Ordonnancement, pilotage et coordination des opérations de travaux

La prestation couvre l'ordonnancement, le pilotage et la coordination individualisés de cinq opérations, ainsi que leur coordination globale. L'OPC constitue l'interlocuteur unique entre la maîtrise d'ouvrage, les maîtres d'œuvre, les entreprises, le contrôleur technique et le CSPS.

Les opérations concernent la restructuration-extension du centre hospitalier, l'aménagement du Jardin de la Fontaine, la restructuration de la cuisine, la réhabilitation et la mise aux normes des salles de bain de l'EHPAD, ainsi que la réhabilitation partielle du bâtiment de la congrégation pour les locaux du service autonomie à domicile, de l'équipe spécialisée Alzheimer, de l'accueil de jour et de la plateforme des aidants. Le marché comprend une tranche ferme et quatre tranches optionnelles ; l'offre doit porter sur l'ensemble des opérations.

Études préliminaires et préparation

• Participation aux réunions de conception et prise en compte des contraintes du site, des circulations documentaires, du PGC, du compte prorata et des pénalités.
• Consolidation du phasage avec les maîtres d'œuvre et le maître d'ouvrage, définition de l'ordonnancement et représentation par graphique ou schéma logique.
• Élaboration des calendriers prévisionnels par lot et par phase pour les DCE travaux.
• Décomposition des opérations en tâches élémentaires, identification des contraintes et points de passage obligés, estimation des moyens humains et matériels nécessaires.
• Élaboration, diffusion et mise à jour des calendriers d'exécution, avec intégration des études d'exécution, approvisionnements, livraisons, travaux par lot, essais, mises en service, opérations préalables à la réception et visites des commissions de sécurité.
• Établissement du plan de synthèse des installations de chantier et du calendrier financier prévisionnel destiné au suivi des acomptes.

Pilotage et coordination en phase travaux

L'OPC planifie les interventions extérieures, les raccordements de fluides, les livraisons de matériels fournis par le maître d'ouvrage et les réunions nécessaires en dehors des réunions de chantier hebdomadaires. Il suit les approvisionnements, les moyens mobilisés par les entreprises, les plans d'exécution, les décomptes mensuels et les demandes d'avances, et tient à jour le cahier de chantier ainsi que le calendrier pointé des avancements.

Lors des réunions hebdomadaires, il établit l'ordre du jour, mesure l'avancement par corps d'état, identifie les écarts, propose les actions de rattrapage, ajuste le calendrier et suit la transmission des documents. Les comptes rendus indiquent notamment les participants, avancements, intempéries, absences, incidents, décisions, prochaine convocation et retards ; leur diffusion intervient sous 48 heures.

Pour chaque corps d'état, un rapport mensuel des retards identifie les conséquences entre corps d'état et distingue le retard imputable aux autres intervenants du retard propre à l'entreprise. L'OPC prend les dispositions nécessaires au respect des calendriers, notamment les relances, mises en demeure et pénalités applicables.

Réception et clôture

• Assistance matérielle aux maîtres d'œuvre lors des opérations préalables à la réception et recensement des travaux non terminés.
• Organisation des opérations préalables, planification des essais, contrôles, remises de plans conformes à l'exécution et documents définitifs.
• Planification, pilotage et coordination des travaux de levée des réserves, des visites de contrôle et des relances nécessaires.
• Assistance au maître d'ouvrage pour l'instruction des réclamations relatives à l'ordonnancement, au pilotage et à la coordination.
• Transmission, dans le mois suivant la réception, des plans de récolement, notices d'entretien et d'exploitation, nomenclature des pièces de rechange, coordonnées des fournisseurs, attestations des organismes de contrôle et de sécurité et contrats de garantie éventuels.
• Présence à une réunion mensuelle de synthèse de la mission pendant les travaux, portant notamment sur le planning, les retards, les pénalités et les déménagements.

Le chef de projet désigné est essentiel à la bonne exécution. Tout remplacement doit être signalé sans délai, avec proposition d'un remplaçant de compétence au moins équivalente et transmission de son CV sous 5 jours ; l'agrément du Centre Hospitalier intervient après rencontre sur site. Toute sous-traitance partielle nécessite l'agrément préalable du maître d'ouvrage.