Emission et fourniture de titres-restaurant sur instao.fr

Objet

Fourniture et émission de titres-restaurant au format papier (chéquiers individuels) et dématérialisé (cartes prépayées / application) pour environ 450 agents. Les deux supports doivent être proposés et pouvoir coexister ; le recours à l'un ou l'autre peut évoluer pendant l'exécution.

Commandes et intégration RH

Réception des commandes exclusivement par supports dématérialisés (courriel, extranet ou fichiers) avec accusé de réception systématique.
Compatibilité et interfaçage obligatoires avec le logiciel RH Berger-Levrault SEDIT MARIANNE pour l'import/export des listes d'agents et des fichiers de commandes.
Transmission et mise à jour des fichiers contenant n° matricule, nom, prénom, libellés des supports, adresses de livraison et personnes habilitées.

Titres papier (chéquiers)

Production de chèques-papier en chèquiers individuels comportant les mentions règlementaires (nom/prénom du bénéficiaire, nom/adresse des membres, émetteur bancaire, valeur faciale, validité, millésime, mention indiquant "titre restaurant" ou équivalent, logo en noir et blanc, sécurité incluse).
Conditionnement et emballage sécurisé, bordereaux de livraisons et états de distribution signés par personnes habilitées.
Stockage et transport sécurisés jusqu'à remise au destinataire habilité.

Titres dématérialisés (cartes / application)

Fourniture de cartes à puce prépayées avec paiement sans contact et/ou solution mobile sécurisée.
Mentions obligatoires sur le support dématérialisé : employeur, nom/prénom, matricule, émetteur et adresse, numéro de série, date d'expiration.
Blocage immédiat en cas de perte/vol, procédure de remplacement, assurance perte/vol jusqu'à réception des titres.
Délai de livraison des supports : au plus tard 5 jours ouvrés après transmission de la commande ; crédit des comptes sous 2 jours ouvrés après réception de la commande.

Suivi, reporting et traçabilité

Fourniture d'états de chargement après chaque opération (nom, prénom, matricule, date, montant, numéro de série le cas échéant).
Bordereaux de livraison, accusés de réception et suivi d'avancement des commandes.
Procédures de reprise et remboursement des titres non utilisés ou périmés dans les limites réglementaires.

Financement, garanties et conformité

Gestion des contributions (part contributive employeur/bénéficiaire) selon les modalités indiquées par les acheteurs.
Garantie d'un an sur les titres ; reprise et remplacement des titres défectueux ; transparence et remboursement des titres remboursables.

Accompagnement, formation et SAV

Mise à disposition d'un service client et d'un référent dédié, assistance pour la transition vers la dématérialisation, notices d'utilisation, formation des gestionnaires et des agents.
Maintenance des outils d'émission (extranet, application), mises à jour et adaptation aux évolutions réglementaires.

Échanges et pièces contractuelles

Échanges majoritairement électroniques ; conservation de traces et possibilité de copies papier si nécessaire.
Respect des exigences de sécurité, confidentialité et des pièces contractuelles (CCTP, CCAP, bordereau des prix, formulaires administratifs).

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