Numérisation de documents d'archives

Production et paramètres techniques

• Utilisation d’un parc matériel homogène une fois les tests validés.
• Paramètres techniques à définir et valider : résolution, résolution X/Y, unité de résolution, espace couleur, dimensions en pixels, formats d’image (notamment formats « consultation » et « diffusion »).

Fourniture des fichiers et métadonnées

• Livraison des images selon plan de nommage fourni; compléments au fichier de récolement Excel (répertoire, noms d’images, première/dernière image, etc.).
• Métadonnées techniques obligatoires à livrer avec chaque image : make/modèle du numériseur, date/heure, dimensions en pixels, résolution X/Y, espace couleur, etc.

Contrôle qualité

• Contrôles par échantillonnage couvrant nommage, correspondance avec cotes, vues manquantes, qualité d’image (bruit, exposition, cadrage, orientation).
• Non-conformités à corriger aux frais du prestataire selon procédure définie.

Livraisons et restitution

• Livraison des images en versions « consultation » et « diffusion » sur disques durs nomades fournis par le prestataire; possibilité d’échanges via FTP/téléchargement lors de la phase test.
• Restitution des documents originaux dans l’état initial selon planning validé; remise du fichier de récolement complété.

Confidentialité, propriété et droits

• Respect strict des règles de confidentialité et interdiction d’utilisation commerciale des images.
• Images considérées comme reproductions à l’identique; droits et conditions de réutilisation définis au profit de l’autorité détentrice.

Assurances et garanties

• Assurance couvrant les dommages sur documents physiques.
• Garantie de lisibilité et de restitution des fichiers pendant 12 mois après recette, avec obligations de duplication/restauration en cas de défaillance.

Dossiers et livrables attendus

• Remise du fichier de récolement (modèle Excel), plan de nommage, et annexes techniques précisant formats, métadonnées et règles de qualité.