Ordonnancement, pilotage et coordination de travaux

La prestation porte sur l’ordonnancement, le pilotage et la coordination individuelle de cinq opérations de travaux, ainsi que sur leur coordination globale. Le titulaire constitue l’interlocuteur unique entre la maîtrise d’ouvrage, les maîtrises d’œuvre, les entreprises, le contrôleur technique et le CSPS, dans un établissement hospitalier en activité avec continuité des soins.

Les opérations concernées sont :

• Restructuration et extension du Centre Hospitalier : travaux prévus de décembre 2026 à décembre 2027, pour une durée de 13 mois.
• Aménagement du Jardin de la Fontaine : durée prévisionnelle de 10 mois.
• Restructuration de la cuisine : durée prévisionnelle de 6 mois, démarrage prévu en avril 2027.
• Réhabilitation et mise aux normes des salles de bain des chambres de l’EHPAD : durée prévisionnelle de 6 mois, démarrage prévu au second semestre 2027.
• Réhabilitation partielle du bâtiment de la congrégation pour les locaux du service autonomie à domicile, de l’équipe spécialisée Alzheimer, de l’accueil de jour et de la plateforme des aidants : durée prévisionnelle de 6 mois, démarrage prévu au second semestre 2027.

Études et préparation

La mission comprend quatre phases : études préliminaires, préparation des travaux, exécution des travaux et réception des travaux. Pendant les études, le titulaire participe aux réunions de conception, intègre les contraintes du site, consolide le phasage avec les maîtrises d’œuvre et le maître d’ouvrage, définit l’ordonnancement et produit un schéma logique ou graphique ainsi qu’un calendrier prévisionnel par lot et par phase pour les DCE travaux.

Pendant la préparation, il découpe les opérations en tâches élémentaires, identifie les contraintes et points de passage obligés, affecte les moyens humains et matériels minimaux nécessaires, élabore le calendrier d’exécution et le diffuse à l’ensemble des intervenants. Le calendrier définitif est établi avec les entreprises, soumis à leur signature et présenté au visa de la maîtrise d’œuvre au plus tard 10 jours avant la fin de la période de préparation. Pour les opérations à venir, il fixe notamment le calendrier détaillé des entreprises et le plan de synthèse des installations de chantier dans un délai maximal d’un mois et demi suivant la notification des marchés de travaux.

Planification, pilotage et coordination

Le calendrier d’exécution intègre les études d’exécution, l’organisation collective et par lot du chantier, les moyens essentiels, les démarches et visas, les commandes, fabrications, approvisionnements, livraisons, travaux, finitions, vérifications techniques, essais, mise en service, opérations préalables à la réception et visites des commissions de sécurité. Il est soumis au visa de la maîtrise d’œuvre puis à l’approbation du maître d’ouvrage dans les délais prévus. Le titulaire établit également un calendrier financier prévisionnel pour faciliter le paiement régulier des acomptes mensuels.

En phase travaux, il pilote le chantier par objectifs et coordonne temporellement les entreprises et les autres intervenants. Il planifie les interventions extérieures, les réunions spécifiques, les ouvrages témoins et les remises de matériaux, suit les approvisionnements, conserve un exemplaire complet des marchés sur le chantier, vérifie l’adéquation des moyens à la cadence prévue, tient le cahier de chantier et le calendrier actualisé, intervient sur les plans d’exécution et vérifie les projets de décomptes mensuels ou demandes d’avances.

Les réunions de coordination sont hebdomadaires. Le titulaire en établit l’ordre du jour, mesure l’avancement par corps d’état, identifie les écarts, propose les mesures de rattrapage, ajuste le calendrier, suit la transmission des documents et diffuse le compte rendu au maître d’ouvrage, à l’assistance à maîtrise d’ouvrage, aux maîtrises d’œuvre, au bureau de contrôle, aux entreprises, au bureau de chantier et au CSPS dans un délai maximal de 48 heures.

Les comptes rendus mentionnent notamment les participants et leurs coordonnées, l’avancement actualisé, les intempéries, les absences, les incidents, les décisions, la prochaine convocation et les retards. Un rapport mensuel des retards est établi pour chaque corps d’état et chaque séquence, avec identification des conséquences et de la part imputable à chaque entreprise. Une réunion mensuelle de synthèse est également prévue pendant la phase travaux.

Réception et clôture

Le titulaire assiste les maîtrises d’œuvre lors des opérations préalables à la réception, recense les travaux non terminés, organise les opérations préalables, planifie les essais et contrôles, les remises de plans et documents conformes à l’exécution, puis pilote la levée des réserves et les visites de contrôle. Il relance les intervenants et assiste le maître d’ouvrage pour l’instruction des réclamations relatives à l’ordonnancement, au pilotage et à la coordination.

Dans le mois suivant la réception, il transmet notamment les plans de récolement, notices d’entretien et d’exploitation, nomenclature des pièces de rechange, coordonnées des fournisseurs, attestations des organismes de contrôle et de sécurité et contrats de garantie éventuels.

Le titulaire doit maintenir un chef de projet compétent. Tout remplacement doit être signalé sans délai, avec proposition d’un remplaçant de compétence au moins équivalente et transmission de son CV sous 5 jours; le Centre Hospitalier dispose de 10 jours pour l’agréer après rencontre sur site.