Gestion et conservation des archives

Opérations de flux et logistique

• Organisation des versements entrants : collecte planifiée, fourniture et gestion des conteneurs, étiquetage/code-barres, bordereaux d'enlèvement avec signature électronique.
• Manutention, chargement/déchargement et transport sécurisé des conteneurs, traçabilité complète des mouvements.
• Vérification à la réception (intégrité des conteneurs, contrôle des inventaires, reconditionnement si nécessaire).

Intégration, gestion et réintégration des unités

• Saisie minimale et obligatoire des métadonnées dans l'outil de gestion (référence unité, date de versement, date prévue de destruction, localisation logique).
• Application d'un plan de classement défini et possibilités d'assistance MOA pour son adaptation.
• Réintégration des unités après opérations et gestion du stock actif/archivé.

Destruction et traçabilité

• Destruction selon calendrier défini, procédures de destruction sécurisée et émission de certificats de destruction.
• Sorties définitives sur demande écrite et procédure de suivi documentaire.

Outil de gestion, maintenance et formation

• Mise à disposition d'une application web accessible 24/7 avec contrôle d'accès, historisation des mouvements, édition d'inventaires, demandes de restitution et gestion du plan de classement.
• Maintenance applicative, sauvegardes, assistance technique et formation des utilisateurs.

Livrables et suivi

• Plans de classement, inventaires, rapports de suivi, rapports d'audit/contrôles, certificats de destruction.
• Comités de pilotage et réunions de suivi pour le suivi opérationnel et l'adaptation des prestations.

Exigences complémentaires

• Respect des règles de sécurité, confidentialité et protection des données.
• Reversibilité et continuité d'activité, obligations de prévention et dispositifs de contrôle/traçabilité.