Émission et fourniture de titres-restaurant

Production et contenu des titres papier

• Chéquiers individuels avec mentions obligatoires (nom/adresse de l'émetteur, banque, nombre total de titres, valeur faciale, validité, matricule bénéficiaire, date, logos, etc.) conformes aux prescriptions légales.
• Adaptation des formats et des quantités aux besoins évolutifs et aux multiples adresses de livraison.

Titres dématérialisés (cartes et application)

• Fourniture de supports sécurisés et traçables (cartes physiques et/ou carte dématérialisée via application mobile).
• Délai de mise à disposition des supports : livraison maximale sous 5 jours ouvrés après transmission de la commande.
• Crédit des supports : chargement effectif des comptes sous 2 jours ouvrés après transmission de la commande.
• Activation, sécurisation et traçabilité des données des bénéficiaires (possibilité d’activation via application mobile).

Suivi, état de chargement et reporting

• Transmission après chaque opération d’un fichier exploitable (format tableur) détaillant numéro de commande, identification bénéficiaire (nom/prénom/matricule), date de chargement, nombre de titres et montants, etc.

Formation, information et accompagnement

• Fourniture d’une notice d’utilisation et organisation de formations/informations aux agents pour l’usage des titres et de la dématérialisation.
• Accompagnement spécifique pour les agents en situation de fracture numérique.
• Mise à disposition de correspondants dédiés et points de cadrage à distance selon les besoins.

Reprise, rentrée et remboursements

• Procédure de reprise des titres commandés à tort, réacheminement sécurisé et traitement des avoirs ou remboursements selon les règles applicables.
• Gestion des titres non présentés et reversement de la contre-valeur selon les délais règlementaires.

Logistique, sécurité et assurances

• Organisation logistique adaptable aux variations de sites et quantités sans incidence sur l’exécution des opérations.
• Assurance couverture perte/vol des cartes jusqu’à réception par personnes habilitées; possibilités de blocage immédiat en cas de perte/vol.
• Prévision de mesures de sécurité pour la protection des supports physiques et des données personnelles.

Compatibilité et intégration informatique

• Intégration et compatibilité des procédures d’émission et des fichiers de commandes avec les systèmes RH existants (interopérabilité avec les logiciels RH et applicatifs de gestion).
• Fourniture de fichiers et formats conformes aux flux attendus pour automatisation des chargements et inventaires.

Exigences opérationnelles complémentaires

• Capacité d’adapter adresses de livraison et niveaux de quantité sans rupture de service.
• Proposition d’un appui juridique/information en cas d’évolution réglementaire relative aux titres-restaurant.