Gestion des déplacements et plateforme de réservation

Plateforme de réservation et exploitation

Mise à disposition et exploitation d'une solution de réservation en ligne personnalisable et d'un service hors-ligne (assistance téléphonique et e-mail).
Couverture fonctionnelle : transports ferroviaires et aériens, hébergement hôtelier, location de véhicules, réservation de taxis.
Paramétrage de la politique voyage de l'acheteur dans l'outil (règles, plafonds tarifaires par zone, validations administrateur, catégories de véhicules, justificatifs requis).

Organisation opérationnelle

Gestion centralisée des réservations via une équipe dédiée de chargés de voyage (12 personnes) avec profils différenciés (agents de voyage, administrateurs/valideurs).
Réservations réalisées exclusivement par les chargés de voyage ; profils administrateurs pour validations et contrôles.
Création et gestion des profils voyageurs (identité, coordonnées, préférences, données de facturation) avec traçabilité des actions et droits d'accès modulables.

Exploitation, reporting et facturation

Outils de reporting (tableaux de bord, exports Excel/CSV), suivi des dépenses par typologie (train, avion, hôtel, location), volumes de réservations et consolidation périodique.
Restitution et consolidation des émissions de CO2 par déplacement et par typologie de transport.
Facturation mensuelle détaillée et consolidée ; chaque réservation doit générer un bon de commande et apparaître sur la facture ; transmission des factures via la plateforme dédiée (exigences de dépôt et numéro de bon de commande).

SLA opérationnels, assistance et formation

Émission des billets dans des délais opérationnels (émission automatique/instantanée après commande ; traitement des demandes hors-ligne avec engagement de temps de réponse).
Support opérationnel et fonctionnel pour les utilisateurs (contact dédié, support téléphonique et e-mail, modalités et délais de réponse précisés dans les spécifications).
Formation initiale des agents de voyage et des administrateurs, formation continue et accompagnement fonctionnel ; interlocuteur dédié pour l'organisation et le suivi des formations et évolutions.

Sécurité et conformité

Hébergement des données au sein de l'Union européenne.
Mesures de sécurité attendues : authentification et gestion des droits d'accès, chiffrement des données en transit et au repos, traçabilité des actions, protection contre accès non autorisés.
Gestion des incidents, disponibilité et fiabilité élevées, et prise en compte des exigences RGPD.

Tous les détails du marché

Gagnez du temps, toutes les infos des documents sont déjà analysées: cahier des charges, infos clés, budget, contact, etc

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