Maintenance des équipements scéniques

Le titulaire assure une maintenance de niveau 4 selon la norme NF EN 13306 ou une norme équivalente, dans les domaines de la machinerie scénique, de l’électricité de scène, des équipements scénographiques et électromécaniques, ainsi que dans tout domaine nécessaire à l’entretien des installations.

Les interventions peuvent concerner tous les lieux culturels de la Ville de Reims disposant de matériels scéniques :

• Conservatoire à Rayonnement Régional, 20 rue Gambetta
• Théâtre du Chemin Vert, Maison Commune du Chemin Vert
• Auditorium de la médiathèque Jean Falala, 2 rue des Fuseliers
• Cellier, 4 bis rue de Mars
• Boîte noire de la Fileuse, 26 rue du Docteur Schweitzer
• Salle Gallieni, 12 rue Gallieni
• Cryptoportique, place du Forum

Le parc matériel et les lieux sont susceptibles d’évoluer au cours de l’accord-cadre en fonction des travaux réalisés dans les salles. Les interventions sont déclenchées par les établissements culturels ou la Direction de la Culture et des Patrimoines, dans le respect des réseaux électriques, de la charte de câblage, des règles d’accrochage des charges, des procédures d’accès et des contraintes d’exploitation.

Maintenance préventive

Une visite préventive annuelle au minimum est programmée avec la Ville, en tenant compte des jours et horaires d’ouverture. Elle vise à réduire les risques de panne, maintenir les performances et garantir le fonctionnement ainsi que la conformité des équipements aux normes de sécurité.

Elle comprend notamment :

• levée des observations des organismes de vérifications périodiques ;
• examens mécaniques et électriques des câbles, chaînes, attaches, serre-câbles, structures porteuses et perches ;
• vérification des tensions et réglages ;
• contrôle des niveaux d’huile ou de graisse sur réducteurs, renvois d’angle, relais moteurs, moto-réducteurs et vérins à vis ;
• nettoyage et graissage des coulisses, guides, guidages, glissières et galets ;
• contrôle des pupitres, télécommandes, boutons, témoins lumineux, interrupteurs, fusibles et relais thermiques ;
• contrôle des systèmes de gradation des lumières et toute vérification complémentaire préconisée selon l’état des équipements et la réglementation.

La préparation et l’organisation des travaux relèvent du titulaire. La main-d’œuvre, les déplacements, le matériel d’intervention, les moyens réglementaires d’accès, les consommables, produits, outillages et pièces nécessaires sont compris dans la maintenance préventive selon les conditions contractuelles. Les consommables et pièces sont conformes aux pièces d’origine ou équivalentes et respectent les règles d’associativité des fabricants.

Maintenance curative et corrective

Elle permet de remettre en état de fonctionnement et de sécurité un matériel défaillant ou dégradé. Elle peut faire suite à une visite préventive, à une observation d’organisme de contrôle ou à une défaillance totale ou partielle. Elle comprend le dépannage, les mesures conservatoires, la localisation de la défaillance, le diagnostic, la réparation ou le remplacement des pièces ou du matériel, puis le contrôle du bon fonctionnement après remise en service.

Après une demande par téléphone ou courriel, le titulaire confirme la prise en charge par écrit. Il se déplace sur site et transmet un diagnostic complet, avec identification de la défaillance, mesures conservatoires éventuelles et, si nécessaire, proposition technique, dans un délai maximal de 48 heures. En cas de défaillance critique signalée par la Ville, les mesures conservatoires de mise en sécurité sont prises sous 24 heures maximum. Les réparations sont réalisées dans un délai maximal de 10 jours après réception du bon de commande faisant suite au devis, sauf force majeure ou impossibilité justifiée, notamment d’approvisionnement ; tout délai révisé est soumis à validation de la Ville. Les délais sont exprimés en jours calendaires continus.

Les interventions sont réalisées sans limitation de nombre dans le cadre de l’accord-cadre, en limitant la gêne des usagers, en coordination avec les services municipaux et hors horaires de mise en œuvre des événements culturels, sauf urgence liée à la sécurité. Aucune intervention corrective ou curative n’est effectuée sans acceptation du devis par bon de commande.

Sécurité, déchets et livrables

Avant chaque intervention, le titulaire met en place les dispositifs de sécurité nécessaires pour son personnel et le public et établit, si nécessaire, un plan de prévention avec la Ville. Il obtient les autorisations requises : badges, permis de feu, autorisations d’accès et consignations électriques. Il assure le stockage, l’évacuation, le tri, le traitement ou la destruction des déchets générés, leur repérage lorsqu’ils sont dangereux, ainsi que la tenue du registre et l’archivage des bordereaux de suivi.

Toute intervention donne lieu à un rapport de visite consigné dans le registre de sécurité de la Ville, avec les dates, heures, demande, équipement, opérations réalisées, mesures effectuées, pièces échangées et observations. Le registre reste dans les locaux municipaux et le rapport est contresigné par la Ville. Un rapport numérique est transmis à l’établissement concerné dans les trois semaines maximum suivant l’intervention.

Le titulaire fournit des conseils et recommandations sur l’utilisation des appareils et les améliorations à apporter. Il remet chaque année, au plus tard à la date anniversaire de l’accord-cadre, un rapport dématérialisé présentant les travaux d’entretien et de dépannage, l’historique et l’analyse des incidents, les préconisations, le respect de la périodicité préventive, les travaux prévus et le bilan financier. Les pièces de rechange sont d’origine ou équivalentes ; toute modification de caractéristique est immédiatement signalée à la Ville.