Mandat de maîtrise d’ouvrage pour réhabilitation lourde

Le titulaire exerce, au nom et pour le compte du maître d’ouvrage, un mandat couvrant la gestion administrative, financière, comptable et opérationnelle de la réhabilitation lourde du bâtiment. Il assure la préparation, la passation, l’attribution et le suivi des marchés nécessaires, dans le respect du programme, du calendrier et de l’enveloppe financière de l’opération.

L’opération concerne un bâtiment réunissant des fonctions d’hébergement et d’instruction, avec une capacité de 40 lits répartis entre 6 chambres de 4 lits et 8 chambres de 2 lits. Elle prévoit notamment l’amélioration des isolations thermiques et acoustiques ainsi que l’accessibilité PMR des salles de cours, bureaux et sanitaires du rez-de-chaussée.

Le programme de travaux comprend une réhabilitation lourde avec remplacement de l’étanchéité et des menuiseries extérieures, ainsi que la réfection intérieure des locaux. Des structures modulaires provisoires doivent être organisées pendant les travaux, avec raccordement aux réseaux et, si nécessaire, réalisation de fondations, puis remise en état des terrains.

Phases et gestion contractuelle

• PT1 : préparation de la mission, définition des conditions administratives et techniques, préparation du choix du maître d’œuvre et des marchés de prestations intellectuelles.
• PT2 : gestion des marchés de maîtrise d’œuvre et de prestations intellectuelles en phase conception, notamment aux stades APS et APD.
• PT3 : gestion des marchés de maîtrise d’œuvre et de prestations intellectuelles en phase réalisation.
• PT4 : préparation et choix du marché de travaux, gestion des marchés, suivi du chantier, réception des travaux et gestion des garanties.
• PT5 : clôture administrative et comptable de l’opération.

Le mandataire élabore les dossiers de consultation et les avis d’appel public à la concurrence, lance les consultations sur PLACE, analyse les candidatures et les offres, prépare les négociations, rédige les rapports de présentation et les courriers de rejet ou d’attribution, puis signe et notifie les marchés. Le choix des titulaires reste soumis à l’approbation écrite du mandant.

Il prépare les propositions de procédures, de dévolution, de découpage, de critères et de pondérations. Il organise matériellement les éventuelles réunions du jury et de la commission technique du marché de maîtrise d’œuvre, sans voix délibérative ni consultative, et en assure les fonctions de secrétaire et de rapporteur.

Suivi financier, administratif et technique

Le titulaire tient une comptabilité distincte de sa propre rémunération, utilise un compte bancaire spécifique à l’opération et établit les échéanciers de financement et de paiement. Il instruit les demandes de fonds, les paiements, les acomptes, les révisions de prix et les pièces justificatives, puis établit les bilans des marchés et le bilan général de l’opération.

À chaque étape — études, passation des marchés, modifications, avenants et travaux — il justifie le respect de l’enveloppe financière au moyen d’un bilan intégrant les marchés notifiés et à notifier, les provisions pour incertitudes et aléas, ainsi que les actualisations et révisions de prix. Les fiches de prestations supplémentaires ou modificatives précisent leur bien-fondé, leur couverture financière, leur incidence calendaire éventuelle et la convenance du prix.

Le mandataire transmet un rapport d’activité trimestriel comprenant notamment :

• l’avancement administratif, technique et financier, le calendrier actualisé et les marges disponibles ;
• les ordres de service, modifications contractuelles, assurances, acomptes, paiements et engagements ;
• les études, validations, difficultés, observations des contrôleurs, travaux modificatifs et levées de réserves ;
• les tableaux de suivi des sous-traitants, avenants, procès-verbaux de réception, décomptes et modifications.

Il organise les réunions de mise au point des avant-projets, sollicite les accords préalables du mandant, prépare les opérations préalables à la réception et contrôle la réception, la levée des réserves, la mise à disposition de l’ouvrage et la garantie de parfait achèvement. Il remet les dossiers contractuels, techniques et administratifs, notamment les DOE et DIUO, et accompagne la clôture jusqu’au quitus.

Contraintes techniques et interfaces

Le mandataire doit intégrer les diagnostics et autorisations nécessaires, les contraintes d’accès et de coordination des interventions, ainsi que les exigences des services compétents du ministère. Le diagnostic amiante a repéré des matériaux contenant de l’amiante, notamment des fourreaux en ciment fibré, des plafonds et peintures, des éléments de toiture et des conduits de sortie en toiture ; le diagnostic plomb avant travaux complète les données à prendre en compte pour la préparation et le suivi des travaux.

Le titulaire doit assurer la continuité de sa mission, intervenir immédiatement si la situation l’exige, signaler sans délai les difficultés susceptibles d’affecter le coût ou le calendrier et apporter la preuve écrite des actions engagées pour protéger les intérêts du mandant. La sous-traitance du mandat lui-même n’est pas autorisée et le mandat est incompatible avec une mission de maîtrise d’œuvre, de contrôle technique ou d’exécution de travaux sur la même opération.

Les documents marqués « Diffusion Restreinte » doivent être enregistrés, conservés dans des meubles fermant à clé, reproduits uniquement selon les besoins du service et transmis sous double enveloppe ou par voie électronique chiffrée avec un moyen agréé par l’ANSSI. L’utilisation d’équipements personnels pour traiter ces informations est proscrite.