Formation aux compétences de secrétariat médical et préparation au titre professionnel SAMA

Le lot propose 18 modules pour des agents découvrant le métier de secrétaire médicale, en reconversion ou déjà en poste et souhaitant développer leurs compétences. Les modules sont mobilisables selon les besoins et le niveau de chaque agent. Toute entrée débute obligatoirement par le positionnement, qui identifie les acquis, les besoins et les prérequis, puis formalise une fiche individuelle de restitution et une proposition argumentée de parcours. L’accès à un niveau N-2 suppose que les compétences N-1 soient acquises ; le positionnement peut établir qu’elles le sont déjà.

Modules et durées

Chaque journée de formation dure 7 heures. Le module 1 comprend 2 h 30 de temps collectif et 1 h de restitution pour le groupe, avec au moins 15 minutes par agent ; il se déroule exclusivement en présentiel. Les groupes comptent normalement 2 à 4 participants. Pour les modules 2 à 18, les groupes comptent normalement 6 à 12 participants.

| Module(s) | Thème | Durée |
|---|---|---|
| 1 | Positionnement | 2 h 30 collectif + 1 h de restitution pour le groupe |
| 2 | Gestion administrative du dossier patient N-1 | 9 jours, séquencés en 3 + 3 + 3 jours |
| 3 | Gestion administrative du dossier patient N-2 | 3 jours |
| 4 | Gestion des données N-1 | 5 jours |
| 5 | Pilotage médico-économique N-2 | 3 jours |
| 6–7 | Accueil du patient, N-1 puis N-2 | 5 jours puis 3 jours |
| 8–9 | Coordination du parcours patient, N-1 puis N-2 | 3 jours chacun |
| 10–11 | Assistance de l’équipe, N-1 puis N-2 | 5 jours puis 3 jours |
| 12–13 | Amélioration continue, N-1 puis N-2 | 3 jours chacun |
| 14 | Outils métiers et bureautique | 3 jours |
| 15–16 | Collaboration et coordination, N-1 puis N-2 | 3 jours puis 4 jours |
| 17–18 | Nouvelles technologies et impact métier, N-1 puis N-2 | 4 jours chacun |

Pour les modules 3 à 18, les intersessions sont prévues selon les attentes et besoins des établissements, sauf disposition particulière précisée pour le module 2. Les groupes peuvent être demandés au-delà ou en deçà des effectifs habituels : la tolérance prévue est de ±3 participants pour le module 1 et de ±2 pour les modules 2 à 18.

Compétences travaillées

Les modules couvrent notamment l’environnement hospitalier, les GHT, la constitution et la sécurisation du dossier patient, l’identitovigilance, la terminologie médicale, les données médico-administratives, le codage et les prises en charge financières. Ils abordent aussi les indicateurs d’activité et le pilotage médico-économique, l’accueil en présentiel et par téléphone, la confidentialité et les droits des usagers, la gestion de situations conflictuelles, la planification et la coordination du parcours patient.

Les contenus comprennent également l’appui à l’équipe et à son organisation, les démarches qualité et le signalement des événements indésirables, les outils métiers et bureautiques, la collaboration et l’accompagnement des nouveaux arrivants. Les modules sur les nouvelles technologies traitent de la RGPD, de la sécurité numérique, des outils numériques et de l’IA : formulation de prompts, examen critique de la fiabilité et de la conformité des propositions, tests et veille.

Méthodes et livrables

La pédagogie privilégie une alternance d’apports théoriques et pratiques : analyse de pratiques, études de cas, travaux de groupe et simulations contextualisés à la fonction publique hospitalière. Les modules 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 15 et 17 doivent couvrir les compétences correspondantes du titre RNCP 40800 ; les autres répondent aux compétences et objectifs du cahier des charges.

Le prestataire remet notamment les outils de positionnement et les fiches de restitution et de parcours, les supports pédagogiques, les feuilles d’émargement, une attestation nominative après chaque module, les évaluations à chaud et un bilan de fin de formation. Une synthèse globale est également remise annuellement et à la fin du contrat. Le commanditaire peut demander la validation préalable des supports. Les formations sont organisées en intra ou inter-établissements, dans les locaux du commanditaire ou des établissements, ou dans un lieu de proximité. Le prestataire assure la reprographie des documents et apporte les matériels pédagogiques nécessaires, notamment les ordinateurs ou tablettes requis.