Gestion des déplacements et outil de réservation en ligne

Billetterie et gestion des réservations

• Émission systématique de billetterie dématérialisée lorsque possible ; envoi des documents aux responsables désignés ; gestion des modifications, échanges, annulations et demandes de remboursement selon conditions des transporteurs.
• Possibilité d'émissions différées (delay ticketing) et gestion des réservations en attente.

Assurance et assistance voyageurs

• Proposition d'offres d'assurance (annulation, bagages, retard, assurance voyageur) avec fiche de garanties et garanties équivalentes sur la durée du contrat.
• Assistance opérationnelle 24h/24 via un numéro unique non surtaxé, personnel francophone et anglophone, procédures écrites de gestion de crises (grève, incidents sécuritaires, sanitaires) et moyens de substitution sans surcoût.

Continuité d'activité et gestion de crise

• Plan de continuité d'activité (PCA) opérationnel ; mise en place d'une cellule de crise 24/24, relais d'information et coordination des actions en situation perturbée.

Sécurité et protection des données

• Conformité RGPD et Loi Informatique et Libertés : solution sécurisée d'échanges de données, journalisation, gestion des droits des personnes ; hébergement dans l'UE/EEE ou démonstration de mécanismes conformes pour transferts hors UE/EEE.

Outils en ligne et reporting

• Mise à disposition d'un outil de réservation en ligne (SBT) sécurisé et d'un outil de reporting accessible en continu, permettant le suivi des dépenses, l'affichage des numéros de commande et la production de rapports détaillés (y compris bilan carbone).

Bilan carbone et traçabilité

• Reporting détaillé des émissions CO2 avec méthodologie déclarée et possibilité de comptabiliser les émissions porte-à-porte ; traçabilité des émissions par déplacement.

Formation et documentation

• Formation des utilisateurs aux outils de réservation et de reporting ; fourniture de guides voyageurs, guides utilisateur/administrateur et mises à jour annuelles des supports.

Accessibilité et prestations pour voyageurs en situation de handicap

• Mise en place de mesures d'accessibilité et information/coordination avec les fournisseurs pour prendre en compte les besoins spécifiques et les éventuels tarifs réduits pour accompagnateurs.

RSE et tourisme durable

• Démarche RSE intégrée : priorisation d'options écoresponsables, reporting des actions RSE, mention et conformité à la norme ISO 21401 en tant que référence possible.

Suivi opérationnel

• Réunions de démarrage, comités de pilotage et rapports périodiques ; mise en place d'un portail de suivi et d'indicateurs de performance.

Gestion des prestations de groupe

• Organisation complète des groupes : réservation et émission groupée des billets, coordination logistique (salles, restauration, matériel) et assistance sur place si nécessaire.

Exigences légales

• Immatriculation au Registre des Opérateurs de Voyages et de Séjours (Atout France) pendant toute la durée du contrat et respect des exigences légales et réglementaires applicables.