessible en semaine via téléphone et courriel ; dispositif d'astreinte/numéro d'urgence disponible en permanence.
• Désignation d'au moins deux interlocuteurs dédiés, dont au moins un disponible en continu.
• Réponse aux demandes écrites et téléphoniques selon niveaux de priorité ; émission et remise des titres sous procédure accélérée pour urgences.
• Possibilité d'émission papier avec envoi recommandé à la demande.

Prestations couvertes

• Billetterie aérienne : recherche et mise en concurrence systématique des compagnies régulières pour optimiser coût / flexibilité ; intégration d'au moins un bagage en soute et de la restauration si applicable.
• Billetterie ferroviaire : sélection privilégiée d'e‑billets lorsque possible.
• Réservation et facturation d'hébergement et transferts aéroport/gare.
• Location de voiture avec tarification négociée chez loueurs partenaires et couverture assurantielle minimale (RC, assistance, protection juridique, garanties dommages/vol/bris).
• Services associés : gestion de visas (hors frais consulaires), gestion d'excédents de bagages, transport de matériels spécifiques, application de tarifs groupe si conditions réunies.

Processus de commande et exécution

• Proposition tarifaire incluant options 2 jours avant et 2 jours après la date demandée ; élaboration d'un plan de vol détaillé avant émission.
• Exécution des prestations au gré des bons de commande émis ; possibilité de formuler observations dans un délai défini après notification du bon.

Reporting et contrôle

• Fourniture régulière (trimestrielle/annuelle) d'un fichier exploitable (Excel) avec nomenclature complète (direction, voyageur, dates, compagnie, classe, montants HT/TTC, taxes et frais d'émission/modification/annulation, nombre de billets, etc.).
• Réunions de pilotage et comptes‑rendus formalisés inclus dans les prestations.

Garanties, assurances et obligations

• Couverture assurantielle minimale exigée : assistance/rapatriement, frais médicaux à l'étranger, bagages, annulation/retard, responsabilité civile professionnelle et responsabilité d'organisateur de voyages.
• Obligation d'information et de conseil sur formalités, contraintes sanitaires et validité des documents de voyage.
• Interdiction d'appropriation des avantages fidélité individuels : avoirs centralisés au bénéfice de l'entité demandeuse et restitution semestrielle des avoirs par compagnie.
• Prise en charge et adaptations pour voyageurs en situation de handicap ; procédure relais en cas de grève ou défaillance.