Externalisation et conservation des archives physiques

1. Transfert et préparation des fonds

Organisation et pilotage des opérations de transfert : réunions de lancement, validation du planning, jalons et chemin critique.
Préparation des unités documentaires : inventaire sommaire, étiquetage, conditionnement en contenants normalisés (boîtes, conteneurs), bordereaux de transfert.
Enlèvement et transport sécurisés vers le site de conservation : convoyage avec traçabilité, sécurité des transports et gestion des accès.

2. Conservation en magasins agréés

Stockage dans locaux agréés selon référentiels de conservation (magasins conformes, contrôle climatique et relevés environnementaux possibles).
Sécurité et confidentialité : contrôle d'accès, vidéosurveillance, traçabilité des opérations, procédures de manipulation et confidentialité du personnel.
Maintenance des conditions de conservation : relevés climatiques, contrôle des nuisibles, gestion de la sûreté et plans d'alerte.

3. Intégration, gestion des fonds et numérisation optionnelle

Intégration des nouveaux fonds dans le système de gestion du titulaire (entrées, indexation, description sommaire).
Proposition et exécution éventuelle d'opérations de numérisation massive en option (processus, formats, métadonnées, contrôle qualité), selon disponibilité et modalités à définir.

4. Accès, consultations et sorties

Modes de consultation : restitution papier et formats numériques selon demandes, délais différenciés en fonction du niveau d'urgence.
Gestion des sorties temporaires et définitives avec traçabilité (suivi des exemplaires, bordereaux de sortie, modalités de restitution et d'archivage).

5. Versements et destructions

Organisation des versements vers les services d'archives compétents et délivrance des bordereaux de versement.
Destructions sécurisées sur instruction, fourniture de certificats de destruction et traçabilité des opérations d'élimination.

6. Suivi, indicateurs et reporting

Outils et procédures de suivi : indicateurs de qualité (volumes traités, délais de réponse, incidents), rapports réguliers et tableaux de bord.
Outils de facturation et reporting périodique ; justificatifs des opérations réalisées.

7. Conformité, agréments et contrôles

Respect des référentiels et normes d'agrément pour conservation d'archives publiques, conformité des locaux et des procédures.
Respect des obligations relatives à la protection des données (traçabilité, mesures RGPD pour documents contenant des données personnelles).
Dispositions pour contrôles et audits externes (visites de contrôle, accès aux autorités archivistiques).

8. Prestations complémentaires et modalités opérationnelles

Modalités de commande et d'exécution : prestations forfaitaires et prestations à bons de commande (unités opérationnelles) selon besoins.
Livrables attendus : inventaires des fonds transférés, rapports d'inventaire, bordereaux de versement, certificats de destruction, rapports de contrôle et reporting des indicateurs.

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