Externalisation du fonds d'archives

Matériel et équipements d'archivage

• Fourniture de conteneurs, boîtes, étiquettes (codes/barres) et équipements conformes aux normes de conservation et de sécurité.
• Étiquetage et traçabilité systématique des supports ; livraison du matériel dans des délais maxima précisés.

Conservation, stockage et accès

• Conservation en locaux conformes (sécurité, climatisation, contrôle d'accès, dispositifs anti-incendie) ; gestion des durées de conservation selon règles définies.
• Accès aux locaux les jours ouvrés pour personnes habilitées, avec formalités de demande préalable et accompagnement technique pour contrôles.

Accès, transmissions et restitutions

• Transmission physique ou dématérialisée sécurisée (formats standards, métadonnées) via outil de gestion ; bordereaux et emballages conformes.
• Délais de transmission différenciés selon caractère courant ou exceptionnel ; réintégration des documents dans leurs conteneurs lors de restitutions.
• Restitution intégrale des archives et équipements sans facturation complémentaire selon modalités de planning et suivi.

Destruction et conformité

• Destructions sécurisées et certifiées selon normes applicables, avec identification préalable, transport, acte de destruction et certificat remis.
• Traçabilité des opérations de destruction et rapport en cas d'anomalie.

Ressources humaines et prestations associées

• Mise à disposition d'archivistes qualifiés pour traitement documentaire, interventions sur site, rapports d'intervention, inventaires et recommandations.
• Mise à disposition d'une salle de consultation dédiée pour personnes habilitées.

Outil de gestion informatisé

• Outil offrant consultation des inventaires, traçabilité des demandes, gestion des destructions, rapports statistiques, gestion des habilitations et alertes.
• Disponibilité et support, maintenance évolutive, assistance téléphonique et formation (initiale et complémentaires) ; phase de tests et vérification d'admission.

Gestion des incidents, contrôle et réversibilité

• Procédure documentée de prévention, détection, notification et suivi des incidents, avec rapport et mesures correctives.
• Exigences de contrôle, pénalités en cas de non-respect, plan de continuité, assurances et modalités de réversibilité des archives en fin d'exécution.

Sous-traitance, conformité et transparence

• Cadre de sous-traitance encadré et obligations de traçabilité et sécurité ; obligations anti-corruption et production de pièces en cours d'exécution.

Normes de référence citées pour prestations de conservation et sécurité : NF Z 40-350, NF Service 342.